財務共享背景下企業內部控制研究

鄭楠 羅杰思

摘 要：在信息技術高速發展的時代，財務管理的傳統核算方式已經不能滿足企業的發展需求。如果企業想在嚴峻復雜的經濟競爭環境中不被淘汰，就必須找到行之有效的應對措施，于是部分大型企業不斷思考摸索逐漸建立財務共享中心。因為財務共享的建立需要企業高層內部的大力支持，完備的內部控制體系是財務共享順利運行的根本保障。所以它的建立，要求企業必須在現有內部控制制度的基礎上做出創新。基于此，通過剖析財務共享和內部控制的相關理論，研究財務共享服務質量對內部控制的實際建設意義，最后探討財務共享模式下企業內部控制存在的問題并提出改正措施。

關鍵詞：財務共享中心;內部控制;信息技術

中圖分類號：F23 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.25.058

0 引言

財務共享創新模式和傳統的財務管理模式發生了許多碰撞，使得內部控制的風險因素隨著財務業務的改變而改變。我國在21世紀初主要是外企建立財務共享中心。但根據《2017年中國財務共享服務調研報告》顯示：年收入百億以上的受調研企業中，76%的企業建立了財務共享服務中心。

這說明財務共享中心已然成為了我國企業集團財務管理變革的重要舉措。因此企業需要勇于創新，與時俱進，增強競爭實力，實現企業的價值創造。

1 財務共享服務與內部控制相關理論的概述

1.1 財務共享服務理論

財務共享是指以流程再造為中心，借用信息技術，將企業各個分支機構全部的財務活動集中到共享中心，按照同一標準統一處理。從而使財務業務集中化，財務人員精簡化，實現運作成本的減少和業務流程的規范化，加快信息傳遞速度，提高數據透明度等諸多益處。目前全球的財務共享主要有四種模式：第一是基本模式，它旨在通過集中處理一些簡單的日常業務來達到降低成本的目的，屬于一種托管式服務也是財務共享最初級的模式;第二是財務的咨詢建議與一般處理相結合的市場模型;第三是以客戶選擇服務與市場定價為核心的高級市場模型;最后是追求利潤的獨立經營模式。其中，市場模型最為常見，但哪一種模式更優，并沒有結論。企業在建立財務共享中心時，應該根據自身的規模大小，戰略目標，員工數量等因素來選擇模式。

1.2 內部控制理論

內部控制是指企業董事會等管理人員制定的各種調節，控制企業的組織，計劃，程序的方法和手段。內部控制是一個協調平衡，動態變化的管理過程。內部環境，風險評估，控制活動，信息與安全和內部監督構成了內部控制的五要素。其中內部環境構成公司建立內部控制的前提條件，信息與安全是公司經營的關鍵因素，而內部監督是公司運作的重要保障。為了實現內部控制的目標，企業內部控制需要遵循合法性，全面性，重要性，適應性，成本效益性，相互制約六大原則。

1.3 財務共享服務質量對內部控制的影響

財務共享服務中心的建立，為企業財務提供了許多便利的同時也帶來了一些不可控的風險。首先，降低企業內部控制成本。成本控制始終是改革的出發點。財務共享將分散的財務活動以大數據的形式打包匯到共享中心，然后通過統一的流程標準處理;將一些財務人員從各分、子公司的單位和項目中分離出來，重新設計整合非核心職能，統一并入共享中心，更加有效利用人力資源。這些措施都切實降低了企業內控成本。其次，提高財務信息質量和傳遞效率。財務共享中心通過原始單據的掃描和上傳，在ERP系統下就會自動生成憑證，記賬，工作人員可以高效的完成任務，提高了數據信息可靠性。同時也有利于信息傳遞的規范化和及時化，避免了傳統財務核算效率低下，信息容易失真的弊端。最后，提高企業管理水平。在財務共享中心企業內部可以共享數據信息。因為財務信息可以直接在共享中心查詢獲得，從而減少了下級刻意隱瞞的現象。因此，企業可以有效的監督各個分公司和子公司的財務狀況和經營成果，進一步提高管理水平。

