信息時(shí)代背景下電子檔案管理探討

劉勇

摘 要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ髦幸驳玫搅藦V泛的使用，群眾生活和工作也因此受到了較大的影響，電子檔案作為信息時(shí)代下的產(chǎn)物，將其應(yīng)用到工作中能有效提升工作效率，提高檔案管理的安全性，為了能夠?qū)⑵鋬r(jià)值有效的發(fā)揮出來，本文對(duì)信息時(shí)代背景下的電子檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案;管理措施

電子檔案與普通紙質(zhì)檔案之間存在較大的差異，電子檔案是信息時(shí)代下的產(chǎn)物，所以是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案記錄，同時(shí)借助于計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備來進(jìn)行儲(chǔ)存的一項(xiàng)技術(shù)手段。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，電子檔案管理工作任務(wù)也在不斷加重，如何做好電子檔案管理工作更是成為了我國(guó)檔案管理中較為重要的任務(wù)，而為了能夠做好這一項(xiàng)工作，筆者也從電子檔案概念著手，對(duì)電子檔案管理工作實(shí)施的價(jià)值以及措施進(jìn)行了分析。

一、電子檔案相關(guān)概述

電子檔案主要是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有一定存儲(chǔ)價(jià)值，同時(shí)還是借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能來展開的一項(xiàng)載體形式的記錄。電子檔案本就是借助于計(jì)算機(jī)編碼來對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行編碼與轉(zhuǎn)化，所以電子檔案管理對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴性，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)、形成以及讀取都可以交由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可是因?yàn)槭请娮訖n案所以較容易被人所修改，所以很有可能會(huì)促使使用者以及受用者都受到損失。其次，容易被復(fù)制也是電子檔案管理工作特點(diǎn)之一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔需要借助于一定的載體才能進(jìn)行復(fù)制，可是電子檔案就不同，其只需要構(gòu)建出一個(gè)簡(jiǎn)單的文檔再進(jìn)行復(fù)制就能有效實(shí)現(xiàn)資源共享，這個(gè)時(shí)候也就無法保障其真實(shí)性。最后，電子檔案還很容易被刪除，畢竟其形成過程以及存儲(chǔ)方式都十分的特殊，容易被他人取得文件操作權(quán)限，從而引發(fā)問題。

二、信息時(shí)代背景下電子檔案管理的價(jià)值

信息時(shí)代背景下電子檔案管理工作可謂是十分的重要，而為了能夠更好地做好這一項(xiàng)工作，筆者也對(duì)其進(jìn)行了如下分析：

1.滿足時(shí)代發(fā)展需求。我國(guó)在步入21世紀(jì)之后，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)相較之前都有了明顯的提升和發(fā)展，在這種環(huán)境下群眾生活以及工作對(duì)于它們的依賴性也在不斷提升，信息化更是直接為我國(guó)社會(huì)發(fā)展提供了良好的思路。處在信息時(shí)代背景下，企業(yè)可以及時(shí)開展管理工作小組，這樣就能有效推動(dòng)檔案管理工作效率，借助于信息技術(shù)來做好電子檔案管理，盡可能的提升檔案管理工作水平和效率，同時(shí)讓信息數(shù)據(jù)收集效率得以提升，這樣才能更好地滿足時(shí)代市場(chǎng)需求。

2.檔案管理的重要性。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展重要工作，其主要的任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息收集、記錄與分析，之后再將得到的結(jié)果應(yīng)用于企業(yè)決策以及管理之中，是現(xiàn)如今企業(yè)管理重要內(nèi)容之一。也正是因?yàn)槿绱?，各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用可謂是十分普遍，只需要將檔案管理工作有效結(jié)合，就能借助于信息技術(shù)來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，以此來有效提升檔案管理人員信息化程度。檔案管理本就是一項(xiàng)較為重要的工作，而電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)則能夠有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，從而有效降低了工作人員的壓力，另外還能將檔案信息有效的傳播和使用，進(jìn)一步避免檔案在使用過程中出現(xiàn)了遺失和損壞等問題。

