“五常法”下的高職檔案管理模式研究

摘 要：高職檔案對記錄學校的歷史沿革，對學校未來的發(fā)展建設有著重要的參考意義，但高職院校一直以來都不太重視檔案管理工作。而隨著高職院校的改革不斷加深，檔案管理也需要相應地提高效率和檔案的利用率，迫切需要進行改革創(chuàng)新。“五常法”是進行高職檔案改革管理最行之有效的方法之一。本文對高職檔案管理的現(xiàn)狀進行闡述，并對使用“五常法”進行檔案管理的應用進行分析。

關鍵詞：五常法;高職院校;檔案管理

檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分之一。近年來，隨著高職院校改革的不斷加深，高職院校的檔案管理工作開始不適應改革發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理存在許多問題。例如，高職檔案管理人員的管理意識差、管理方式不規(guī)范。“五常法”即常清掃、常整理、常規(guī)范、常整頓、常自律。它是起源于日本，再由香港傳入內地的一種管理方式，最初的應用領域范圍是環(huán)境衛(wèi)生管理。但因它在物品管理方面表現(xiàn)出強大的優(yōu)勢，已被廣泛運用于食品衛(wèi)生、醫(yī)療器械管理等多種物品管理領域。因此，“五常法”的管理模式是進行高職檔案管理改革最行之有效的方法之一。這種方法可以促進高職檔案管理工作的高效開展，保證學校資料的利用率，保護學校資料的安全。

一、“五常法”在高效檔案管理中的必要性

1.提升高職檔案管理人員的管理意識。高職院校具有人員流動性大的特點。在傳統(tǒng)的高職院校管理工作中，主要以院校招生、形象建設、教學質量、課程設置方面的投入為主，往往忽視了學校的檔案管理工作。因此，高職院校檔案管理的工作人員管理意識差，缺乏規(guī)范的檔案管理能力，導致學校檔案管理工作跟不上高職院校改革的步伐。出現(xiàn)檔案管理混亂、難以尋找等問題，甚至出現(xiàn)檔案丟失、存放遺漏等現(xiàn)象，對院校的檔案管理造成嚴重的損害，常常出現(xiàn)部分資料無法查詢的狀況。這些不良影響導致學校在規(guī)劃未來的發(fā)展建設中，因找不到相應的資料可以借鑒而影響學校制定發(fā)展建設計劃。“五常法”便可以很好地解決這些問題。它明確地提出了五種檔案管理的原則，使工作人員能明確按照這五個原則來進行檔案管理。在“常規(guī)范”中，對管理人員以及工作專業(yè)技能有較高的要求，有相應的管理制度和考核規(guī)范，這樣，檔案人員的管理意識會相應地提高，操作也更加規(guī)范。

2.增強高職檔案管理方式的規(guī)范度。目前，高職院校的檔案管理工作多采用傳統(tǒng)的管理模式，在管理流程中，依舊建立在檔案歸檔、組織立卷、進行裝訂的環(huán)節(jié)上，形式單一。在分類管理中，對先進技術的使用率低，脫離先進的互聯(lián)網信息技術、自動化技術，仍舊使用人工操作，既浪費人力、物力，也容易出現(xiàn)錯誤。而“五常法”的應用，要求管理人員在進行檔案管理工作的過程中根據(jù)五個原則，有條理、有計劃嚴格地進行，將會增強檔案管理方式的規(guī)范度。例如，在“常整頓”中，需要定期進行各類檔案的分類管理。基于檔案分類管理的復雜特點，無法進行單一的人工操作，需要利用互聯(lián)網技術，進行精準地檢索、收集，系統(tǒng)地歸類、整理。如果實物、紙質的儲存方式不同，就要根據(jù)檔案資料的特點進行分類儲存，才能保證檔案資料的安全性。“五常法”相當于為高職檔案管理工作樹立一個原則，在一定原則下開展管理工作，增強了高職檔案管理工作的規(guī)范度。

