淺談社區檔案管理工作常見問題及對策

王菁

摘要：社區檔案管理工作是社區工作中的重要組成部分，是當前社會的縮影。社區檔案管理工作高效開展，對社區發展以及提升基層公共服務水平有著十分重要的意義，同時還能夠拉動我國當前社會經濟發展。社區檔案管理工作內容為維護社區成員生活水平、完善社區建設等。當前在社區檔案管理工作中，出現了諸多問題，例如檔案丟失、檔案內容分類混亂以及檔案管理人員缺乏專業性等，這些問題嚴重制約了社區檔案管理工作的開展。本次研究主要分為三個方面闡述，首先闡述社區檔案管理工作的重要性，其次闡述社區檔案管理工作開展中存在的問題，最后闡述提升社區檔案管理工作的有效措施，并推動社區建設與發展。

關鍵詞：社區;檔案管理;常見問題;對策

社區檔案管理是社區管理工作中十分重要的一個環節，同時也是國家提升民眾生活質量的重要方式。社區檔案管理工作的開展，能夠提升群眾信息查詢以及整理效率，同時還能夠有效推進國家相關法律以及制度的落實，從而為社會問題調查提供便利。在新形勢新背景下，如何高效開展社區檔案管理工作，從而實現社區檔案的規范化與科學管理，是當前急需解決的問題。

一、社區檔案管理工作的重要性

（一）提升人民生活水平及其質量

開展社區檔案管理工作，應當充分反映出社區居民的真實生活水平，只有保證信息的準確性，當地政府才能夠及時對需要幫助的居民施以人文關懷，并給予其必要的幫助。例如針對社區中的低收入人群，每月給予補助，改善居民生活狀態，從而提升其生活質量。

（二）推動民主政治建設

社區是政府了解民眾生活狀況的一個重要途徑，社區的存在，不僅僅能夠起到一定溝通與交流的作用，同時還能夠推動民主建設發展。社區在開展社區檔案管理工作的過程中，應當提升民眾的參與度，從而推動民主政治高效開展，國家相關法律才能夠得到有效落實[1]。與此同時，社區人們自我服務意識以及自我監督意識將不斷增強。

二、社區檔案管理工作開展中存在的問題

（一）檔案缺失嚴重

檔案管理工作主要內容對為檔案資料進行分類整理，并儲存，但存在大部分檔案資料的利用率較低，同時檔案資料較為瑣碎，整理過程十分繁瑣。對這部分檔案進行整理，不僅需要花費大量時間，還會浪費檔案存儲空間，因而導致檔案整理工作重視程度較低。社區檔案主要為社區居民生活的相關內容，整理工作量巨大，但由于社區領導對檔案管理工作不重視，使得社區檔案管理處無人監管，最終導致社區管理無法落實，一部分檔案資料不完整甚至缺失。而一旦出現問題，需要檔案資料輔助，但由于檔案資料丟失，相關工作無法開展。

（二）檔案管理體系不完善

開展檔案管理工作，其最重要的便是將檔案進行有序分類以及存儲，例如按照存放次序或者時間先后順序分類，由此能夠看出完善的檔案管理體系十分重要。若社區并未制定檔案管理體系，由于檔案資料數量眾多，種類繁雜，在分類整理時缺乏統一標準，則喪失了檔案管理的意義，查找起來十分麻煩，浪費大量人力與時間。

（三）社區檔案管理人員缺乏專業性

由于社區工作繁多，社區工作崗位出現缺編現象，因而導致每一名工作人員所需要負責的工作較多，還存在部分員工在入職前并未接受系統培訓。而對社區檔案管理工作的培訓更是不重視。在當前社區中，存在一部分工作人員不僅僅需要負責社區經濟管理與統計工作，同時還需要負責社區的綜合治理，一人負責多項工作的現象十分普遍[2]。通常檔案管理工作容易被忽視，并且檔案管理工作人員的專業性不足，因而導致檔案管理十分混亂，無法發揮其作用與價值。

三、提升社區檔案管理工作的有效措施

當前社區檔案管理工作中還存在諸多問題，為推動社區檔案管理工作更好開展，應當采取相應措施，及時改進工作中存在的問題，推動社區檔案管理工作高質量開展。

（一）提升檔案管理意識

社區檔案管理工作落實不到位，其主要原因是由于對檔案管理認知不到位，因此只有改變錯誤認知，才能夠推動檔案管理工作開展。針對這一問題，政府部門應當通過宣傳等方式，宣揚檔案管理的重要性，提升社區檔案管理人員的意識。此外政府應當定期檢查社區檔案管理情況，制定相應的獎懲措施。若發現檔案整理不到位以及出現錯誤等情況，則應當給予負責人員處罰。針對檔案整理認真全面，未出現錯誤的工作人員給予獎勵。只有提升檔案管理人員的意識，才能夠從根本上改善檔案丟失這一問題[3]。

完善檔案管理體系

為更好發揮檔案管理工作的作用，并為社區民眾提供高質量的服務，因此需要完善當前檔案管理體系，明確規定檔案分類以及歸檔范圍。首先社區應當制定相應的歸檔范圍，并且需要將所有檔案范圍納入其中，避免出現檔案的遺漏與丟失。其次需要對檔案進行詳細劃分并進行分類，檔案管理人員依據分類，將檔案放置在恰當的位置。最后需要建立健全檔案內容，針對出現變化的檔案內容應當在第一時間修改，從而為居民提供高效的檔案管理服務。

（三）加強對社區檔案管理人員的培訓

社區檔案管理人員的素質是社區檔案管理工作高效開展的重要保證，為提升其素質，應當從以下幾個方面財務措施。首先需要提升社區檔案管理人員的思想，使其明確檔案管理工作的重要性，樹立正確職業理念以及為群眾服務的理念。其次社區檔案管理人員還應當掌握社區檔案整理及歸類的工作流程，并積極學習多種先進檔案整理方式，將其運用在社區檔案管理工作中。最后社區應當加大對檔案管理人才的培養，使檔案管理員工具備先進的現代技術以及信息化知識，提升其檔案管理技能，成為全新社區檔案管理工作者。此外社區還需要定期為檔案管理人員提供培訓，提升管理人員的業務知識以及業務能力，推動社區檔案管理工作高效開展[4]。

結束語：社區檔案管理工作是社區管理工作的重要部分，在提升人民生活質量的同時，推動民主政治建設。但當前社區檔案管理工作中出現了諸多問題，嚴重制約檔案管理工作開展，針對這一問題，社區應當提升檔案管理意識、完善檔案管理體系以及加強對社區檔案管理人員的培訓，充分發揮出社區檔案管理之優勢。

參考文獻：

[1]張曉紅. 社區檔案管理工作常見問題及對策[J]. 辦公室業務，2019，（09）：81.

[2]黃瑾. 社區檔案管理工作問題及對策研究[J]. 科技創新導報，2018，15（29）：121+123.

[3]孫一鳴. 社區檔案管理工作常見問題及對策[J]. 科技資訊，2017，15（05）：136-137.

[4]錢海峰. 社區檔案管理工作的現狀、問題及對策[J]. 北京檔案，2016，（06）：30-33.