基于辦公自動化的醫院圖書資料管理

何文斌

[摘要] 在醫院圖書資料管理中，采用自動化辦公模式，全面改變了傳統的圖書數據管理模式，提升了醫院圖書資料的管理水平，為醫院的穩定發展奠定了基礎。該文從辦公自動化的特點入手，分析了我國目前醫院圖書資料的辦公自動化管理現狀，并探究了解決方案，以期推動醫院圖書資料管理水平。

[關鍵詞] 辦公自動化;圖書資料;管理;醫院

[中圖分類號] G251 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）06（c）-0111-02

在世界科技信息技術發展日益增快的大時代下，醫院也需要對內部工作進行體制改革，推動醫院辦公的自動化發展，實現醫院圖書資料的高效管理。醫院書籍資料是記錄不同階段醫院發展的重要事件、相關人員和工作數據的重要資料，見證了醫院發展的全過程。在醫院圖書資料管理中應用辦公自動化技術，借助先進的信息技術，實現書籍和教材的高效快速管理，這也是現在醫院圖書資料管理重要趨勢，也是體現了現代醫院管理的創新與發展。

1? 基于辦公自動化的醫院圖書資料管理特點

基于辦公自動化的醫院圖書資料管理具有以下特點：①使醫院工作更高效、精確。醫院的部門種類繁多，且各部門的工作各不相同，所以圖書資料的種類也很多，有案例、病歷、文書、聲像和科研等資料，還包括一些財務、基礎設施和病理方法等，這些都是醫院發展和進步的寶貴財富，會關系到醫院的運作和發展。采用辦公自動化系統，打破了傳統的管理局限，實現圖書管理的高效、實時。②在一定的范圍內實現資源的高效共享。基于辦公自動化條件的計算機技術應用，可以使書籍管理更加規范、科學。提高檔案管理效率，擺脫了物理空間的限制，同時也對其他部門的工作也具有重要意義，加強了醫院圖書管理的私密性。③醫院圖書資料的多樣化存儲方式。在辦公自動化條件下，醫院圖書資料的存儲方式從紙張到文本、視頻和聲音的變化，不僅僅使資源的存儲空間更大，同時也開闊了圖書資料的存儲范圍，不受紙質材料的使用時間的影響，對醫院工作的發展具有重要意義。

2? 醫院圖書資料辦公自動化管理的現狀

醫院中的大量醫學材料以各種形式記錄，例如文字和圖片等。現在很多的醫學材料以數字化文獻的形式存儲，特別是十分寶貴的臨床醫學記錄，這些記錄的存在價值主要基于知識的傳承，必須進行妥善保存。采用辦工自動化技術對醫院圖書材料管理將促進醫院資料管理的模塊化和技術發展，極大地便利了數據資料的存儲。然而，在辦公自動化條件下，現代的醫院圖書資料管理工作仍存在很多不足之處。主要有以下內容。

2.1? 信息化管理制度不完善

當今，我國醫院圖書資料的信息化管理仍然處于向前發展時期，許多醫院的管理系統和設備非常落后，不能滿足目前圖書資料管理發展的基本需求。另一方面，電子文件的存儲方式也存在很多安全隱患，容易泄露患者的病歷，對患者的正常生活造成不利影響。而且，許多醫院在圖書信息管理方面投入了大量資金，但由于傳統觀念的限制，使得圖書信息管理自動化系統不完善，增加了圖書建設和信息管理的難度。

2.2? 辦公自動化系統不先進

由于不同地區醫院的資金狀況不同，在軟件投資的成本也大不相同。由于許多醫院的管理制度缺乏，又由于部分管理人員的水平和能力有限，在實際管理工作中，很容易導致辦公自動化系統無法滿足書籍和資料管理的實際需要，甚至對電子文件管理系統的后期操作造成損壞影響。

2.3? 專業圖書管理人員匱乏

以計算機為基礎的辦公自動化技術的實現是非常有必要的，對書籍和資料的存儲模式的要求也更高，需要多樣化的存儲模式，以確保書籍和資料的完整性和準確性。然而當下在我國從事醫院文件管理的大多數員工都是老員工。在傳統觀念的影響下，他們的工作模式非常簡單，同時，他們對于最新的專業管理知識和操作技能的掌握較差，所以很難有效地完成現代醫院圖書館的材料管理，目前專業的圖書管理人員比較匱乏。

2.4? 圖書資料管理人員的業務能力有待提高

在管理和歸檔過程中對于不同種類的書籍和資料管理應該堅持管理原則，管理方法和管理技巧的有針對性。醫院傳統的圖書材料管理人員教育背景較差，知識儲備不足，未接受過系統的檔案管理知識培訓。以至于其工作能力與實際工作的需要不相符。醫院圖書教材基本上由其他兼職人員完成，缺乏專業人員，兼職人員自身素質和能力相對缺乏檔案管理原則和理論知識，直接影響到醫院圖書資料的順利運作管理。

