數字時代高校檔案館資源建設轉型研究

孫康燕 李薇 雷素琳

摘 要：當前現代信息技術不斷發展，高校的檔案館中也應用了計算機管理，以往的資源建設模式顯然已經無法滿足當前發展的要求，這就需要進行轉型，加強檔案資源數字化建設。然而在實踐中受到主觀以及客觀方面條件的影響，還存在很多的問題需要解決，這就需要高校的領導層能夠積極支持，加強檔案館信息技術人才隊伍建設，提升他們的業務水平，購買供館藏檔案數字化轉換設備，籌集充足的資金，給檔案資源的數字化提供硬件和軟件方面的保障，讓檔案資源能夠更好地朝著數字化轉型，基于此，本文分析了數字時代高校檔案館資源建設轉型。

關鍵詞：數字時代;高校檔案館;資源建設;轉型研究

現代信息技術在高速的發展中，大數據技術、云計算、多媒體等都是當前流行的技術，這也給高校的檔案館資源建設奠定了技術基礎，會促進高校檔案數字化信息資源的建設。這也成為各個高校檔案工作中重要的一個部分，屬于檔案資源體系建設中不能缺少的一部分。然而因為有一些檔案工作者的知識有限，還沒有認識到其重要作用，特別是對于其運行規律沒有全面的認識，使得工作效果受到影響。這就需要增加各方面的投入，進一步的進行探索以及研究，給高校檔案館資源建設轉型提供理論方面的支撐，促進檔案資源的數字化建設，符合數字時代的發展要求。

一、建立數字化檔案館的重要性

高校檔案數字化就是把各種載體形式的檔案資源，通過利用各種先進的技術手段，如，局域網、互聯網、計算機等，都轉變成數字化檔案信息，將各種形式的信息儲存到光盤等一些載體中，通過網絡信息交互以及軟件終端傳遞信息，就能夠給用戶提供便利，讓他們高效的應用檔案信息服務，讓高效檔案館中的原始資料可以得到全面的利用，讓檔案資源可以做到全面共享。還可以提升檔案管理的規范性，促進檔案使用效率的提升，減少出現檔案原件丟失或破損情況的出現;和以往的檔案管理相比，數字化檔案管理能夠極大的節省各方面的成本。在對檔案實施數字化建設后，通過利用相關的設備和技術手段，能夠掃描檔案內容進行整理，再劃分數字化資料的類型，利用計算機備錄到高校數據庫中，進而對檔案資料實施管理，這可以有效的提升檔案資料的查找以及搜索效率，還能夠有效的減少勞動強度，促進檔案服務水平的提升，檔案存儲也能夠做到沒有限制，促進檔案利用效率的提升，可以減少成本和空間，為維護工作提供便利，確保存儲的安全性，能夠共享各種資料。對數字檔案信息進行開發、處理、傳遞以及利用，能夠充分發揮出其價值，促進利用效率的提升，所以，這就需要高校的檔案館能夠全面的發揮出高校的優勢，積極創造條件構建數字化檔案館，及時對各種電子文件和有保存意義的數字化檔案材料進行收集，對于不用保密的檔案信息，就可以在網絡上進行發布，促進檔案信息服務效果的提升，全面發揮出館藏檔案的價值。

二、數字時代高校檔案館資源建設轉型中存在的問題

1.高校檔案館檔案未實現集中管理

按照我國教育部令第27號令要求，學校的檔案需要讓檔案機構來負責管理。根據調查能夠了解到，現在還有很多的高校，尤其是近些年來升格的高校，檔案還未做到集中統一管理，而是分散到有關職能部門中，這就使得檔案資源比較分散，會增加國家檔案資源數字化建設工作的難度，限制轉型的效率和效果。

2.檔案工作人員缺乏全面、正確的認識

檔案數字化信息資源不單單是來自歸檔電子文件，運用計算機進行檔案管理的時間也不是很長。檔案館的工作人員因為受到自己現代化管理知識以及技能的影響，對于檔案資源的數字化建設工作會覺得較為迷茫。檔案館屬于學校的教輔單位，在配備人員方面就比較落后，他們的知識比較落后，沒有及時的更新，且工作人員的年齡普遍偏大，文化水平較低，要比科研和教學部門人員的整體素質低。

3.隊伍建設不足

要想促進資源建設轉型，就需要有人才提供保障，這就需要加強專業技術團隊建設。然而實際情況是，檔案工作隊伍的人員構成情況一般包括幾種：高校為了引進學科領軍人才而幫助其解決家屬的工作問題;學校合并富余人員;引進的檔案專業技術人員;學校二級單位富余人員，可以看到，專業的技術人才并不多，人才隊伍的結構不科學。

4.建設投入大

在檔案資源數字化建設中，需要投入很多的經費，然而當前高校檔案館資源建設的投入主要有幾個渠道：整體外包;高校自己開展工作;高校之間整合力量工作，但是不管通過哪種渠道進行資源數字化建設都需要投入很多的經費。

