信息化時(shí)代煤礦企業(yè)文秘工作探析

房睿

【摘 要】在現(xiàn)在的二十一世紀(jì)科技時(shí)代，信息技術(shù)發(fā)展得越來(lái)越快，生活中各個(gè)領(lǐng)域幾乎都感受到了信息科技帶來(lái)的便利，在煤礦企業(yè)中也不例外，煤礦企業(yè)中的文秘工作受信息化的影響打破了傳統(tǒng)文秘工作的界限，使得煤礦企業(yè)中的文秘工作內(nèi)涵變得豐富。新時(shí)代背景下，文秘這一職位對(duì)于煤礦企業(yè)的管理層越來(lái)越重要。因此，本文就在信息化時(shí)代中，對(duì)煤礦企業(yè)中的文秘工作展開分析。

【關(guān)鍵詞】信息化;煤礦企業(yè);文秘工作

信息智能化的發(fā)展給人們的生活帶來(lái)了很大便利，讓人們的工作效率也變高了。在煤礦企業(yè)中，文秘工作的方式也發(fā)生了很大的變化。在工作中，文秘工作者對(duì)于企業(yè)管理層非常重要。所以在企業(yè)工作中，文秘工作者需要對(duì)一些文秘工作技能有一個(gè)全面的掌握，對(duì)于目前的信息化狀況有自己的工作方式，可以熟練地利用信息化技術(shù)進(jìn)行文秘工作，為煤礦企業(yè)做貢獻(xiàn)。

一、文秘工作特點(diǎn)

在信息化發(fā)展如此之迅速的大背景下，文秘工作順應(yīng)信息化發(fā)展大潮流，在原有的基礎(chǔ)上又增加了很多工作職能，對(duì)于文秘這個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，他們也有自己的工作特點(diǎn)。

（一）工作的高效性

現(xiàn)在的信息化時(shí)代是一個(gè)快餐時(shí)代，時(shí)間追著人在向前走，幾乎每個(gè)上班族都在跟時(shí)間賽跑，煤礦企業(yè)中也是，文秘工作者當(dāng)然也不例外。在文秘工作的范圍中所涉及的工作內(nèi)容非常多并且雜亂。在信息化時(shí)代，更加要求文秘工作的效率高。因?yàn)樵诠ぷ髦校拿毓ぷ魅藛T的工作效率和企業(yè)管理領(lǐng)導(dǎo)的工作效率有很大的關(guān)聯(lián)，文秘工作效率高會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)層的決策正確度更加高，對(duì)于煤礦企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有很大的幫助，所以，在現(xiàn)在的信息化時(shí)代里，高效率是文秘工作的一大特點(diǎn)。

（二）工作的綜合性

其實(shí)，跟大家所想的一樣，文秘工作內(nèi)容很多并且雜亂，所以在工作中，依據(jù)信息化手段，文秘需要掌握很多技能。在進(jìn)行實(shí)際工作時(shí)，文秘不僅僅是處理雜務(wù)的工作者，文秘也經(jīng)常以其他身份出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的身邊，比如參與計(jì)劃制定的計(jì)劃者、為領(lǐng)導(dǎo)提供意見(jiàn)的參謀者，外客到訪時(shí)進(jìn)行接待的接待者等。通常工作中，打印一些報(bào)表、統(tǒng)計(jì)工作表格、大體擬制文件還有組織一些大型或小型活動(dòng)等都是文秘的工作內(nèi)容。所以，在工作中，文秘不僅要跟領(lǐng)導(dǎo)接觸，跟企業(yè)的其他人員也接觸頻繁。在工作環(huán)境中，與各級(jí)人員處好關(guān)系，幫助協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系和聯(lián)系周圍左右關(guān)系等都需要文秘去聯(lián)系協(xié)調(diào)。所以，在工作中，綜合性也是文秘工作的一個(gè)特點(diǎn)，因?yàn)楣ぷ骱w的內(nèi)容多而且要處理的人際關(guān)系也復(fù)雜

（三）工作的服務(wù)性

在煤礦企業(yè)中，文秘工作除了上述所說(shuō)的綜合性，還有一個(gè)最基本的特點(diǎn)就是：服務(wù)性。文秘工作者跟領(lǐng)導(dǎo)的工作聯(lián)系非常密切。在工作中，文秘工作中的內(nèi)容大多是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的安排來(lái)進(jìn)行設(shè)定的，沒(méi)有特定地跟其他行業(yè)一樣，做一個(gè)特定的工作內(nèi)容，而是靈活多變的，以領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容為中心來(lái)進(jìn)行文秘工作展開。進(jìn)行實(shí)際工作時(shí)，比如像還有需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的口令下達(dá)進(jìn)行會(huì)議組織以及召開這種工作，在開展一個(gè)項(xiàng)目時(shí)需要進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，這種工作也需要文秘去準(zhǔn)備整理然后才下達(dá)到相關(guān)部門。等等這些工作的前提都是以領(lǐng)導(dǎo)的指令為主然后進(jìn)行工作展開，保證各項(xiàng)工作的內(nèi)容可以順利進(jìn)行，以確保領(lǐng)導(dǎo)的工作順利開展并且高效完成。以這個(gè)為工作目標(biāo)進(jìn)行全方面工作服務(wù)。所以，在煤礦企業(yè)中，服務(wù)性是文秘工作的另一個(gè)特點(diǎn)。

