論新形勢下石油企業辦公室工作的科學管理及措施

于佳

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-134-01

摘 要 辦公室工作在當前的石油企業中起到協調企業其他各部門的作用，更是石油企業的領導和基層單位之間聯系的橋梁，它對于一個企業來說是至關重要的。筆者將結合自身在中國石油集團西南管道貴陽輸油氣分公司工作的工作經驗，對辦公室工作的科學管理目前所存在的問題進行分析，并提出相應措施，希望能對相關從業者的工作起到積極作用。

關鍵詞 辦公室工作 石油企業 科學管理 措施

辦公室工作的事物瑣碎而繁雜，只有對其進行合理地科學管理，才能保證辦公室工作的穩定性和高效性，從而提高企業的管理效能。在辦公室工作中出現的任何一點疏忽都將對企業造成巨大的影響。

一、辦公室工作對企業發展的作用

（一）參謀作用

辦公室在企業的發展過程中，其工作調研的開展應圍繞著企業的基層單位，以對基層單位所存在的熱點和難點有一定的了解，從而發現廣大員工的真正訴求，從而為領導者提供決策的參考資料，以達到決策對于企業上下皆有利的效果。除此之外，辦公室作為一個參謀，還需要根據企業的發展藍圖、當下的情況以及領導的考量來起草單位的工作計劃、通報、通知等等的重要文稿。

（二）監查督辦作用

辦公室的督查督辦作用體現在三個方面。一是將企業工作會議所議定的事項進行分解，明確各部分事項的負責人和負責單位，從而貫徹落實企業的相關決策。二是對于黨政聯席會或者領導例會所議定的事項，以月份為單位進行督辦、通報，以確保這些事項能夠被落實。三則是主動查辦存在于基層單位的熱點問題。

（三）協調作用

辦公室工作在企業的各項活動中都應起到協商、調解等的協調作用，從而盡可能地在管理的過程將所出現的內部消耗給減小，使部門與部門之間工作上的矛盾被縮小乃至消除，從而使得各項活動的步調盡可能地接近于同步，進而使得企業管理的過程變得更加順暢。

二、新形勢下辦公室工作管理中的主要問題

（一）制度執行剛性不足

制度是辦公室工作中的行為準則，但就目前來看，雖然石油企業都出臺了各種制度用以管理員工的行為。但在這些制度的橫向或者縱向執行中，卻因為種種問題而使得追責方面難以落到實處。制度的剛性便大大降低，員工們對于制度的重視程度也就不斷下降，辦公室工作的成效也就大打折扣。

（二）管理程序缺乏簡約化

在辦公室的工作中，程序指的便是辦事情的流程，雖然目前辦公室在各項工作中都追求簡約化，但實際上做起事情來，仍有較為繁雜的準備工作和相應步驟要去執行。

（三）工作人員綜合素質偏低

辦公室工作的具體業務是多而雜的，并且要求著這些業務都要能被準確地完成。這就要求著辦公室工作人員要有寬泛的知識面和相應的專業技能，而在目前的石油企業辦公室，工作人員并非全都是契合的專業人士，工作人員的工作能力和業務水平偏低。

三、提高石油企業辦公室工作的科學管理措施

（一）提高事前控制意識

在辦公室多而雜的工作事務中，每一個工作細節都不能有所疏忽，這要求著在管理上，應該培養員工的事前控制意識。辦公室工作人員可以依照目前企業的運營節奏以及已經定下的階段性目標，提前動手來進行文稿的起草，以留夠充足的時間供自己收集足夠的信息，并且留予充足的時間供上級對文稿進行論證和思考。除此之外，事前控制意識對于事務接待來說更為重要，如若不提前做好充足地準備，則會使得整個事務接待工作功虧一簣。

（二）合理規范管理

首先，要建立一個完善的崗位責任制體系，明確辦公室工作中各個崗位的具體工作以及工作要求，以做到相關工作人員能夠“依法辦事”。其次，參考國際上的“六何追問法”，并且結合辦公室具體工作應被控制和注意的環節，優化工作規范，以此提高工作的效率和質量。再次，在辦公室工作的管理過程中，還需要融入一定的“柔性管理”，也就是關心辦公室工作人員的情緒和心理情況，通過引導、認同和尊重的方式來使得每個員工的個人價值能在企業中得到發揮。

（三）加強工作人員培訓力度

辦公室工作多而雜，綜合性較強，并且辦公室工作需要輔助領導者進行決策，而如若辦公室人員沒有及時對自己進行充電，那么不僅無法輔助決策者決策，更是可能在自身的工作中出現錯誤。由此，辦公室工作要求著相關人員有著較寬的知識基礎，還要求相關工作人員要通過培訓的方式不斷更新和完善自己的知識體系，從而提高自己的專業技能和水平，這樣才能保證辦公室工作被高質量地完成，確保企業的各項工作能夠順利執行。

四、結語

做好石油企業辦公室工作的科學管理，從“提高事前控制意識”“合理規范管理”和“加強人員的培訓”這三個方面做起，有針對性地改善目前存在于辦公室工作管理中的問題，從而保證辦公室工作能為企業的進一步發展打下良好的基礎。

參考文獻：

[1] 魏強.新形勢下石油企業辦公室工作的科學管理及對策分析[J].石化技術，2018，25（04）：279.

[2] 王振濤.新形勢下石油企業辦公室工作的問題及對策[J].現代國企研究，2018（04）：46.