基于BPR理論的實驗室檢驗流程改進研究

劉硯婷

中國煙草總公司北京市公司 北京 100122

1 實驗室檢驗流程現(xiàn)狀分析

檢驗用時最多的是接樣、檢驗、復(fù)核環(huán)節(jié)，容易出現(xiàn)失誤和問題的環(huán)節(jié)，在接樣、報告編制兩處。另外，接樣和報告編制環(huán)節(jié)目前存在重復(fù)操作，降低了整體流程的效率。運用BPR理論，使用計算機技術(shù)輔助[1]，進行方案改進。

2 實驗室檢驗流程改進措施

在對實驗室檢驗流程的內(nèi)部數(shù)據(jù)收集和分析后，對標(biāo)到目標(biāo)是實驗室[2]，設(shè)計出更科學(xué)的流程，基于以上理論方法，從而設(shè)定出委托檢驗流程的改進目標(biāo)，分別給予實施。

2.1 現(xiàn)有檢驗流程中的問題

經(jīng)過對委托檢驗流程進行梳理，發(fā)現(xiàn)在該流程的不同環(huán)節(jié)中存在各類問題，接樣占用時間多，檢驗不夠靈活，報告編制失誤率高，數(shù)據(jù)采集手工等這些存在的問題，都可以作為流程改進的對象。

2.2 委托檢驗流程改進目標(biāo)

運用標(biāo)桿管理法的操作方式，找到了本實驗室與目標(biāo)實驗室之間的差距：缺少數(shù)據(jù)采集的自動化能力、有較多重復(fù)操作、檢驗數(shù)據(jù)未被充分應(yīng)用。

2.2.1 以數(shù)據(jù)采集替代手工錄入

檢驗流程中包含了一些效率不高的環(huán)節(jié)和操作方式，手工錄入就是這里面最明顯的一點，也是運用BPR理論進行改進時應(yīng)該首先予以考慮解決的問題。數(shù)據(jù)采集則是采用實驗室信息管理系統(tǒng)（英文縮寫為LIMS）配合掃碼槍掃描的錄入方式。現(xiàn)有的LIMS可以經(jīng)過系統(tǒng)升級，將其改造為可以接入外接設(shè)備（掃碼槍）的系統(tǒng)。通過掃碼槍對每個卷煙樣品外包裝上的條形碼進行掃描。以1條卷煙樣品為例，識讀過程只需要1-2秒即可完成。再算上點選的額外時間，如果對應(yīng)50個卷煙樣品，全部錄入完成的時間不超過10分鐘，相比于手工錄入的速度快了1倍多。

2.2.2 減少和避免不同環(huán)節(jié)中的重復(fù)操作

在接樣環(huán)節(jié)和報告編制環(huán)節(jié)存在重復(fù)操作。所以，在前序接樣環(huán)節(jié)將卷煙名稱等相關(guān)信息自動錄入系統(tǒng)，編制報告的時候只需要再錄入樣品數(shù)量和送樣基數(shù)即可。整個編制環(huán)節(jié)的工作量會大大降低，正確率也會上升。

2.3 委托檢驗流程改進的實施方法

為達成改進目標(biāo)，可在現(xiàn)有流程中做出改進和增加一些環(huán)節(jié)，圖1改進后的流程。

2.3.1 建立卷煙產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)采集功能

首先，需要建立全國在銷卷煙信息數(shù)據(jù)庫。其次，加入條形碼和其他相關(guān)信息，無論條包裝或盒包裝均可以保障條碼對應(yīng)樣品的一致性和唯一性。最后，外接掃碼槍，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集功能。使用掃碼槍掃描每個卷煙樣品外包裝上的條形碼，卷煙名稱就會自動錄入到LIMS中。

2.3.2 報告編制部分工作前移至接樣環(huán)節(jié)

外接掃碼槍以后，就可以把錄入卷煙名稱、委托人信息、立案編號等信息前移到接樣環(huán)節(jié)，先在LIMS中建立一條新的委托。卷煙名稱利用數(shù)據(jù)采集功能，先行錄入到LIMS。這樣的流程改進和錄入方式的變化，會極大的縮短整體報告編制環(huán)節(jié)的用時。

2.3.3 增設(shè)委托檢驗進度查詢功能

增設(shè)檢驗進度查詢功能。首先，在報告封面添加條形碼，條形碼代表的數(shù)字編號要與該報告本身的編號一致。其次，每一份報告要與該案件的委托相關(guān)聯(lián)。最后，將查閱報告編號的權(quán)限在LIMS中開放給委托方。當(dāng)一份報告完成后，掃描封面上條形碼，該報告自動更新為“已完成”狀態(tài)，委托方即可獲知。

3 流程改進后的效果評估

3.1 員工對流程的滿意度

在流程改進后，檢驗人員按照新的流程進行操作。通過口頭訪問的形式征詢檢驗人員的意見。口頭訪問分別從兩個方面進行：一是，新流程對工作效率的影響；二是，新流程對操作人員的解放。采用四項封閉性選項[3]：有明顯改善、有部分改善、無改善、適得其反，讓受征詢對來回答。

3.2 信息有效性

從總體來看，手工錄入在全流程中占比降低，由于它導(dǎo)致的失誤率也大為降低。表1以委托檢驗流程為例，列舉了不同樣品數(shù)量下的失誤率情況。

表1 改進前后失誤率變化