辦公室系統文件收發平臺的開發與應用研究

胡臻

【摘要】近年來，我國各單位及企業人員辦公過程中文件的收發數量呈現明顯上升的趨勢，為了有效提升企業以及機關部門辦公效率，有必要在辦公室建立系統的文件收發平臺，提升企業以及機關單位的辦公效率。實現辦公室電子文檔的網絡化傳遞，能夠減輕工作負擔、降低不必要的辦公支出，同時還能夠減輕工作人員的工作壓力。本文分析了辦公室系統文件收發平臺建立的必要性，深入探討了系統建立時需要應用的要點，以期為相關工作者提供指導和幫助。

【關鍵詞】辦公室文件;收發平臺;開發;應用

現階段，全球經濟快速發展以及新的政治形勢變化，對我國的單位機關以及企業安全都提出了新的要求，同時，由于信息化時代的到來，文件、通知的傳遞越來越頻繁。過去的文件及通知傳遞大都通過傳真的方式進行，對于保密等級較高的文件，則需要基層單位派專人去取，這種文件傳遞方式不僅效率低下，同時成本極大，對于一些需要緊急處理的文件，人工取送的方式已經難以滿足當前的工作要求。在計算機技術以及互聯網技術普及的今天，機關單位以及企業部門有必要借助互聯網資源，建立專門的辦公室系統文件收發平臺，實現通信渠道的拓寬以及信息傳遞速度的提升，從而推動現階段我國企業及基層辦公效率。

一、辦公室系統文件收發平臺建設簡述

（一）系統需求分析。辦公室系統文件收發平臺的開發和建設，主要包括辦公室文件下發、辦公室內部文件互傳以及基層文件上傳等幾個方面的工作內容，因此在每個部分的權限以及保密建設時，需要采取不同的操作權限以及密碼，確保文件通過系統傳輸時的私密性和安全性。辦公室系統文件收發平臺的建設需要經歷以下幾個階段：借助軟件工程技術進行結構化、模塊化設計，同時根據企業以及機關單位實際辦公需求進行辦公室系統文件收發平臺的設計，對平臺的底層進行確定，另外，還需要進行平臺分模塊開發以及集成測試等工作，確保平臺的運營穩定后將其投入使用。在進行系統建設時，將領導辦公室與基層辦公室之間快速的文件傳遞作為目標，力求借助系統文件收發平臺滿足以下幾個工作要求：第一，領導辦公室向區域范圍內的基層辦公室進行文件發送。第二，各領導辦公室之間以及各基層辦公室之間進行文件互相傳輸。第三，基層辦公室向領導辦公室進行文件上報。第四，文件接收單位能夠進行文件實名簽收，方便之后信息查詢及反饋。第五，對系統的每個使用者進行IP地址記錄，避免他人盜用用戶名以及密碼。第六，建立歷史記錄模塊，將半年甚至一年內的文件傳輸名稱進行保存，方便進行審核查詢。第七，對半年之內的文件傳輸記錄進行保存，清除這個時間區間之外的文件傳輸記錄，避免冗余信息造成工作人員資料查詢的不便。

（二）系統設計目標。想要確保系統文件收發平臺切實幫助工作人員辦公，需要在進行系統設計時滿足以下幾個目標：第一，系統可靠性要強。長時間的運行、大規模的信息傳遞都不會影響其運行的可靠性以及安全性。第二，文件收發平臺要具有實用性。也就是說文件收發平臺的使用難度不能過大，同時要與基層辦公的實際情況接軌良好，避免工作人員在使用時出現隔閡感。第三，系統要具有擴展性，也就是說文件傳輸系統的擴展升級是較為簡單的，這樣能夠幫助領導在進行規劃時處于一個高起點，而在具體實施時分步進行，逐步擴展。第四，文件收發平臺要具有一定的先進性，具體來說，在進行文件收發平臺設計時，必須充分考慮到文件收發平臺未來的發展情況以及未來辦公室文件收發的工作需求，并運用先進的理念及技術進行平臺設計，確保系統文件收發平臺在一定的時間內都處于可使用狀態內。第五，文件收發平臺要具有靈活性，也就是說文件收發平臺的適用范圍要廣，不能僅局限于某一區域。第六，文件收發平臺在研究以及設計過程中盡可能具有更高的性價比，減少成本投入，從而為我國的政府工作以及經濟發展提供更大的支持。

二、系統關鍵技術簡述

（一）動態數據庫維護程序設計。為了減少工作人員在進行文件錄入時的工作量，同時提升文件信息錄入時的準確程度，有必要對收發平臺需要維護的信息按照其類別進行分類，同時，借助相應的模塊來對這些信息進行靈活的增加、刪減、修改以及保存。

（二）系統程序結構設計。在進行文件收發平臺設計時，需要采用分級模塊來進行程序設計，實現“不同權限可使用的功能不同”這一要求。一般來說，所有的文件收發平臺需要具備以下四個功能，即基層文件接收、同級文件接收、發送文件以及已發送文件存儲，這四個功能模塊有機結合，是文件收發平臺的重要組成部分。

（三）系統優化處理。系統優化處理，就是緊密結合辦公室系統文件收發平臺設計使用需求來對系統進行相應的設計以及優化。具體來說，文件收發平臺優化處理主要包括以下幾個方面：第一，設計相應的程序，確保用戶在文件簽收時留下簽名記錄。第二，定期對系統半年以前的傳輸文件進行清除。第三，對系統文件傳輸后的文件名稱進行記錄以及分類，方便工作人員后續的查找工作。

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