論管理文秘課程實(shí)踐的重要性

楊秋妍

【摘要】管理文秘課程是公共事業(yè)管理專(zhuān)業(yè)的必修課程，致力于培育學(xué)生綜合的調(diào)研工作能力、督查信訪能力、會(huì)議管理能力、辦公室事務(wù)管理能力、檔案管理能力等各項(xiàng)核心能力。這門(mén)課程應(yīng)當(dāng)圍繞實(shí)踐性去開(kāi)展課堂教學(xué)。從管理文秘課程的內(nèi)容與價(jià)值出發(fā)，闡釋了其實(shí)踐的重要性及具體的實(shí)踐路徑，以期能夠?yàn)樘岣哌@門(mén)課程的課堂效率和實(shí)踐效果有所裨益。

【關(guān)鍵詞】管理文秘課程 實(shí)踐 重要性

一、引言

現(xiàn)代社會(huì)信息多樣復(fù)雜，事務(wù)性工作龐雜繁瑣，對(duì)管理人才的能力和資源需求越來(lái)越高，公共管理事業(yè)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生應(yīng)當(dāng)致力于每一門(mén)專(zhuān)業(yè)課程的深入學(xué)習(xí)和實(shí)踐，才能夠響應(yīng)社會(huì)就業(yè)需求，其中管理文秘就是公共事業(yè)管理專(zhuān)業(yè)的一門(mén)應(yīng)用性非常強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)課程。但是在實(shí)踐中，由于受到教學(xué)條件的制約和傳統(tǒng)填鴨式教育理念的束縛，導(dǎo)致管理文秘課程的開(kāi)展無(wú)法切實(shí)得到實(shí)踐化實(shí)施，有害于學(xué)生的調(diào)研工作能力、督查信訪能力、會(huì)議管理能力、辦公室事務(wù)管理能力、檔案管理能力等各項(xiàng)核心能力的提升。有鑒于此，本文圍繞管理文秘課程的實(shí)踐性，結(jié)合管理文秘課程的內(nèi)容與價(jià)值，闡釋了其實(shí)踐的重要性及具體的實(shí)踐路徑，以期能夠?yàn)樘岣哌@門(mén)課程的課堂效率和實(shí)踐效果有所裨益。

二、管理文秘課程的內(nèi)容與價(jià)值

各個(gè)學(xué)校的管理文秘課程由于教材選用不一，具體內(nèi)容不盡相同，但概括起來(lái)大概有以下幾個(gè)內(nèi)容：

第一，調(diào)研工作。這一內(nèi)容一般是給學(xué)生列出多個(gè)調(diào)查報(bào)告的選題，學(xué)生可以自由組合，1～6人一組，進(jìn)行選題、取樣、調(diào)查、分析、撰寫(xiě)報(bào)告等工作的分工合作，完成一篇調(diào)查報(bào)告的撰寫(xiě)。這是一個(gè)綜合性的課程內(nèi)容，學(xué)生在這個(gè)過(guò)程中需要鍛煉溝通能力、文字素養(yǎng)、邏輯思維能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。

第二，督查信訪。這一內(nèi)容一般是鍛煉學(xué)生接待和處理來(lái)查來(lái)訪的能力，課堂上這一內(nèi)容的開(kāi)展具體素材不容易選取，一般是采用情境模擬的方式開(kāi)展教學(xué)，盡可能落到實(shí)踐中去。

第三，會(huì)議管理。這一內(nèi)容是要學(xué)生學(xué)會(huì)如何籌備、召集、召開(kāi)會(huì)議以及對(duì)會(huì)議工作的善后處理，這一內(nèi)容的課堂教學(xué)開(kāi)展方式多種多樣，情景模擬、案例互動(dòng)、開(kāi)放體驗(yàn)都可以。

第四，辦公室事務(wù)管理。這一內(nèi)容就要求學(xué)生把自己定位為一名辦公室文秘專(zhuān)員，處理日常辦公中可能遇到的各種事情，如撰寫(xiě)文稿、召開(kāi)會(huì)議、開(kāi)展調(diào)研、演講、報(bào)告等，對(duì)學(xué)生的綜合實(shí)踐能力要求較高。