三、信息時(shí)代背景下電子檔案管理的措施

1.建設(shè)電子檔案系統(tǒng)。信息時(shí)代背景下電子檔案管理工作要想有序?qū)嵤枰訌?qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，這也是電子檔案管理工作實(shí)施的前提，而為了能夠?qū)㈦娮訖n案系統(tǒng)的價(jià)值有效的發(fā)揮出來，筆者也就其在建設(shè)過程中需要注意的問題進(jìn)行了如下分析：

（1）保障電子檔案信息的權(quán)威性。電子檔案所存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容都十分的重要，有時(shí)候還會(huì)存在較多隱私性的數(shù)據(jù)信息，這個(gè)時(shí)候要想確保電子檔案管理質(zhì)量，一定要確保電子檔案信息的權(quán)威性，真正保障電子檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性以及有效性，將電子檔案信息庫(kù)科學(xué)的建立起來，這樣才能促進(jìn)之后的有效管理。

（2）系統(tǒng)建設(shè)需要具有保密性。在信息時(shí)代背景之下，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直都是較為重要的管理問題，畢竟網(wǎng)絡(luò)本身具有較強(qiáng)的開放性，所以要想做好電子檔案管理工作，還需要做好檔案保密工作，這樣才能最大程度提高檔案管理的真實(shí)性，有效提高檔案管理質(zhì)量和效率。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，有可能會(huì)有不法分子借助于不正當(dāng)?shù)氖侄蝸韺?duì)檔案信息進(jìn)行更改或者是竊取，這個(gè)時(shí)候檔案管理很有可能會(huì)出現(xiàn)失真等情況，從而加大了檔案管理工作的安全隱患。所以在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，一定要從保密性這一點(diǎn)出發(fā)來進(jìn)行建設(shè)，這樣才能為之后電子檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

2.構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制。信息時(shí)代背景下要想真正做好電子檔案管理工作，一定要先對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建，結(jié)合實(shí)際情況來制定出統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能為之后管理工作的有序?qū)嵤┑於己没A(chǔ)。首先，可以積極實(shí)施檔案管理與文件管理的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，讓兩者保持同步發(fā)展;其次，在管理過程中還可以將文件管理前期指導(dǎo)和控制都納入到檔案部門工作職責(zé)之中，這樣就能保障檔案文件形成歸檔、搜索與使用等多項(xiàng)環(huán)節(jié)都能夠在檔案管理部門指導(dǎo)與監(jiān)督下有序的實(shí)施。再次，檔案管理過程中還需要制定出統(tǒng)一、科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合管理現(xiàn)狀以及國(guó)家所指定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行制度完善，以此來進(jìn)一步提升管理的效率和質(zhì)量，在這一過程中，管理部門可以構(gòu)建出完善的檔案管理規(guī)章制度，以此來對(duì)管理人員進(jìn)行約束，這樣就能讓電子檔案規(guī)范性得到進(jìn)一步的提升，還可以積極構(gòu)建出相應(yīng)的考核制度，借助于強(qiáng)有力的獎(jiǎng)懲制度，來有效提升管理人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能，從而有效推進(jìn)電子檔案管理工作的實(shí)施;最后，檔案管理部門在接受電子檔案的時(shí)候，一定要對(duì)歸檔的電子檔案信息內(nèi)容真實(shí)性、原始性等多方面進(jìn)行鑒定，這樣才能真正有效提升電子檔案管理質(zhì)量。

3.加強(qiáng)電子檔案使用過程中的管理。在信息時(shí)代背景下電子檔案管理工作要想有序?qū)嵤谑褂秒娮訖n案的過程中也需要對(duì)其加強(qiáng)管理與控制。首先，在管理過程中可以結(jié)合各種人員設(shè)置利用級(jí)別來進(jìn)行權(quán)限認(rèn)定，基于此來進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)登錄，這樣就能避免不相關(guān)人員使用電子檔案。其次，還可以按照電子檔案使用人員的需求來對(duì)其使用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，之后才能進(jìn)行拷貝與制作，在這一過程中一定要盡可能的避免信息的全部拷貝，這樣才能避免檔案信息出現(xiàn)丟失。最后，對(duì)于電子檔案信息內(nèi)容在管理過程中也可以結(jié)合其秘級(jí)層次來進(jìn)行管理，而系統(tǒng)則可以對(duì)他人檔案信息使用全過程進(jìn)行監(jiān)督與管理，從而有效提升電子檔案管理質(zhì)量和效率。

