信息化背景下中學檔案數字化管理與建設研究

黃乾慧

摘 要：在信息化背景下中學檔案管理走數字化發展道路要求檔案管理工作人員幫助全體教職工樹立檔案意識，做到全員參與、在工作中做到實時歸檔，配合檔案管理部門順利開展檔案材料收集工作;同時還要合并傳統紙質檔案檢索系統，形成統一的檔案電子檢索系統;最后要加強電子檔案網絡安全性、可靠性及保密性工作，保證中學檔案管理數字化進程順利開展。

關鍵詞：信息化背景;中學檔案;數字化管理與建設

中學檔案是對學校發展歷史的記錄，其中既包括珍貴的教育教學管理經驗，又包括歷屆學校教職工及學生檔案以及學校發展中出現的重大歷史事件回顧，是學校發展歷程的縮影，所以建立健全中學檔案在校園工作中處于比較重要的地位。

在信息化大背景下，中學檔案管理與建設走數字化發展道路也是大勢所趨。檔案工作人員要充分利用網絡資源及計算機工具提高檔案工作效率，提升檔案部門服務水平，方便檔案材料再利用及提高利用效率，發揮創新思維，因地制宜，及時解決中學檔案數字化管理與建設過程中遇到的問題，保證中學檔案管理模式數字化進程順利開展。

一、中學檔案數字化管理與建設途徑

1.檔案部門做好檔案宣傳工作，幫助學校全員樹立檔案意識

在傳統檔案管理模式下，學校領導缺乏檔案管理意識，對檔案工作重視不到位，認為檔案工作完全就是檔案部門的事情，和其他人員沒有關系。很多學校平時并不收集整理應歸檔的資料，造成資料流失、損壞，在檔案部門去收集時又拿不出，造成各種手忙腳亂、有的甚至制造假文件。

殊不知，學校每一位教職工都會產生檔案資料，是集體貢獻的產物，檔案歸檔工作關乎學校每一位教職工及在校學生，小到一位教師的聘用合同、一位學生的學籍檔案或者期中考試一個同學的語文考試成績，大到全員師生參加的年度校慶、年終總結大會等等。學校檔案是對所有在職員工及重大事件的實時記錄，所以檔案工作需要全校參與，需要每位教職工都具備檔案意識，知道所在職位平時工作中都需要歸檔的文件種類，能做到在工作中實時歸檔，這樣才能保證檔案部門在年終搜集檔案材料時能有跡可循。

為此，學校檔案部門在一個教學階段開始時就要做好各個種類職位需要收集、歸檔的材料類型以及相應的歸檔標準。可以針對學校不同工種制作檔案歸檔小冊子，保證不同類型職位上的在職人員都能知道自己在平時工作中哪些文件是需要歸檔保存的，保存標準是什么樣的。并與各個職位代表召開碰頭會，確定該教學階段該崗位在工作進程中需要歸檔的文件類型，保證所有教職工都具備工作中實時存檔的意識。

另外，為了保證檔案材料收集工作順利開展，檔案部門要建立獎懲標準，校方領導出面對按照規定及時準確填寫檔案材料的教職員工給予獎勵，對漠視檔案收集工作、嚴重拖拉、填寫材料不符合要求的給予懲罰，獎勵和懲罰都要納入各個職位年度績效考核中。

2.建立規范、統一的檔案電子檢索系統

傳統紙質版本檔案檢索系統要逐步合并入電子檢索系統中，電子版本材料與紙質版本材料合并共用一個電子檢索系統。針對一份檔案材料如果既有電子版又有紙質版本蓋章原版，那就在檢索系統中標注，有需要借閱紙質版本蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應的手續才能借閱;但是，針對一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部內容轉化為電子檔案，只能以紙質的形式入庫，這種情況只要在電子檢索系統中建立該材料的索引，標注為“紙版，無電子版，需要查閱請到檔案部門借閱”就可以了。

3.保障電子檔案的安全性、可靠性和保密性

電子化檔案不同于紙質版檔案，檔案工作人員的一個人工操作失誤、按錯一個鍵就有可能丟失所有的電子檔案，所以要加強對檔案工作人員的職業素質培養，同時要加強電子檔案系統的穩固性，實行多級備份管理。同時也要保證存儲電子檔案材料的光盤或移動硬盤的安全，避免存放不當造成損壞、脫磁等。另外，可根據檔案材料重要性及保密基本通過設置更改可讀性、設置口令、加密等保障安全。

另外，由于電子化檔案需要有針對客戶的查閱窗口，是一個小型的局域網絡，計算機故障、互聯網病毒與黑客入侵等等互聯網網絡安全問題也會威脅到電子檔案的安全，所以，要加強電子檔案系統網絡安全。檔案人員還需定期備份，確保在遭受信息泄露后能夠第一時間利用備份信息來恢復日常工作，減少損失。

就中學檔案信息來看，有些信息是向社會公開的，有些涉及人事安排、工資福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就會出現信息泄露等重大問題。檔案部門要建立保密保障制度并與員工簽署保密協議。

二、總結

中學檔案管理走數字化發展道路在信息化大背景下是大勢所趨，檔案管理工作人員要審時度勢、充分利用互聯網和計算機工具，提升檔案管理工作水平，幫助全員樹立在工作中隨時存檔、歸檔的意識，建立統一的檔案電子信息檢索系統，保證電子檔案的安全性、可靠性和保密性。

參考文獻：

[1]張靜.校園數字化建設系統架構的檔案數字化服務平臺建設[J].現代情報，2010（11）.

[2]易南冰.信息化背景下檔案數字化建設路徑探索[J].信息化建設，2016（2）.

編輯 高 瓊