淺析檔案規范化、數字化管理

唐光輝

摘 要：隨著信息技術的發展，檔案規范化、數字化管理引起了人們的重視。規范化的檔案管理可以進一步提高檔案員的工作效率，檔案部門應明確檔案員的工作職責，提高檔案員的專業水平。下面，我從“一、檔案規范化管理的內容”“二、加強檔案規范化管理的有效措施”兩個方面入手，就檔案規范化、數字化管理進行初步的分析與探討。

關鍵詞：檔案；規范化、數字化管理；檔案管理

目前，檔案管理工作中存在著一些問題：檔案管理的信息化程度不夠，目前部分地區僅限于組織部和檔案館的檔案進行了數字化管理，且檔案館的檔案也只是數字化了10年以前的檔案，近年的檔案都在單位中散亂的存放著，單位沒有及時對沒存放價值的檔案進行定期銷冊，造成了資源的浪費。針對這些問題，我結合自身的檔案管理經驗，就檔案的規范化、信息化管理進行初步的分析與探討。

一、檔案規范化管理的內容

首先檔案部門要重視檔案管理工作，設立專門的檔案管理員的崗位，專門負責檔案管理，具體負責檔案的收集、整理、歸檔的工作，檔案室要購置檔案管理設備，要加強對檔案的查閱、借閱的管理，防止檔案的損壞和丟失。檔案部門還要加強檔案的信息化建設，使檔案管理人員運用現代化的手段進行檔案管理。在檔案管理中全面的運用信息技術，對檔案信息進行處置、管理，檔案部門要加快制定和完善電子檔案，提高檔案人員的信息安全意識，對電子檔案進行專庫管理。

檔案管理中要做到對各種檔案的及時歸檔，做好檔案的系統化整理，保證檔案完整、系統，對于到期的檔案，要進行及時鑒定，對繼續保存的檔案及時劃定保存期限，對沒有保存價值的檔案銷毀清冊，檔案的收進和移出要進行登記等。

檔案管理要做到各門類檔案、材料統一管理，保證檔案的完整性，對檔案進行科學分類，對檔案進行規范化整理，檔案管理的內容涉及檔案收集、檔案整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案統計、檔案的利用等工作，檔案管理員要加強案卷材料的統一收集整理，及時收集、整理、保管單位的檔案，確保檔案真實、完整、準確、安全，檔案部門應配齊檔案的設施設備，完善檔案的管理制度，進一步提高檔案的管理水平。

二、加強檔案規范化管理的有效措施

（一）加強檔案管理制度建設，明確檔案員的職責

完善的制度是檔案規范化管理的保證，檔案管理中要對檔案管理人員的職責進行劃分，構建統一領導、分級管理的原則，檔案管理人員對檔案開展分類工作，推動檔案的規范化管理。要加強對檔案規范化管理的宣傳力度，提高檔案員的檔案意識，提高檔案員的歸檔規范化水平，提高歸檔質量。檔案部門要加大資金的投入，加強檔案的現代化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，檔案管理部門可以安裝《益友檔案管理系統》軟件，提高檔案檢索的速度和檔案的質量。檔案人員要在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管等各個環節認真執行檔案管理制度，在檔案的保存中，管理人員要保證檔案資源的安全性和完整性，使檔案資源發揮其應有的價值。

（二）加強培訓，提高檔案管理人員的工作技能

要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案業務人員的素質。檔案部門可以定期舉辦系統的檔案管理人員培訓班，檔案部門要提高檔案管理人員的工作技能和業務素質，使檔案人員增加對檔案管理的重視，使檔案管理人員意識到檔案規范化管理的重要性。領導階層的檔案管理者要制定相關的獎懲制度，對于表現好的檔案管理人員要給予獎勵，提高檔案工作人員的積極性和學習的熱情。

檔案管理部門要加強對檔案員的計算機方面的培訓，使檔案員運用現代化的管理手段進行檔案管理，借助計算機，檔案管理人員對檔案進行分類整理，借助計算機開展檔案的采集工作等。檔案管理部門要成立監管小組，對于檔案管理工作進行不定期的檢查，及時發現管理中存在的問題。

（三）將二維碼技術運用于檔案管理中

二維碼技術在檔案數字化、規范化管理中具有重要的作用，二維碼存儲的信息量大、成本低、容易制作，運用二維碼對檔案進行管理，可以使檔案以信息化的形式進行保存。二維碼運用于檔案管理中，只需要運用手機進行掃描，就可以讀出檔案所在的位置，方便對檔案資料的查閱。運用二維碼技術可以大大提高檔案管理的效率，可以實現檔案的長期保存，從而提高檔案管理的水平。運用二維碼打破了字符數的限制，可以運用二維碼記錄相關的摘要和目錄信息，還可以對檔案所在的架位進行定位，有助于節約檔案管理的時間，便于查找相關的信息。

綜上所述，檔案管理人員要對檔案進行規范化、數字化管理，檔案部門要加強檔案管理的制度建設，明確檔案人員的職責，加強對檔案人員的培訓力度，提高檔案人員的業務素質，使檔案管理更加規范化、數字化。還可以將二維碼技術運用于檔案管理中，方便查找檔案所在的位置以及檔案的目錄、檔案的內容等，檔案管理人員要不斷提高自身的管理水平，促進檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

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