4.提高電子檔案的真實(shí)性。信息時(shí)代背景下要想做好電子檔案管理工作，還需要提高電子檔案的真實(shí)性，這也是電子檔案管理過程中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。在信息時(shí)代背景之下，電子檔案管理內(nèi)容相比之前有了明顯的增加，管理人員在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候一定要著重注意電子檔案的原始性以及真實(shí)性，積極借助于相關(guān)技術(shù)以及規(guī)范的管理手段來有效改善這一現(xiàn)象，最大程度提高電子檔案的真實(shí)性。首先，在對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集之前，管理人員可以借助于信息技術(shù)來對(duì)信息數(shù)據(jù)來源進(jìn)行擴(kuò)大，同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行認(rèn)真的甄別，這樣就能讓信息真實(shí)性得以有效提升;除此之外，在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候，相關(guān)人員還應(yīng)該要嚴(yán)格按照電子檔案管理操作流程以及規(guī)范來對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)節(jié)化管理，比如，對(duì)檔案信息格式進(jìn)行規(guī)范等等，這樣也能進(jìn)一步提高檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，從而有效提升電子檔案管理工作質(zhì)量。

5.構(gòu)建新時(shí)代檔案管理人才隊(duì)伍。在信息時(shí)代不斷發(fā)展的過程中，電子檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，檔案管理部門一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷優(yōu)化其專業(yè)結(jié)構(gòu)，構(gòu)建出新時(shí)代檔案管理人才隊(duì)伍，才能有效提升電子檔案管理質(zhì)量。一方面，我們可以借助于多種渠道來積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)管理人員，聘請(qǐng)一些思想好、素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員來進(jìn)行電子檔案管理。另一方面，對(duì)于已有的電子檔案管理人員，也可以在發(fā)展過程中對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與教育，尤其是要加強(qiáng)對(duì)管理人員科技知識(shí)方面的電子技術(shù)培訓(xùn)，畢竟在現(xiàn)如今這個(gè)信息時(shí)代背景之下，電子檔案管理工作也開始得到了較為深入的發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理才是發(fā)展的重要趨勢(shì)，所以其自身不僅需要具備較為良好的知識(shí)水平，還需要不斷學(xué)習(xí)與豐富，這樣才能緊跟時(shí)代發(fā)展需求，促進(jìn)電子檔案管理效率和質(zhì)量得以提升。為此，檔案管理部門一定要積極構(gòu)建出一支具有高素質(zhì)、信息技術(shù)水平高且結(jié)構(gòu)合理的新型電子檔案管理人才隊(duì)伍，以此來有效發(fā)展我國(guó)電子檔案管理事業(yè)。

6.加強(qiáng)信息技術(shù)的使用。在信息時(shí)代背景之下要想做好電子檔案管理工作，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的使用，畢竟在信息時(shí)代下要想有效開展電子檔案管理工作，自然離不開信息技術(shù)的使用，比如，在電子檔案建設(shè)過程中需要收集大量的檔案信息資料，然后再對(duì)其進(jìn)行歸檔以及分類處理。為此，相關(guān)單位一定要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的研究，企業(yè)則一定要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的使用，積極借助于新型信息技術(shù)以及系統(tǒng)來進(jìn)行電子檔案管理，借助于先進(jìn)的信息技術(shù)來提升電子檔案管理效率和質(zhì)量，從而有效促進(jìn)電子檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代背景之下，電子檔案也得到了越來越多的應(yīng)用，這也促使群眾對(duì)電子檔案管理工作提出了更高的要求，不同于普通紙質(zhì)檔案，電子檔案管理工作十分的系統(tǒng)且復(fù)雜，需要結(jié)合實(shí)際來進(jìn)行針對(duì)性的完善與管理，這樣才能真正有效發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值，提高我國(guó)檔案管理水平與質(zhì)量。

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