第五，檔案管理。檔案管理是文字管理工作的延伸，是將文稿、檔案、數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、分類(lèi)、歸檔。

三、管理文秘教學(xué)課程實(shí)踐的重要性

（一）培育良好的文字素養(yǎng)

文字素養(yǎng)是文科學(xué)生的最基本能力，通過(guò)管理文秘課程中的調(diào)研工作、會(huì)議記錄等，形成調(diào)研報(bào)告、會(huì)議報(bào)告，最終就能夠鍛煉學(xué)生的文字素養(yǎng)。教師可以就學(xué)生的文字材料進(jìn)行格式、形式和語(yǔ)句上的指導(dǎo)，但是歸根結(jié)底還是要學(xué)生自己動(dòng)筆、動(dòng)腦，這樣才能不斷磨煉出良好的文字素養(yǎng)。例如，有的學(xué)生將來(lái)可能會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)的文秘或者辦事助手，領(lǐng)導(dǎo)大會(huì)小會(huì)的演講稿都需要文秘來(lái)起草、撰寫(xiě)，文稿的撰寫(xiě)需要搜集資料、分析調(diào)研數(shù)據(jù)，最終形成初稿，然后不斷修正加工，這一切都需要良好的文字素養(yǎng)來(lái)支撐。

（二）提高檔案管理的能力

檔案管理是文字管理工作的延伸，我們撰寫(xiě)的文稿、搜集的資料、調(diào)研的結(jié)果，最終都是要以檔案的形式留存，方便查閱。檔案管理工作包括了對(duì)文件材料的收集、整理、鑒定、檢索、保管、利用等環(huán)節(jié)，其最終目的是為機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位的中心工作提供素材、憑證與參考。例如，有的學(xué)生將來(lái)可能會(huì)在政府機(jī)關(guān)工作，針對(duì)當(dāng)年的工作進(jìn)行總結(jié)，一定要對(duì)比往年的工作數(shù)據(jù)，如果往年的工作數(shù)據(jù)沒(méi)有檔案管理，無(wú)從查閱，那么今年的工作總結(jié)就無(wú)法對(duì)比，也無(wú)法印證成效如何。檔案管理的實(shí)踐不同于管理文秘課程的其他內(nèi)容，缺乏實(shí)踐場(chǎng)所，多數(shù)教師只能停留在講解上，正確的做法是應(yīng)該帶學(xué)生到學(xué)校的圖書(shū)館、檔案館去，親子觀摩實(shí)踐中的檔案管理是如何開(kāi)展的，這樣才能將檔案管理落到實(shí)踐中去。

（三）形成組織協(xié)調(diào)辦事能力

現(xiàn)在無(wú)論是政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，沒(méi)有一個(gè)單位不需要召開(kāi)會(huì)議，甚至有的單位每天都要召開(kāi)會(huì)議，管理文秘課程中的會(huì)議工作對(duì)組織協(xié)調(diào)辦事能力非常高，實(shí)踐中，文秘專(zhuān)員往往需要負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)的籌備、召集、召開(kāi)、善后等一系列工作，而且這些工作都不是流水作業(yè)，是需要發(fā)揮主觀能動(dòng)性的，因?yàn)槊恳淮螘?huì)議的目的、場(chǎng)所、參會(huì)人員都不一樣，會(huì)議工作負(fù)責(zé)人就是要將所有資源整合，圓滿完成會(huì)議。開(kāi)展管理文秘課程中的會(huì)議管理內(nèi)容教學(xué)時(shí)，教師應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用情境教學(xué)的方式，讓學(xué)生到實(shí)踐中去鍛煉，才能夠鍛煉組織協(xié)調(diào)辦事能力。創(chuàng)設(shè)情境，即以“情”激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和學(xué)習(xí)欲望，用“境”為學(xué)生提供認(rèn)知背景，這種教學(xué)方式和方法早在20世紀(jì)80年代就被廣泛應(yīng)用于各個(gè)學(xué)科的教學(xué)，由于管理文秘課程是一門(mén)需要切身去感受、體驗(yàn)和領(lǐng)悟的學(xué)科，所以情境教學(xué)實(shí)踐的應(yīng)用就顯得更加重要了。