三、推動數字時代高校檔案館資源建設轉型的策略

1.加強軟件、硬件建設。在當前時代下，高校的檔案館資源建設轉型，需要有完善的硬件和軟件提供保障，這關系到轉型的效果，需要注重強化軟件、硬件建設。

2.改善檔案館庫房環境，配備齊全的硬件設備設施。檔案信息資源對于存儲提出了很高的要求，以往紙質形式的檔案儲存方式存在很多的不足，要注意很多方面。在數字化資源存儲方面，就需要注重防塵、防磁以及防靜電，要確保信息不會泄露，確保運行環境的穩定性。所以，這就需要優化庫房的環境，注重通風、防霉、防潮，檔案管理人員需要爭取學校在各方面的支持，設置數字化建設的專門經費，用來對庫房的環境進行優化，購買檔案資源數字化建設要用到的各種設備和服務器。

3.全面營造信息化軟環境，促進數字化建設。首先，需要科學的選擇檔案管理系統軟件，其不僅要有良好的使用效果，還需要符合要求、相對統一，通過運用軟件，可以將重要的紙質檔案轉變為數字檔案。依據國家檔案信息化建設的規定，可以促進檔案信息化建設的進程發展。如果高校的條件允許，就可以先將檔案管理和院校的辦公系統進行對接，讓電子文檔可以自動的進行一系列操作。在對“大檔案”模式進行探索的背景下，檔案室綜合檔案數據庫和學校的各個系統數據庫要實現有效的對接，如，科研、教務、人事以及學生系統數據庫，讓校內檔案信息資源可以全面的進行共享;讓檔案網站可以良好的運行，促進各方面數據庫的建設，可以促進檔案利用以及查詢服務的發展，讓其可以實現信息化以及網絡化，要提升安全意識，促進檔案信息安全技術能力的提升。當前檔案資源的數字化建設中，需要注重安全保障問題，這是一項系統性的工作，需要結合高校檔案館資源數字化建設的現狀，增加在安全防護技術建設方面的投入，進而更好的避免受到計算機病毒影響，預防黑客攻擊;還需要合理的購置先進的檔案管理軟件，要采取多種技術來確保數字化數據信息的安全，如，防寫防改、加密和備份復制技術等;最后，就需要提升檔案的保密意識，要加大安全防范的力度，制定有效的安全保護措施，對公開的檔案信息需要加強審查，避免出現保密信息泄露的問題。

4.加強人才隊伍建設，為資源建設轉型提供保障。高校檔案館資源建設轉型需要有專業的檔案管理人才來提供保障，所以，這就需要注重強化人才隊伍建設，提升他們的專業水平，要熟練地掌握信息化技術，這也是當前需要注重解決的問題。對此，首先，高校要注重人才的引進，數字時代對于檔案管理人才提出了更高的要求，需要復合型人才，不僅要掌握檔案專業知識，還要可以熟練地操作信息化技術和計算機，為檔案館的檔案管理隊伍增加新鮮的血液;其次，要依據檔案館崗位對人員提出的各方面要求，采取多樣化的方式，組織他們開展教育和培訓，如，開展檔案信息化建設論壇、集中培訓、業務提升教育和專題講座等等，補充檔案室有關人員的知識，提升他們的信息化技術水平，為數字時代檔案館資源建設轉型的有效開展提供保障。

5.高校檔案館檔案要做到集中統一管理。高校檔案館需要通過多樣化的途徑，加強宣傳檔案法，組織高校的領導一起進行學習，進而讓他們可以全面認識到檔案工作的重要意義，上級檔案業務主管部門需要嚴格的落實檔案法，對于高校檔案工作中不足的地方，就需要有目的性提供指導以及幫助，督促高校進行改進，教育主管部門需要把檔案工作加入到辦學水平評估的內容中。

6.完善檔案數字化信息資源建設標準。國家檔案局以及教育部門需要緊密的進行合作，盡快出臺針對高校檔案管理的辦法和落實細則，制定健全的檔案數字化信息資源相關技術指標以及工作標準，給檔案館的資源建設轉型提供依據和指導，促進其順利開展，提升檔案資源數字化建設的效果。

7.制定科學、合理的檔案數字化信息資源建設工作方案。要想對檔案館資源建設轉型進行科學的統籌，就需要檔案業務主管部門科學地進行頂層設計，主動地進行籌劃，探索其中存在的規律，進而科學合理的制定滿足學校發展情況的檔案數字化信息資源建設方案，對檔案資源建設轉型工作提供指導和規范，進而全面的落實好資源建設轉型工作。

8.拓展資金籌集途徑，為檔案資源建設轉型提供資金保障。檔案館資源建設轉型，需要將紙質形式的資源都轉變為數字化形式，要實現轉換，就要購買相關的轉換設備，但是這些設備的價格一般都比較貴，需要多方一起籌集資金，進而給工作的開展提供資金保障。經費主要來自于高校財政投入，除此之外，就是向上級爭取專門的建設資金，還有從社會渠道籌集資金，可以看到，要想讓資源建設轉型成功，就需要有充足的資金提供保障。

四、結束語

綜上所述，當前是數字時代，高校檔案館也需要跟隨時代發展，轉變資源建設模式，加強檔案數字化資源建設，結合本館的具體情況，采取有效的措施，促進資源建設轉型發展，充分發揮出檔案館資料的價值。

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