信息時代檔案管理工作的創新研究

陶冶

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-105-01

摘 要 信息時代下，檔案管理工作需要進一步創新，才能實現新發展，邁上新臺階。當下，受信息時代影響，檔案管理工作的創新措施正在朝智能化、集成化、多元化方向發展，對各種現代化信息技術的應用方式也日趨成熟。因此文章重點就信息時代檔案管理工作的創新展開探討。

關鍵詞 信息時代 檔案管理 管理創新

一、檔案管理基本概述

檔案管理也可以稱為檔案管理工作，檔案管理工作不僅需要對檔案內容進行收集、保存，還需要檔案管理部門針對檔案材料進行細致化管理工作，同時可以利用檔案，使檔案發揮最大價值與作用的總稱被稱作檔案管理工作。檔案管理工作在國家檔案事業中發揮著不可替代的作用，結合檔案管理工作的性質與作用，可以將檔案管理工作視為管理性工作，管理性工作具有一定特點，例如，服務性、政治性。所以，檔案管理工作無法像其他管理工作一樣創造經濟效益，而且檔案內容并不是由檔案部門以及相關工作人員制作或者應用。檔案管理工作主要是針對各部門形成的歷史文件進行管理，由此可見，檔案管理工作具備一定管理性質。

二、信息時代對檔案管理工作的影響

檔案信息化主要是指檔案部門對傳統檔案管理進行創新，將先進科學技術以及信息技術等應用在檔案管理工作中。第一，信息技術的應用可以收集更多檔案信息，提升檔案儲存量。傳統檔案材料通常是由文字以及聲像資料等構成，但是信息技術的應用可以使用一張優盤或者光盤記錄大量內容。第二，信息技術的應用使檔案整理與分類的科學性與合理性得到保障。利用先進數字化技術對檔案進行編碼，在此基礎上對電子檔案進行整理與分類，同時可以保證原有紙質檔案順序。第三，檔案信息查找與檢索更加便利。利用信息技術在計算機當中輸入關鍵字或者關鍵詞，相應檔案內容可以在最短時間內呈現在計算機頁面中。節省大量精力與時間，而且檔案信息內容的查找可以不受時間與空間的限制

三、信息時代下檔案管理工作的創新措施

（一）適當減少紙質檔案

重要的文獻資料采用“紙質+ 電子”形式保存。對于一些重要的文獻資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從省錢角度出發，而是要從安全角度去考慮。紙質檔案易遭蟲蛀、水泡和火燒，因此為保證文獻資料萬無一失，必須要采用“紙質+電子”的雙保險保存形式。而普通檔案由于信息量大、應用范圍廣，如果僅依靠紙質文件保存，無疑費時費力費空間，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進行保存，在有需要的時候打印出來形成紙質文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進行轉換和識別，避免出現章印、簽字受污的情況。大范圍引入配置較高的計算機。現代化檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發展而不斷改良的，所以其更新速度要遠遠高于計算機硬件的更新速度，為了保證在較長的時間段內硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計算機。

（二）開發檔案管理軟件

為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實情，檔案管理人員一定要在嚴選軟件的基礎上對軟件功能進行全面了解，有必要的話，還應當和軟件企業合作，開發新軟件。檔案管理軟件開發過程中，一些重復、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達清楚，自己想要什么樣的功能，想實現什么樣的操作方式，都必須與開發人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標準的優質軟件。

（三）引入大數據技術

利用大數據技術深入挖掘檔案信息的價值，大數據技術的產生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，隨著技術的不斷發展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經成為了可能。所以在現階段的檔案管理軟件中，一定要及時引入大數據技術，從而提高檔案信息的利用率。同時，還要把大數據技術引入檢索系統，提高檢索率。

（四）提高管理人員的信息素養提高管理人員的信息素養

在信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應時代發展潮流，以全新的交換方式體現自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯網思維，才能助力檔案管理工作的現代化發展。但需要注意的是，檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質的使用人，也發揮不了作用。所以在信息時代下，提高管理人員的軟硬件使用能力也尤為重要，不僅能節省軟件的運維成本，還能節省工作時間。

總之，基于對信息時代下信息技術對檔案管理工作的重要性以及傳統檔案管理工作的滯后性的分析可知，信息時代下檔案管理工作創新需要從適當的減少紙質檔案、大范圍引入配置較高的計算機、開發檔案管理軟件、引入大數據技術以及提高管理人員的信息素養五個方面入手，既要穩扎穩打見實效，又要勇于創新求發展，只有這樣，才能讓檔案管理工作在信息時代下實現質的飛躍。

參考文獻：

[1]董祚宏.信息時代辦公室檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務，2019（05）.