企業檔案管理工作存在的問題與改進對策

尹新平

【摘 要】隨著經濟的不斷發展，企業的發展規模也不斷擴大，其檔案管理工作受到越來越多的重視。但是目前企業檔案管理工作還存在很多問題和缺點，由于受到周圍環境和單位實際情況的影響，檔案管理的質量和效率還有待提高。本文分析了企業檔案管理工作存在的問題，闡述了改進企業檔案管理工作的幾點對策。

【關鍵詞】企業;檔案管理;問題;改進對策

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。這一概念是隨著市場經濟的發展，企業信息多元化而產生的。企業檔案在現代企業制度下，不應僅僅被看作是單板的歷史記錄，而應該給予企業檔案一種新的定位。

企業檔案管理的好壞對企業的發展起著重要的作用，一個先進合理的企業檔案管理模式是企業發展的助推器。在日益發展的新形勢下，各企業也會為了更好地適應市場經濟的需求不斷深化改革，制定新的發展戰略。在新的發展戰略實施過程中，企業檔案管理必然會出現新的問題。

1、企業檔案管理目前存在的問題

1.1檔案管理人員專業素質不高。當前很多企業雖然在努力建立專業化的檔案管理部門，積極制定本收集整理檔案管理的規章制度，對企業的各項工作進行協調，但由于大部分管理人員缺乏專業的管理知識和管理手段，因此在實際的工作中使得很多實際問題以及突發狀況得不到積極有效地解決和落實。

1.2企業檔案管理制度不健全。當前很多企業檔案管理缺乏健全的管理制度和監督機制，對企業的檔案管理沒有做出統一的要求，因此企業檔案管理處于比較隨意的狀態，而且由于缺乏相應的管理制度，致使檔案管理手段落后，管理方式停滯不前，使得企業發展過程中的很多資料丟失。

1.3檔案管理不夠規范。在一些企業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：一是案卷標題不規范。二是檔號不規范。三是大部分案卷缺少卷內目錄。四是組卷混亂現象比較嚴重。

1.4檔案管理觀念落后。一是管理方式陳舊。當前企業檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。基層企業辦公經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

1.5在信息開發和編研工作上存在不少問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個人就來編研，使編研產品層次低、質量差、實用性不大、利用價值更小。有的選題雖好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發揮。

2、改進企業檔案管理的對策

2.1轉變傳統的企業檔案管理觀念。在新的時代背景下加強企業檔案管理模式創新，需要對傳統的管理理念進行改革，在信息化時代，應該要加強信息化管理理念和管理模式在企業檔案管理中的應用，使得企業的管理可以與企業的經濟發展目標一致，從而促進企業的可持續發展。由于當前很多企業在發展過程中，領導人員對企業的檔案管理體系所持有的觀念還比較傳統，對現代企業所面臨的環境的認識不夠，因此沒有意識到信息化、科學化檔案管理對企業發展的重要意義。對此，未來企業的發展過程中應該要積極加強對信息化檔案管理模式的認識，建立完善的企業檔案管理體系，對企業檔案管理工作進行細分，確保不同人員的責任可以得到有效的落實。

2.2加強企業檔案管理體系的構建。要建立完善的企業檔案管理體系。在企業檔案管理過程中，一方面要建立自上而下的領導管理體系，以便對企業檔案管理中的各項任務進行有效地傳遞，從而使得企業檔案管理處于一種平衡的狀態。另一方面，企業還應該要建立一個比較明確的橫向管理體系，即在一個部門內要建立完善的管理體系，加強部門領導者與部門員工之間的有效溝通，使得員工的訴求能夠得到滿足，員工在日常工作中的積極性能夠得到有效的提升，當企業高層將管理任務分配下來時能夠發揮不同人員的作用，切實完成各項工作。要建立長期性的管理機制，對企業檔案管理進行規范。企業要想實現可持續發展，就必須要加強對長效管理機制的建立，管理人員要對管理的具體人員進行任務分配，結合企業的發展趨勢和發展目標，設定具體的發展方向，建立起適合企業特點的管理制度，比如在對企業的人員檔案進行管理的時候，應該要加強對工作人員的基本情況的了解，同時根據企業的發展目標，對人員進行培訓。

2.3發揮檔案管理人員的創新主體作用。首先，檔案管理人員要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案管理人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。作為檔案管理人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要。要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求。

2.4加強企業檔案管理現代化。掌握現代化管理技能，提高綜合素質。計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。企業檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。要利用現代化技術，整理檔案。利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于企業和社會。

2.5加強基礎工作。實現檔案數字化是現代檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術活，管理人員需要事先做好材料調查和搜集，對存量文書檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內容。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，排序也必須符合規定。數字化后，還應對數據質量、圖像質量進行檢查，保證萬無一失。

3、結語

總之，在企業發展過程中，檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發展，企業檔案管理工作要進行一定的改革和優化。目前很多企業在檔案管理中還存在著一些問題，這需要加大對管理人員的監管和考核，組織工作人員參加一些關于信息技術的講座，培養其信息化意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的效率和質量，促進企業更加穩定地發展。

【參考文獻】

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