2 財務共享服務建立背景下企業內部控制存在的問題

從1995年中興通訊公司的最初嘗試，到現在，財務共享中心已經成為多數企業財務管理革新的主要手段。但是，從總體水平上看，因為我國的財務共享模式尚未發展成熟，所以在這種模式下企業的內部控制存在一些新的問題。

2.1 企業組織架構風險

當前我國企業主要是金字塔式的組織架構模式，企業高層內部，人員冗雜，相互滲透;國內政企不分家的現象早已司空見慣，這種局面導致了企業的管控難度加大，政策執行能力差，不利于決策的準確判斷和監督的有效實施。企業必須搭建新穎的管理體系，加強企業內部的管控能力。

2.2 流程管理風險

流程的再造是財務共享的本質特征。隨著企業規模的擴大，涉及的經濟領域會越來越廣，導致財務活動越來越復雜，如此一來，企業不得不花費大量的人力和資金去管理流程，如果流程的設計存在隱患，就會導致內部控制的管理效率大打折扣。

2.3 系統錯誤風險

財務共享利用先進的IT技術使共享中心各個子系統自由切換和運作。但眾所周知，信息系統的運用一般會存在安全性，兼容性，反應速度等問題。首先，由于財務共享中心的資金，成本，費用核算等多個子系統同時運行，總系統承載的信息量過大，容易造成反應速度緩慢，甚至死機問題，這務必會導致信息滯后，數據難以同步或數據丟失的風險。其次，如果防御系統不強，也會容易受到病毒入侵。如果信息系統遭到破壞，就會使整個財務共享系統癱瘓，讓企業陷入巨大的困境。最后，在數據整合時，存在系統的取數口徑不一致等風險。這些對企業來說都是非常棘手卻又必須解決的問題。

2.4 人員流失風險

盡管財務共享在某種意義上降低了企業的人工成本，提高了工作效率，但是這種簡單，標準，重復的工作更像工廠里的“流水線”，而高學歷的職員就像“流水線”上的工人，這嚴重的打擊了職員工作的主動性，使得離職率提高。如果重新招聘，新的員工需要培訓，熟悉業務程序操作，而且新手更容易錯誤失誤，加大了人工成本和風險。由此可知，財務人員流動率過高不利于企業的管控。

2.5 財務共享外包化風險

傳統的代理記賬方式主要是為小微型企業所用，它并不介入企業的經營;而現在，財務外包更符合中大型企業的管理要求，財務外包是企業持續追求成本效益的表現。財務共享中心分為應收，應付，稅務等多個板塊核算，所以企業可以把自己不擅長的板塊整體外包給其他機構;而且共享中心的任務具有可分解性，完全可以用自由靈活的方式外包給社會大眾完成。外包或眾包具有流程效率，靈活性和可拓展性的特點，因此這種外包模式將會對企業內部控制的質量管理和風險管控造成巨大沖擊。

3 財務共享服務建立背景下企業內部控制改進措施

3.1 優化企業組織結構，創新管理思維

財務共享模式下，企業可以將扁平化管理模式與內部控制的相互制約原則充分結合，形成科學的決策管理機制。企業要根據實際情況對各個部門進行合理的劃分和調整，使各個部門的工作任務有明確的分界線，每一位管理人員，每一位員工所承擔的責任范圍要有明確規定;部門和部門之間，上級與下級之間要加強溝通交流，使各責任主體銜接好。嚴格控制各高層之間兼任的人數，堅決抵制腐敗行為。

由于區域的跨度和文化的差異，企業管理層必須根據相關的法律法規，制定詳細的工作條例，對具體的人員進行約束和規劃，實行責任追究制度。企業可以成立一個財務專家團隊，全面深入分析財務信息，掌握最新的財務動態，更好的規避財務風險;關于監督部門，應加強檢查和監督力度，不定期和定期考核相結合，提高風險控制能力，堅決做到不包庇，不偏袒，保持中立的角色。企業管理層必須定位清晰，大力支持財務共享的建立和發展;具備與時俱進的管理理念，樹立權威性和責任意識，保障內部控制的有效實施。