二、“五常法”在高職檔案管理中的應用分析

“五常法”的應用原則為：常清掃、常整理、常規(guī)范、常整頓、常自律。其中，“常清掃”要求定期對檔案進行清潔、整理;“常整理”要求對檔案管理工作進行區(qū)域劃分、明確職責;“常規(guī)范”要求對檔案管理工作進行管理、考核;“常整頓”要求對檔案進行分類、保存;“常自律”要求檔案管理工作人員提升工作能力、端正工作態(tài)度。

1.“常清掃”在高職檔案管理的應用。在高職檔案管理工作中，“常清掃”即做好檔案資料以及環(huán)境的衛(wèi)生工作，保持檔案資料以及環(huán)境的干凈、整潔。這就要求檔案管理部門對檔案的清潔管理制定出科學的清潔流程，定期做好除濕、防塵、防蟲等工作，做好整個檔案存放室，包括劃分的閱讀區(qū)域等空間的清潔工作，并在整個清潔管理的過程中，嚴格執(zhí)行規(guī)范的清潔流程，確保檔案的安全。為防止受潮，檔案室內空氣中的含水量不得高于80%，要保持整個檔案存放室的干燥;為防止火災，整個檔案室內禁止使用不合格電器、禁止吸煙，并嚴格遵守消防要求，安裝有效的防火系統(tǒng)和滅火系統(tǒng)，并定期進行檢查。還要注意防曬、防光，有部分檔案屬于紙質檔案，紙張內含有木質素、半纖維素、纖維素，這些物質易與光產生光解反應進而氧化等。就要在檔案室的窗戶裝上窗簾，避免檔案資料被陽光直射。因存放有紙質資料，紙質中含有纖維成分，要注意防蟲、防鼠，定期對檔案進行密封、消毒、除塵。除了預防工作，還要對破損的檔案進行修復處理。例如，發(fā)現(xiàn)紙質檔案被蟲蛀，應立即檢查被蛀的檔案資料以及存放該資料周圍的其他資料情況，清理干凈蟲屑，將被損害的資料除塵后，裝入塑料袋密封，再放入專門的紙質殺蟲冷柜中進行處理。

2.“常整理”在高職檔案管理的應用。“常整理”即將高職檔案管理工作的具體區(qū)域進行劃分，將檔案室分為辦公區(qū)域、借閱區(qū)域、庫房區(qū)域等，并且各類區(qū)域布局要合理、分工明確、流程簡捷。辦公區(qū)用于檔案管理人員進行辦公。在該區(qū)域內安裝電腦、辦公設備等，方便工作人員進行辦公。借閱區(qū)可分為存放區(qū)、閱讀區(qū)、公共設施區(qū)等。存放區(qū)用于存放檔案資料。作為檔案資料庫，應與其他區(qū)域做好隔絕工作，以免損害檔案資料，保證檔案資料的安全。閱讀區(qū)是查閱者進行閱讀的區(qū)域。在該區(qū)域內設置專門閱讀的桌椅，方便查閱者閱讀資料，其環(huán)境要安靜、整潔，燈光要符合閱讀模式，切忌過于明亮或過于昏暗。公共設施區(qū)是查閱者的休閑區(qū)域。該區(qū)域為公共開放區(qū)域，方便查閱者進行休息。此外，還要設置庫房區(qū)，用于放置一些有關檔案管理的辦公用品的庫存、雜物等等。

3.“常規(guī)范”在高職檔案管理的應用。“常規(guī)范”的具體要求，一方面，要制定高職檔案管理的工作規(guī)則，運用有效的管理方式，對檔案室的環(huán)境以及各區(qū)域的管理和各項安全措施制定相關準則條例。另一方面，對檔案管理人員要嚴格要求，并定期組織檔案管理人員進行專業(yè)的學習和培訓，還要對檔案管理人員進行考核，提升檔案管理人員的專業(yè)素質和專業(yè)技能。此外，還要建立完善的檔案管理制度，對檔案的歸檔、修復、整理、銷毀等工作流程要進行嚴格、具體的設定。例如，對工作人員進行一年兩次的工作考核。設置有關檔案管理知識的題目，通過考試的方式進行摸底，了解檔案工作人員對檔案管理操作的掌握程度。每年對檔案管理工作人員進行至少兩次的專業(yè)技能培訓，以提高工作人員的專業(yè)技能。主動學習借鑒他人的有利經驗，積極學習兄弟學校優(yōu)秀的檔案管理方式，優(yōu)化自身的檔案管理工作。管理層領導要定期對檔案室的運作狀況和檔案管理人員的工作狀況、消防安全措施等進行檢查，排除各方面隱患。

