論數(shù)字化對檔案利用工作的重要意義

崔莉

【摘要】長期以來，檔案一直被視作重要的信息資源載體，具有極大的利用價值。隨著社會的不斷發(fā)展，在新形勢下檔案管理部門對靜態(tài)存放的檔案加以動態(tài)利用，為社會公眾提供服務的同時，最大限度地提升了檔案的社會效益與經(jīng)濟效益。檔案數(shù)字化在檔案利用中有十分重要地位。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案利用;創(chuàng)新

一、數(shù)字化對檔案利用工作有十分重要的意義

計算機及網(wǎng)絡技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應用強烈地沖擊著社會的各個領(lǐng)域，改變著人們的工作方式、學習方式及至生活方式。滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是利用檔案的意識有了顯著的加強，利用檔案的領(lǐng)域越來越普遍。二是對檔案利用的時間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大做到迅速、及時、準確。三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網(wǎng)絡快捷進行自動檢索、編目、統(tǒng)計等一系列繁瑣的程序。面對利用者在信息時代和數(shù)字時代的使用需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已經(jīng)不能夠全盤適用于多元化的當今社會，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變原始的檢索方式和提供利用的手段。數(shù)字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，而且對于實現(xiàn)檔案工作科學性和規(guī)范性也發(fā)揮著巨大的功效。

二、檔案數(shù)字化對于檔案利用工作的積極影響

檔案價值的實現(xiàn)必須基于主體需要的被滿足，即被保管存放的檔案必須要被社會公眾充分利用，并在提供利用服務的同時滿足公眾的需要，這就是檔案的價值之所在。對于傳統(tǒng)載體的檔案來說，檔案數(shù)字化是提供高效利用服務的基本手段。檔案數(shù)字化以后，直接將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，檢索手段從傳統(tǒng)的手工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C查詢。計算機強大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷，同時可以避免手動查詢中出現(xiàn)的不準確、不完整等諸多問題。唐某是我市高級中學的教師，在晉升教師序列的中級職稱時，她提供不出當時在原單位任職時完整的初級職稱的任職資格文件，從而沒有資格申報中級職稱。為此，她去過許多部門都沒能夠解決問題，后來到我市檔案館找到了當年晉升初級職稱的任職資格文件原件，使其順利辦理了中級職稱的申報。該教師感慨地說：“檔案真的太重要了！及時、準確的幫助我解決了晉升職稱的問題。”檔案數(shù)字化打破了時間、地域等的限制，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。可見，對于傳統(tǒng)載體檔案來說，只有通過數(shù)字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服務，讓檔案發(fā)揮更大的社會價值，從而創(chuàng)造更多的效益。

數(shù)字化檔案信息的利用越來越注重利用過程的“以人為本”。檔案數(shù)字化突破了傳統(tǒng)檔案提供利用中時間和空間的限制，即不論何時不論何地，擁有查檔權(quán)限的檔案用戶都可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問所需檔案資料，在檔案利用方式上有了質(zhì)的飛躍。檔案數(shù)字化以后，閱讀方式從傳統(tǒng)的提供原件以及復印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r閱讀原文信息的方式，避免了傳統(tǒng)檔案利用服務中由于檔案實體多次輾轉(zhuǎn)所造成的勞動力大量浪費的現(xiàn)象，使得利用服務更加靈活和高效。

檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。如：數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞;恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。因此檔案數(shù)字化是保護檔案原件的有效措施。檔案是國家和社會的寶貴財富，一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉(zhuǎn)的重大后果。將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后的檔案信息，原原本本地繼承了檔案原件的信息內(nèi)容，完全可以代替原件為用戶提供信息利用，從而大大減少了對檔案原件的使用，避免了檔案原件的進一步損壞，實現(xiàn)了對檔案原件的保護，可謂意義重大。

三、增強信息意識，深入數(shù)字化檔案管理事業(yè)

數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。隨著信息時代的來臨，以數(shù)字形態(tài)存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分全面地展現(xiàn)出來。

信息時代給了檔案管理工作新的思考，但是機遇與挑戰(zhàn)總是相伴相生的，在建立多媒體數(shù)據(jù)庫的過程中還存在著許多亟待解決的問題需要進一步探討，如基礎(chǔ)設(shè)施的完善、數(shù)字化管理人才的缺失、檔案真實性鑒定及安全性問題等等……面對這些問題的原因也并非是單一的，而是來源于科學技術(shù)、人才培養(yǎng)、法律健全等多個方面，因此從事檔案事業(yè)必須要有明確的信息安全意識，需要時刻秉持著謹慎端正的態(tài)度，相應部門應及時制定數(shù)字化檔案的利用制度，加強電子文件信息綜合利用技術(shù)的研發(fā)。