3? 基于辦公自動化條件的醫院圖書資料管理措施

3.1? 實現圖書資料病例信息資源的一體化

辦公自動化不僅涉及醫院書籍和材料的管理，還涉及醫院檔案和其他材料，醫院應該建立醫療記錄信息和書籍和材料之間一體化，便于醫務人員能夠方便地訪問較全面的資源。對一般的圖書館資料和檔案信息區別開來，設置查看權限級別，系統化管理，實現醫院資源信息的互享，還可以實現等級化管理。

3.2? 增加訂閱式服務，提升服務水平

為了提高服務水平和工作效率，醫院的圖書信息管理系統應該添加訂閱式服務，為部門提供訂閱和傳遞資料的服務。根據單位部門的不同有針對性地進行訂閱，主動提供訂閱文獻的引導。便于醫務人員開展科學研究，也方便了圖書信息管理，滿足用戶需求。在辦公自動化條件下，醫院圖書館管理工作應為用戶提供更便捷的服務，如進行用戶需求調查和制定規范的管理規定。目前，醫院書籍和材料的自動化處理存在優勢和困難，但總體形勢仍然向好，醫院圖書管理的辦公自動化發展是大勢所趨。

3.3? 規范圖書資料管理體系

在擁有優秀的圖書館管理人員后，醫院應做好圖書館資料的規范化管理。醫院應充分調查用戶需求，提升服務質量，突出醫院服務的專業性。由于醫院圖書館管理工作可以提供更專業的參考咨詢服務，因此應該由專業的醫務人員進行管理，定期培訓學習圖書信息管理知識和技能，這不僅可以為用戶提供更貼心的服務，還可以實現圖書館信息的標準化管理。另一方面，圖書館管理系統的標準化可以使醫療工作的針對性更強。書籍和材料的知識內容側重于醫學材料，對于醫院需要更加有針對性的材料，以更好地滿足用戶的需求。例如，服務和臨床信息可以幫助醫務人員解決醫院圖書館信息用戶的知識需求，從而改善工作環境，推動醫院圖書信息管理的辦公自動化。

3.4? 大力引進和培養圖書資料管理人才

隨著目前醫院市場競爭體系的不斷完善，醫院圖書和教材的數量，信息量都有發展多元化的趨勢，醫院需要積極引進培養更多的專業人才來管理醫院的圖書和教材。大力引進和培養圖書資料管理專業人員需要做到：①培養醫院圖書館信息管理人員的法律意識，根據現在對醫院管理人員的需求，加大信息管理，醫療信息分類技能培訓;②管理者需要不斷學習掌握先進的辦公自動化設備、管理理念等內容，提高辦公自動化應用能力，加強對當前醫學專業知識管理，醫院運作流程等內容的理解;③健全醫院績效考核體系，調查管理人員的工作實施情況，可以給予優秀員工適當的精神或物質獎勵，以激發醫務人員的工作積極性，從而促進醫院圖書館管理工作的順利實施;最后培養管理人員的服務意識，以使用醫院書籍和材料用戶需求為標準，制定更詳細，更廣泛的服務項目和服務范圍。

4? 結語

綜上所述，不斷提高醫院服務水平和醫院管理模式的提高，利用網絡技術與醫院臨床管理的結合是現代醫院發展的重要潮流趨勢。所以，基于辦公自動化條件，提升醫院對圖書資料的管理，不但有利于提高醫院的管理水平，還可以提高未來醫院管理中圖書資料的利用率和保存效率，在今后的圖書資料管理中，有關部門應該同時也非常重視辦公自動化工作，進一步提高了醫院信息管理的效率和層次，為醫院提供更廣闊的發展空間。

[參考文獻]

[1]? 熊光星，賈紅巖，童樣銘，等.利用醫院辦公自動化系統實現醫療設備電子說明書管理[J].醫療衛生裝備，2015，36（7）：37-38.

[2]? 郭曉玲，張雅茹，周秀梅，等.淺析醫院辦公自動化系統在醫院圖書館信息服務中的應用[J].中華醫學圖書情報雜志，2014（12）：48-51.

[3]? 米語嵐，邢簇沫，肖未鑫，等.探究基于醫院辦公自動化系統的應急管理平臺處理應急事件能力分析[J].中國醫藥，2015，10：32-35.

[4]? 吳佳瑩，黃萌苛，李國良，等.基于辦公自動化系統醫院動態辦公日志系統設計[J].解放軍醫院管理雜志，2016，23（2）：19-20.

[5]? 李月秋，臧瑞英，王紅珊，等.研究新時期醫院圖書資料病案信息資源一體化管理的必要性[J].山東精神醫學，2001（1）：73-74.

（收稿日期：2019-03-26）