4.“常整頓”在高職檔案管理的應用。“常整頓”是指在高職檔案管理工作中的檔案分類管理工作。高職院校中的檔案庫一般分為教學檔案、圖書檔案、科研檔案、歷史檔案等。這些檔案又分為實物類型、文本類型等多種類型載體。要完成高職檔案的分類管理工作，首先，要對這些檔案進行存放，之后按照檔案管理的統(tǒng)一原則對他們進行存檔;其次，對存檔的檔案進行編號，確立各分類的編號和各自的文件編號之后，統(tǒng)一錄入學校的計算機檔案管理檢索系統(tǒng);再次，對珍貴、重要的檔案進行掃描備份，以便今后的查閱和保存;最后，對檔案的存放情況進行定期檢查，如實物檔案破損，或是文本檔案紙張有污染、破損等情況，要及時進行修復，通過科學的方式進行重新刻錄、裝訂、復原等，保證檔案存放的質量。

5.“常自律”在高職檔案管理的應用。所謂“常自律”，在高職檔案管理的實際應用中，即檔案管理人員自身要積極主動地學習，不斷提高專業(yè)知識能力，端正工作態(tài)度，以良好的心態(tài)開展工作。高職檔案管理人員要提升自身能力應做到以下幾點：首先，端正工作態(tài)度。能力的提升是一個積累的過程，如果工作態(tài)度不端正，那么將會影響工作的熱情，高職檔案管理人員應樹立一定的責任意識，重視檔案對學校發(fā)展的重要作用，在崗位中求真務實、腳踏實地地完成檔案管理的工作;其次，多關注能力提升的過程。高職檔案管理工作人員要注重專業(yè)能力提升過程中量的積累，多數(shù)工作人員過于看重結果，忽視學習過程帶來的經驗積累，會失去工作的信心;再次，學會主動學習。主動查閱、學習有關檔案管理的資料，積極參加院校組織的檔案管理工作的培訓以提升自身專業(yè)技能;最后，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的精神，擺正姿態(tài)。檔案管理工作人員既是一名技術人員，又是一名服務人員。明確其是為維護檔案的安全，學校的發(fā)展進行服務的，要以良好的服務態(tài)度服務廣大師生，開展檔案管理的工作。此外，領導部門要對檔案管理人員實行一定的獎懲機制，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，并建立績效考核機制，將工作人員的工作表現(xiàn)納入績效評比范圍。

三、結語

高職檔案對記錄學校的歷史沿革，對學校未來的發(fā)展建設有著重要的參考意義。隨著高職院校的改革不斷加深，檔案管理也需要相應地提高效率和檔案的利用率，迫切需要進行改革創(chuàng)新。“五常法”在高職檔案管理工作中不失為一個行之有效的方法。這一新型的物品管理模式可以促進高職檔案管理工作的高效開展，保證學校資料的利用率，保護學校資料的安全，提升高職檔案管理人員的管理意識，增強高職檔案管理方式的規(guī)范度。它在高職檔案管理中的實際應用，能夠做好檔案資料以及環(huán)境的衛(wèi)生工作，保持檔案資料以及環(huán)境的干凈、整潔，并能對高職檔案管理工作的具體區(qū)域進行劃分，促進檔案管理人員積極主動地學習，不斷提高專業(yè)知識能力，以良好的心態(tài)開展工作。因此，高職院校應注重本校的檔案管理工作，并將大力推廣“五常法”應用于高職檔案管理中。

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作者簡介：張婭紅（1974-），女，回族，助理檔案館員，政工師，本科，研究方向：檔案管理，工作單位：寧夏職業(yè)技術學院（寧夏廣播電視大學）。