檔案管理信息化視域下的檔案管理措施

趙麗彬

摘 要：伴隨科學技術的進步與發(fā)展，我國社會已經(jīng)步入到網(wǎng)絡化、信息化發(fā)展時代，在這樣的時代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展也越來越離不開各種信息化技術。對于檔案管理工作來說，信息化技術的運用可在一定程度上減輕管理人員的工作壓力，并實現(xiàn)管理效率和管理質量的提升。本文筆者就對檔案管理信息化視域下的檔案管理措施進行了分析和研究。

關鍵詞：檔案管理 信息化 管理措施

檔案管理信息化主要強調的是檔案保存方式的轉變，也就是把傳統(tǒng)實體保存的檔案管理模式轉變?yōu)殡娮踊?shù)字化保存的檔案管理模式，進而實現(xiàn)對檔案資料的長期、完整保存，同時還能實現(xiàn)檔案資源的實時共享，便于相關人員隨時查閱，使檔案資源的價值得到最大化發(fā)揮。

一、檔案管理信息化中存在的主要問題

（一）檔案管理人員的綜合素質偏低

從當前的現(xiàn)狀來看，我國諸多企業(yè)和單位的檔案管理人員在綜合素質上都參差不齊，且大部分人員的專業(yè)水平都比較低，具體主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，很多檔案管理人員是從其他崗位調到檔案管理崗位上的，屬于“半路出家”，根本不具備檔案管理方面的專業(yè)知識背景，對檔案管理工作的理解也不夠到位，需要經(jīng)過較長時間的磨合才能適應檔案管理工作崗位的要求。第二，部分管理人員缺乏工作責任感，尤其是一些年齡較大的老員工，將檔案工作看作是自身職業(yè)生涯的最后一環(huán)，抱著得過且過的心態(tài)。此類人員往往沒有足夠的熱情和精力去學習，在檔案管理信息化上更是覺得無所謂，跟自己沒有什么關系，完全沒有去主動學習各種信息化管理技能的想法。第三，很多新引進的青年管理人員雖然具備檔案管理的專業(yè)知識與熟練的信息化管理技能，但是在實踐經(jīng)驗上往往不夠豐富，這也對檔案管理信息化發(fā)展產生了一定的阻礙。

（二）缺乏明確的檔案信息化管理標準

在檔案管理信息化發(fā)展過程中，還未形成完整、成熟的管理制度與管理系統(tǒng)，國家檔案局對各單位的檔案管理工作大都只是進行業(yè)務性的指導，對于非直屬單位的檔案管理工作者與相關領導的考核并不具備話語權，所以，在相關管理制度與管理系統(tǒng)的構建上只能發(fā)揮建議性的作用，缺乏行政強制力，再加上不同行業(yè)、不同單位在檔案工作上各有各的標準與要求，這就進一步加大了檔案信息化管理標準統(tǒng)一的難度。

二、檔案管理信息化視域下的檔案管理措施

（一）樹立檔案信息化管理觀念

觀念是行動的指導，因此，要實現(xiàn)檔案管理信息化工作的有效開展，首先就必須具備檔案信息化管理的觀念。檔案管理工作本質上講屬于一項服務性工作，在實際開展此項工作的時候需要考慮到服務對象的具體需求。而在新時代背景下，檔案需求者給企業(yè)和單位的檔案管理工作提出了更高的要求，所以，檔案管理人員必須做到與時俱進，積極更新自身的工作理念，樹立檔案信息化管理觀念，積極配合檔案管理信息化建設工作的開展，并具備學習意識和創(chuàng)新思維，通過以身作則帶動員工積極學習各種新知識和新技能。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理人員綜合素質的高低對檔案管理信息化工作的順利推進有著非常直接的影響，所以，必須注重對檔案管理工作人員綜合素質的提升。首先，必須做好管理人員的選拔工作，要求所有從事檔案管理工作的人員必須具備一定的專業(yè)知識背景和實踐經(jīng)驗，確保其能有效勝任檔案管理工作。其次，要加強對檔案管理人員的教育培訓，定期安排檔案管理人員參與各種專業(yè)化培訓活動，使其了解當今時代各種全新的信息化管理知識，并具備熟練運用信息化管理技能開展檔案管理工作的能力。另外，還要注重提升管理人員的服務意識，增強其工作責任感，使所有檔案管理人員都能意識到自身工作的重要性，并以積極、認真的態(tài)度去完成工作。

（三）制定統(tǒng)一的檔案信息化管理標準

首先，國家相關部門應以自身的權力為依托，盡快出臺檔案信息化管理工作的統(tǒng)一標準，結合實際操作中的常見問題，對行業(yè)內各單位的管理行為進行統(tǒng)一、有效約束，以此確保檔案管理各環(huán)節(jié)的電子數(shù)據(jù)都能實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和有效性。其次，要注重各種先進科學技術在檔案管理信息化工作中的應用，不斷提高管理工作的專業(yè)化水平。此外，政府還應當出臺相關指令和政策督促各單位配備足夠的檔案信息化管理器材。

（四）加強信息安全建設

信息安全是檔案管理信息化建設的基本前提，所以，必須構建一個完善的信息安全保障體系，避免網(wǎng)絡病毒、黑客攻擊等對檔案信息造成損害。另外，還要建立科學有效的監(jiān)控機制，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決網(wǎng)絡安全問題，為檔案信息資源的安全性提供保障。

三、結語

總之，檔案管理信息化是當今時代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，要實現(xiàn)檔案管理信息化建設的目標，就必須轉變傳統(tǒng)觀念，樹立檔案信息化管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質，加快推進相關管理標準的統(tǒng)一，并落實好信息安全建設工作，以免出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失等問題。

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