文書檔案管理現狀分析與幾點建議

梁棟

摘 要：文書檔案管理作為影響單位檔案管理水平的一個重要因素，其水平的高低能夠顯著影響檔案資料的質量與完整性的提高。水利管理事業單位和相關單位應該高度重視文書檔案管理工作，做好文書工作與檔案工作的銜接工作，使部門與部門之間加強溝通協作，在做好文書檔案的完整收集的前提下，建立高效的管理系統，優化管理程序的每一個環節，不斷強化文書檔案管理工作，使單位的文書檔案管理逐步走上標準化、規范化的發展道路，有效提高文書檔案管理工作的效果，從而促進單位的建設與發展。本文首先分析了我國目前文書檔案管理存在的問題，然后提出了針對性的措施。

關鍵詞：文書檔案；管理；問題；對策

1 引言

文書檔案管理是檔案存在的基礎，其管理水平的高低直接決定著檔案資料的完整程度。文書檔案管理工作具有很多顯著的特點。首先，文書檔案管理的主要工作就是對原始資料的收集、整理和保存，該階段是做好檔案管理工作的基礎，是保證檔案完整性的關鍵環節。其次，文書檔案管理工作中除了包含檔案管理相關的工作外，還包括許多的文書工作，例如文件的收集和登記、轉運等，文書的工作過程就是檔案從原始文件形成檔案的整個過程。最后，文書檔案管理工作具有內容豐富、形式多樣的特點，不僅涉及了單位工作的方方面面，還涵蓋了科技檔案、會計檔案等多種形式的檔案載體形式，形成了檔案管理工作的多樣性和復雜性。針對文書檔案管理的這些特點，水利管理事業單位或是相關單位要建立完善的文書檔案管理機制，使其走上標準化規范化的發展道路，為單位的可持續發展提供強有力的保證。

2 文書檔案管理工作存在的問題

2.1 管理基礎較差

長期以來，我國許多水利管理事業單位和單位的文書檔案管理工作都處于封閉式的管理狀態，管理工作也主要以保管檔案不丟失為重要原則，而忽視了對檔案的整理工作，導致水利管理事業單位的檔案管理出現整體規范不統一、裝具不合要求等現象，檔案管理工作的質量有待進一步提高。水利管理事業單位的領導對檔案管理工作的重視程度不夠，無論是資金投入和人力投入都遠遠不足，造成文書檔案管理人員的平均專業素質偏低，管理人員的考核機制和激勵制度都很薄弱，極大地削弱了檔案管理人員的工作積極性，最終導致連最基礎的文書檔案管理工作都無法得到保障。

2.2 文書工作與文書檔案工作銜接脫節

目前在大多數的水利管理事業單位中文書檔案管理工作實行的是分塊管理的機制，即文書與檔案工作是由不同的部門不同的人員負責的，這就難免出現銜接工作的脫節問題。大多數的文書人員缺乏相關的檔案管理知識，導致檔案意識淡薄，在檔案的收集和整理時出現許多不規范的操作。例如用紙不當，裝訂不合規范、原稿不齊全、編號混亂等等，給后續的檔案入檔工作帶來極大的障礙。文書的主要工作是處理單位的各類文件，將其收集整理后形成檔案，若該環節出現嚴重的質量問題會直接影響檔案的整個管理工作的質量和進度，還會發生一系列的連鎖反應，損害文件的鑒定價值和文件之間的聯系和統一。因此，做好文書工作與文書檔案工作的銜接工作具有十分重要的意義。

2.3 領導對檔案管理工作的重視程度不夠

一些水利管理事業單位的領導認為文書檔案管理工作不能給水利管理事業單位帶來直接的經濟效益，因而過分輕視了文書檔案管理工作，不僅在資金的投入上一降再降，對于檔案管理人員的選用的標準也偏低，不重視管理人員的專業培訓，造成檔案管理隊伍的整體素質偏差。由于文書檔案管理工作的資金投入較少，導致檔案管理的必要的設施建設不完善，嚴重制約了水利管理事業單位文書檔案管理水平的提高。

3 提高文書檔案管理工作水平的建議

3.1 做好文書檔案管理的基礎工作

作為文書檔案管理人員，要恪守職業操守，樹立為水利管理事業單位服務的意識，從檔案的收集、整理、編號、到保管和利用都嚴格按照相關規定進行，不斷提高檔案管理的基礎性工作的質量，將檔案部門的參謀作用發揮到實處。對于來源于水利管理事業單位重要部門的高價值檔案，要加強與部門人員的溝通，對各部門的檔案遞送人員進行定期的業務培訓，對其進行檔案收集工作的指導，保證檔案收集的質量，發揮出檔案部門的指導和管理作用。

3.2 認真理順文書工作與文書檔案管理工作的關系

文書工作與文書檔案工作是密不可分的，兩者相互依存，相互促進。文件是檔案的前身，檔案室文件的最后歸宿。想要做好檔案工作首先要做好文書工作，文書工作質量的好壞直接決定了檔案質量的高低。因此，水利管理事業單位必須要抓好文書與檔案的銜接工作，防止脫節現象的發生。作為文書人員，首先要強化自己的檔案意識，學習檔案相關的專業知識，虛心接受檔案管理人員提出的意見，在工作的過程中遇到問題時要及時向檔案工作人員請教，認真執行檔案管理工作的相關規定和標準，在實際的工作中要不斷完善立卷歸檔制度，建立統一的分類和編號，使文件與文件之間形成有機的聯系。檔案管理人員要嚴格執行歸檔制度，對于新接受的檔案一定要及時進行核對和歸檔，密切關注文書人員對文件資料的收集和整理工作，并對其進行專業的指導和監督。對于不合要求的檔案一定要按照相關標準給以返還重新整理合格后方可歸檔，嚴把文書檔案的質量關。同時要加強文書檔案的利用工作，完善相應的借閱手續，對按期不能歸還的檔案要及時催還，確保檔案的及時歸位，加強檔案的保護工作。

3.3 領導要重視文書檔案管理工作

領導重視文書檔案管理工作是提高管理水平的前提條件和重要保證。只有得到了領導的重視，才能使文書檔案管理人員的地位不斷提高，各部門和員工對檔案管理工作的認識也會得到提高。領導提高重視后，才能進一步提高資金投入，充足的資金是檔案管理工作的重要保證。只有提高了檔案管理的資金投入，加大了檔案基礎設施的建立和檔案人員的培訓力度才能從根本上改變檔案管理水平落后的現狀，充分調動檔案管理人員的工作積極性，從根本上提高文書檔案的管理水平。

4 結語

綜上所述，要提高文書檔案的管理水平首先要找出水利管理事業單位檔案管理中存在的問題，針對這些問題做出相應的改進。水利管理事業單位領導要高度重視文書檔案管理工作，加強檔案管理的基礎性工作，做好文書工作與檔案工作的銜接，不斷調整檔案管理人員的配比，重視管理人員專業素質的提高，加大資金投入，認識到檔案管理工作對水利管理事業單位利益的重要影響，不斷提高水利管理事業單位的文書檔案管理水平，從而為水利管理事業單位的可持續發展提供強有力的保障。

參考文獻

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