數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的應用

周亞軍

中圖分類號：G270.7 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-116-01

摘 要 信息化時代背景下各種數字技術給社會發展帶來了極大的便捷性，民政檔案管理領域亦不例外。在民政檔案管理過程中應用數字化技術不僅能夠規范民政系統的檔案管理工作，還能夠推動檔案管理效率、提升并促進其他工作良性發展。因此，民政系統應當重視數字化的檔案管理工作，要善用數字化檔案管理提升工作效率，更好的滿足檔案管理需求。

關鍵詞 數字化 檔案管理 民政系統

現階段我國已經全面進入信息化時代，先進的現代化技術對各行各業的發展均產生了巨大的影響。數字化檔案管理的引入為民政系統檔案管理注入了新的活力，對改變傳統檔案管理格局、提高檔案管理質量和效率等均產生了非常積極的影響。在民政系統檔案管理中引入數字化檔案管理勢在必行，然而當前此項工作落實還存在一些問題，相關者應加大研究力度，確保數字化檔案管理充分發揮作用。

一、在民政系統檔案管理中應用數字化檔案管理的意義

（一）能夠有效的降低管理的成本

傳統的民政系統檔案管理依靠紙質媒介進行，紙質媒介需要占用大量的空間，檔案管理對人力的依賴性較強，管理成本居高不下。數字化的檔案管理可以很好的解決上述問題，檔案管理人員利用網絡查詢相關的檔案信息可以有效的降低工作量，進而有效的控制管理成本。

（二）能夠有效的提高管理工作效率

數字化的檔案管理能夠方便檔案管理人員快速的進行檔案資料查閱、歸檔，原本復雜的檔案管理工作得以簡化，勞動力得以解放，不僅有效的提高了檔案管理工作的效率，還有利于減少檔案管理過程中的問題發生概率。

（三）能夠有效保護檔案的原件

紙質檔案具備易腐蝕、易損害等特性，在查找、翻閱過程中可能會遭遇各種問題，檔案的損害率難以控制。電子化的檔案可存在于多種媒介之中，可以進行多次備份，即便發生檔案損害問題，也有多種途徑進行恢復，檔案的完整性能夠得到最大程度的保障。與此同時，數字化檔案篡改問題能夠有效避免，有利于保證檔案的完整性和原始性。

二、數字化的民政系統檔案管理問題

數字化檔案管理能夠有效的提高民政系統檔案管理的效率和質量，然而當前階段此項工作落實也還存在眾多問題，且以如下3點最為嚴重：

第一，管理方式比較落后。由于我國民政系統實施數字化檔案管理的時間相對較短，檔案管理體制未更新，手工操作的檔案管理模式仍然是主流。與此同時，數字化檔案管理過程中使用的管理軟件很大一部分是自主研發軟件，這一部分軟件自身存在一定的缺陷，硬件配置相對較低，很難滿足數字化的民政系統檔案管理要求。第二，管理人員素質不高。數字化檔案管理對民政系統的檔案管理人員素質提出了更高的要求，然而當前階段民政系統內部的檔案管理人員大多不具備較強的綜合素質，很多人的計算機操作技能較差，缺乏數字化的相關知識，這使得數字化檔案管理推廣舉步維艱，數字化檔案管理的質量因此難以盡如人意。第三，數字化檔案利用深度不足。數字化檔案克服了傳統紙質檔案的眾多弊病，能夠幫助民政檔案管理者快速、精確的查找相關的檔案信息，然而由于當前階段大部分的檔案資源未能全面開發，檔案信息的可挖掘空間仍然十分巨大，這必然會影響民政系統檔案的開發和利用。

三、在民政系統檔案管理中應用數字化檔案管理的策略

首先，優化管理軟件。檔案管理相關的軟硬件設施設備不先進是影響民政系統檔案管理應用數字化檔案管理的最主要問題。因此，民政機關應該積極引入先進的軟件系統，在規范檔案管理的同時提高檔案管理的效率，保證檔案管理的質量。其次，全面提高檔案管理人員的綜合素質。對于民政系統現有的檔案管理人員，應該加大職業技能培訓教育力度，要全面提高檔案管理人員的業務水平和工作技能，使之能夠懷有高度責任心落實檔案管理工作，能夠積極鉆研檔案管理，為檔案管理工作優化鋪平道路。與此同時，民政系統應該加大對優質檔案管理人員的聘入力度，要善用檔案管理人員引入活化檔案管理團隊，提高檔案管理隊伍的整體素質。最后，積極完善檔案數據庫。結合民政檔案實際情況建立分類的檔案數據庫，及時轉化紙質檔案，積極完成電子數據庫建設，加大檔案挖掘力度，充分發揮檔案價值。

四、結語

綜上所述，在民政系統檔案管理中應用數字化檔案管理具備極強的現實意義，如能夠減少管理成本、提高工作效率、保護檔案原件等。加大檔案數字化管理推進力度重要且必要，然而由于民政機關現階段所采用的檔案管理方式存在眾多問題，數字化的檔案管理推進因此頻頻遭遇制約。為了保證數字化檔案管理充分發揮其效力，應善用引入先進的管理軟件、提高管理人員的綜合素質等策略，如此才能夠推進民政系統檔案管理與時俱進發展，更好的發揮其服務、輔助效力。

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