（四）工作的協(xié)助性

如上述綜合性內(nèi)容中所提到的一樣，文秘工作還有一個(gè)工作內(nèi)容就是在領(lǐng)導(dǎo)需要提供建議的時(shí)候，及時(shí)的為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。所以，在文秘日常工作中，文秘人員需要在能力范圍之內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)提供建議。在提供建議的這一工作內(nèi)容中，需要的不僅僅是文秘自身的工作技能知識(shí)，對(duì)于一些其他技能、專業(yè)知識(shí)也需要文秘工作者了解，文秘工作者自身知識(shí)內(nèi)容儲(chǔ)量豐富可以幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決定。這樣在一定程度上還可以幫助煤礦企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供建議的時(shí)候，文秘工作者需要注意掌握自己的工作界限，不能越界，當(dāng)然，也需要文秘工作人員對(duì)于工作內(nèi)容有預(yù)見(jiàn)性，在進(jìn)行工作時(shí)，會(huì)有更好的工作效果產(chǎn)生，也會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。

二、文秘工作內(nèi)容的探究

在信息化時(shí)代里，企業(yè)辦公的自動(dòng)化水平越來(lái)越高，隨著辦公的自動(dòng)化技術(shù)普及，需要文秘工作者了解的信息內(nèi)容也越來(lái)越多。在辦公中，最常見(jiàn)的excel、word等辦公軟件的熟練使用可以讓工作效率提高。再者，辦公室中的打印機(jī)、傳真機(jī)等也需要文秘工作熟練掌握它們的使用功能，進(jìn)行日常表格或文件復(fù)印打印時(shí)才不會(huì)出現(xiàn)紕漏。現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，有很多會(huì)議不用跟傳統(tǒng)的一樣將所有人聚集在一起才進(jìn)行會(huì)議，現(xiàn)在可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程會(huì)議。所以，文秘工作需要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有一個(gè)基本了解，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)人開展遠(yuǎn)程會(huì)議。還有進(jìn)行資料收集時(shí)要善于利用網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)資源內(nèi)容很豐富，文秘工作者應(yīng)該善于利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工作開展，日常的資料下載、各種信息搜集都是文秘工作者需要掌握的工作技能。

如上文一直所提到的一樣，文秘工作者的工作內(nèi)容非常多并且繁雜，所以，在日常工作中需要文秘可以有處理日常瑣碎事物的能力，將各方面涉及的繁雜小事都可以處理妥當(dāng)。此外，對(duì)于文字的編寫撰寫能力也是文秘工作中的一個(gè)基本技能，與人交談的語(yǔ)言表達(dá)能力也是文秘必須具備的。煤礦企業(yè)中，信息化時(shí)代下，信息化資源的數(shù)量很大，信息內(nèi)容也很多，對(duì)于這些信息內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)對(duì)其的表達(dá)方式很多樣，所以，文秘在進(jìn)行信息整理時(shí)需要利用自己的扎實(shí)文學(xué)知識(shí)功底以及自己的超強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)能力對(duì)這些信息內(nèi)容進(jìn)行整合總結(jié)，整理資料時(shí)應(yīng)該邏輯表達(dá)正確清晰，讓領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然，以提高領(lǐng)導(dǎo)和自身的工作效率。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，每個(gè)人獲取的信息方式都很多樣，員工對(duì)于老板的信息收集變得非常容易，有時(shí)候，因?yàn)樾畔⒒钠占埃髽I(yè)內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)員工對(duì)公司或?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)有不滿意的情緒在，在這個(gè)過(guò)程中，文秘工作者應(yīng)該發(fā)揮其效果，協(xié)調(diào)員工和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，聯(lián)系上下關(guān)系、左右關(guān)系、將員工的意見(jiàn)或者訴求及時(shí)傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，將領(lǐng)導(dǎo)的指令及時(shí)傳達(dá)給員工，讓上下級(jí)關(guān)系變得融洽起來(lái)，從而可以使得企業(yè)可以快速健康的向前發(fā)展。

三、對(duì)文秘工作者的建議措施

信息自動(dòng)化的普及對(duì)于文秘人員提出了更高的要求，將文秘工作者的工作質(zhì)量和效率提高是現(xiàn)在信息時(shí)代文秘行業(yè)的大勢(shì)走向，辦公自動(dòng)化可以將辦公室的管理有效改革，讓領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間也可以進(jìn)行自動(dòng)化管理，所以，文秘工作人員在這個(gè)信息大時(shí)代中應(yīng)該跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，及時(shí)進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)技能學(xué)習(xí)，利用信息化科技將自己的專業(yè)技能提高，并且豐富自己的知識(shí)內(nèi)涵，將信息現(xiàn)代化的實(shí)際內(nèi)涵應(yīng)用到工作中，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)工作。善于利用現(xiàn)代化的工具將可以將文秘的工作質(zhì)量和效率都提高。

因?yàn)槲拿匦袠I(yè)最基本的性質(zhì)就是服務(wù)性，所以文秘工作者可以聯(lián)系其他服務(wù)型工作人員進(jìn)行工作創(chuàng)新，將思維轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)，使被動(dòng)服務(wù)變成主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)也將自己的工作態(tài)度進(jìn)行一個(gè)轉(zhuǎn)變，要主動(dòng)地去熱愛(ài)文秘這個(gè)行業(yè)，不要變得死板。在服務(wù)意識(shí)方面應(yīng)該具有超前的服務(wù)意識(shí)，利用信息現(xiàn)代化的眼見(jiàn)對(duì)文秘工作進(jìn)行探索，了解其規(guī)律性，進(jìn)行動(dòng)態(tài)適用性工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上來(lái)說(shuō)，在煤礦企業(yè)中，文秘工作者對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的幫助很大，在小方面來(lái)說(shuō)是幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作展開，大方面來(lái)說(shuō)，可以促進(jìn)煤礦企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。所以，文秘工作者在工作時(shí)應(yīng)該利用信息化技術(shù)不斷完善自己，適應(yīng)信息化帶來(lái)的轉(zhuǎn)變。

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