3.2 不斷持續改進流程設計

流程的再造是財務共享中心順利高效運作的關鍵。在設計流程的過程中，首先，要進行大量的研究和調查，再結合自身企業的性質，設計出流程的框架;再根據各項財務的特性和分類，給流程進行細致的劃分，形成一一對應的關系。其次，企業必須制定指南手冊，來保證流程的標準化和處理操作的規范化。最后，流程的再造前提是新舊兩種流程的并列運行，所以企業需要選擇優秀的技術團隊不斷進行流程的試點與轉換，在原有的流程上進行改造和升級，淘汰效率低的程序。雖然這方面成本可能會很高，但是必不可少的。流程管理是財務共享的生命基線，不能脫離公司的整體戰略要求。因此，企業的管理者需要有大膽的創新思維，敏銳的洞察力，堅持革新，持續改進這項工作。

3.3 優化信息系統，保障信息數據安全

由于財務共享模式很注重信息技術的應用，從而給企業帶來了許多不可控的風險，所以企業必須做出應對措施：第一，統一主數據的格式與分類標準，解決數據整合難度問題。第二，提高對網絡技術應用的能力，吸收高層次技術人才，加大對技術研究的力度，解決系統口徑不一的問題，構建完善的信息系統。最后，建立新型風險預警系統和統一技術平臺，設置嚴格的權限操作，身份識別等程序，防范信息安全風險;定期對信息系統的維護和升級，提高系統的兼容性和反應速度，保證財務信息的同步有效性，減少信息不對稱的風險。

3.4 提高員工綜合能力，完善績效考核管理

由于財務共享模式的不斷發展，一些簡單客觀，可計算的財務工作逐漸被信息技術代替，大大降低員工的操作風險，使得財務共享從規范化，標準化逐漸朝著自動化，智能化的方向發展。未來，財務職能將從以下三個維度發展：一是財務交易職能，主要是財務報表的制作等;二是財務分析職能，主要是對業務成本費用分析等;三是戰略財務職能，為企業管理層決策和風險管控等方面提供依據。與此同時，未來共享中心的一些工作可以分解，通過互聯網平臺發布任務，由注冊合格的人員“搶單”，共享中心的一些專業崗位也會隨之消失，這說明財會人員的轉型勢在必行。所以企業需要制定具體的人才培養計劃，培養員工的全局觀，強化員工的職業操守意識，使員工成為知識導向型的管理人才。在財務交易職能上，實行崗位輪換度，培養職員的企業精神，提高員工的綜合能力和工作的積極性。

關于提高員工的積極性，企業必須建立獎勵與懲罰并重的績效考核體系。獎勵機制可以根據職員的業績，進步，創新通過當下很火的還花唄，清空購物車等方式來設置獎項。績效考核可以根據平衡記分卡的原理，建立基于團隊績效指標和個人績效指標的考核手段。企業應強化以人為本的價值理念，建立有效的績效考核體系，實現員工對責任和風險意識的提升。

3.5 加強質量管控和風險評估

企業建立財務共享中心，除了可以把部分繁瑣的模塊外包出去，還可以外包中小型企業的財務，從中獲取一定的收益。所以當企業實施外包模式時，必須小心謹慎。首先，溝通交流至關重要，企業不僅需要加強與共享中心的交流，而且要隨時關注流程的準度和效率的問題。其次，選擇外包的對象時，企業需要小心謹慎，并且需要制定一份詳盡周密的方案，其中包括外包的類型，評判和績效考核的指標等加強風險評估以及解決突發情況的措施。最后，企業需要做好關于共享外包安全問題的防范，保持信息系統的安全穩定，備份數據信息，避免數據的丟失與泄露。因此企業需要根據自身的行業環境，資金周轉情況，以及風險評估與承受的能力，強化內部控制管理制度，建立全面高效的風險防御體系。

4 結語

財務共享的建立，給企業在成本控制，工作效率和管理水平等方面帶來許多優勢。同時這種新興財務共享管理模式對企業內部控制的沖擊也是巨大的。企業需要優化組織結構和信息系統，持續改進流程設計，并且加強員工的素質教育和能力培養，最大可能的發揮財務共享的優勢，以此來保障企業的可持續發展。

參考文獻

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