（四）信息管理提高管理效率

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+模式的普及，大數(shù)據(jù)時(shí)代、信息時(shí)代早就已經(jīng)來(lái)臨，各行各業(yè)都徜徉在信息的海洋里分享紅利，同時(shí)信息管理對(duì)于提高各行各業(yè)的工作效率也是不言而喻的。上個(gè)世紀(jì)電腦還不算普及，但是現(xiàn)在每一個(gè)單位、每一名員工都有工作電腦，足見(jiàn)信息管理的重要性。管理文秘課程中的信息管理內(nèi)容，雖然不要求學(xué)生具備超高的數(shù)據(jù)庫(kù)IT能力，但是文秘管理部門(mén)的信息是一種特殊類(lèi)型的社會(huì)信息，為領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)提供準(zhǔn)確、有效的信息是其實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策和有效管理的重要條件和依據(jù)，學(xué)生最起碼需要掌握看懂?dāng)?shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)的基本能力。教學(xué)實(shí)踐中許多教師對(duì)信息管理內(nèi)容的授課較為困擾，因?yàn)楣彩聵I(yè)管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)生多數(shù)為文科生，對(duì)信息管理的應(yīng)用學(xué)習(xí)困難，筆者認(rèn)為，教師和學(xué)生都必須認(rèn)識(shí)到這一內(nèi)容的重要性，同時(shí)未來(lái)的工作崗位上，信息管理能力是不可缺少的能力之一，因此，內(nèi)容的實(shí)踐更加重要。

（五）養(yǎng)成良好的溝通能力

文秘人員在組織中起到樞紐與協(xié)調(diào)的作用，要完成一個(gè)組織中上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的工作，溝通能力特別是有效的溝通是文秘人員必備的一個(gè)基本素質(zhì)，有效溝通是保證組織良好運(yùn)轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑。能在盡量短的時(shí)間內(nèi)，得到需要的盡可能多的有用信息，這才是具備了有效溝通能力的一種體現(xiàn)。溝通能力的鍛煉不是一蹴而就的，應(yīng)當(dāng)滲透在管理文秘課程的每一項(xiàng)內(nèi)容中，在調(diào)研工作中，讓學(xué)生親自參與，和調(diào)研對(duì)象互動(dòng)、交談，取得調(diào)研對(duì)象的信任，讓調(diào)研工作事半功倍;在督查信訪中，讓學(xué)生體驗(yàn)如何處理來(lái)查來(lái)訪，如何接待來(lái)查來(lái)訪人員，應(yīng)對(duì)多種突發(fā)事件，不知不覺(jué)中鍛煉溝通能力;在會(huì)議管理中，讓學(xué)生模擬會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)和場(chǎng)景，設(shè)計(jì)一些棘手問(wèn)題，在實(shí)踐中磨練學(xué)生的溝通處事能力;在辦公室事務(wù)管理和檔案管理中，讓學(xué)生圍繞主題撰寫(xiě)文字材料并進(jìn)行演講，也能夠提升學(xué)生的溝通實(shí)踐能力……凡此種種，不一而足。

四、結(jié)語(yǔ)

作為公共事業(yè)管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)生，畢業(yè)后大多數(shù)要走上文秘、管理、綜合等崗位，因此必須具備基本的溝通、組織、文字、檔案、信息管理等核心能力，管理文秘課程恰好是鍛煉這些核心能力的。為了能夠讓學(xué)生更快地成長(zhǎng)，更有的放矢地應(yīng)用，管理文秘課程必須是基于實(shí)踐開(kāi)展教學(xué)的，只有發(fā)揮了學(xué)生的主觀能動(dòng)性，才能夠讓學(xué)生真正習(xí)得實(shí)踐能力。值得一提的是，管理文秘課程中的各項(xiàng)內(nèi)容不是孤立存在的，在實(shí)踐中往往是多種能力并用的，因此管理文秘課程的教學(xué)還必須將多個(gè)內(nèi)容融合以開(kāi)展實(shí)踐教學(xué)。

參考文獻(xiàn)：

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