檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

常來澤

摘 要：檔案管理信息化是信息化時(shí)代下檔案事業(yè)建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，是促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)進(jìn)步的重要途徑。在實(shí)際的管理過程中，企業(yè)要重視起信息化檔案管理建設(shè)的重要性，迎接時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，結(jié)合企業(yè)本身的情況展開信息化的檔案管理操作，提升檔案管理建設(shè)的效益。下面，我將結(jié)合自身實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)檔案管理建設(shè)的一般有效措施展開一番敘述，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；有效性

信息化時(shí)代的來臨給我們的工作帶來了很大的變化，在信息化檔案管理建設(shè)過程中，我們也面臨著較多的問題，如在建立信息化檔案時(shí)企業(yè)內(nèi)部缺乏有效的標(biāo)準(zhǔn)、信息安全有待提升、缺少相應(yīng)的技術(shù)支持等。針對(duì)現(xiàn)實(shí)中客觀存在著的問題，我們應(yīng)當(dāng)積極探索有效的解決方案，完善檔案管理信息化建設(shè)的過程，真正地發(fā)揮出信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，獲得更高的機(jī)企業(yè)管理效益，挖掘企業(yè)管理過程中的潛在價(jià)值。

一、建立健全的檔案信息化管理系統(tǒng)

檔案管理信息化的目的是依靠于現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)條件和多媒體技術(shù)等，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步提升檔案管理的效益，在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的過程中，建立一個(gè)具有高技術(shù)含量的、健全的檔案管理信息化系統(tǒng)是前提。結(jié)合一個(gè)企業(yè)或者機(jī)構(gòu)的發(fā)展需求，我們建立的管理系統(tǒng)具備信息收集、分類、信息鑒定以及調(diào)用等基本的功能，在此基礎(chǔ)上，還可以進(jìn)行檔案管理的自動(dòng)化以及數(shù)字化管理等高級(jí)功能，從而完成信息資源整理的高度共享。

為了完成檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要首先準(zhǔn)備好配套的軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施，尤其需要注意以下兩點(diǎn)：一是要注重應(yīng)用系統(tǒng)的有效選擇。選擇的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是開放的和包容的，這樣，管理人員在必要時(shí)才能在此基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)上的檔案進(jìn)行靈活的數(shù)字化加工和處理；二是要注意數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫的建立過程中，檔案管理人員和相關(guān)技術(shù)人員必須要進(jìn)行密切的交流，確保技術(shù)人員設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫滿足操作人員的需求或者習(xí)慣。這些關(guān)鍵點(diǎn)的注意可以使得信息化檔案管理的效率得到極大的提升。

二、規(guī)范檔案信息化管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)是使信息化檔案管理過程進(jìn)入到良性循環(huán)中的重要保障。在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過程中，相關(guān)人員要結(jié)合企業(yè)或者機(jī)構(gòu)的實(shí)際需求，按照一定的原則制定標(biāo)準(zhǔn)，提升信息化檔案管理的科學(xué)性。

一方面，我們要確定好檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容，主要包含管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范三個(gè)成分。管理規(guī)范包含信息化檔案的相關(guān)定義的規(guī)范、移交時(shí)的規(guī)范、安全性上的規(guī)范、相關(guān)人士檢索時(shí)的規(guī)范、相關(guān)信息利用時(shí)的規(guī)范等。業(yè)務(wù)規(guī)范包含信息化檔案中使用到的術(shù)語的規(guī)范、描述檔案信息時(shí)的規(guī)范、數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)等。技術(shù)規(guī)范包含硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、水印使用的標(biāo)準(zhǔn)、加密時(shí)使用的算法標(biāo)準(zhǔn)等；另一方面，信息化檔案管理是一個(gè)剛剛開始的過程，在使用時(shí)還存在著較多的不足，因此，相關(guān)人員一定要熟悉檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)成，明確數(shù)據(jù)庫、軟件、多媒體、相關(guān)設(shè)備等的使用方法，將數(shù)據(jù)庫的檢索、相關(guān)軟件的傳輸與管理系統(tǒng)有機(jī)地聯(lián)系起來，形成規(guī)范的信息管理方法。在確定信息化檔案管理的規(guī)范時(shí)，我們既可以結(jié)合機(jī)構(gòu)自身的情況展開合理的制定，也可以學(xué)習(xí)國際上的有效標(biāo)準(zhǔn)或者要求，以便形成更加完善的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

三、運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)完善高素質(zhì)人才培養(yǎng)

我們展開檔案管理信息化建設(shè)的意義不僅是為了提升現(xiàn)有信息的管理效率，更是為了未來的發(fā)展做準(zhǔn)備，在檔案信息化管理的過程中落實(shí)對(duì)高素質(zhì)人才的培養(yǎng)目標(biāo)則是體現(xiàn)這一目標(biāo)的重要途徑，可以促進(jìn)企業(yè)人員形成良好的信息化意識(shí)、掌握先進(jìn)的信息化知識(shí)、把握有效的信息化技能。

首先，我們可以在這個(gè)過程中建立一只具有先進(jìn)技術(shù)的人才隊(duì)伍。在過去的檔案管理過程中，主要是依靠人的手工操作，員工需要進(jìn)行大量的重復(fù)工作，很難在這個(gè)過程中獲得提升和成長，而在信息化檔案管理的過程中，員工需要掌握更多的技術(shù)和技巧，形成更加完善的信息服務(wù)能力，對(duì)檔案進(jìn)行更加高效的整理和歸檔，因此，完成檔案管理信息化的建設(shè)需要高素質(zhì)的技術(shù)人才；其次，在高效的檔案管理信息化的幫助下，我們可以更好地整合現(xiàn)有的信息，了解企業(yè)內(nèi)人員的相關(guān)情況，對(duì)信息進(jìn)行收集和科學(xué)的整理、歸納，了解人才的成長規(guī)律，對(duì)人才進(jìn)行更加科學(xué)的工作調(diào)動(dòng)，從更多的途徑對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各方面高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。

本文針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施展開了一番敘述。企業(yè)要對(duì)檔案管理信息化過程存在著的問題進(jìn)行全面的分析，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的有效措施，建立完善的信息化檔案管理體系，為其他部門的工作提供良好的助力，在企業(yè)內(nèi)部形成良性循環(huán)，提升工作的效率。檔案管理信息化的建設(shè)還有很大的進(jìn)步空間，相關(guān)人員要積極探索，使檔案信息資源得到進(jìn)一步的開發(fā)利用。

參考文獻(xiàn)

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