優化檔案管理建設的有效途徑

常紅

摘 要：企業管理是促進市場經濟蓬勃發展的重要助力，在我國經濟結構不斷得到優化的當下，我們應當進一步提升企業內部管理的效率，形成更加完善的企業管理方案。檔案管理是企業管理的重要組成部分，在檔案管理的過程中，企業應當結合自身的實際情況，制定有效的檔案管理途徑，優化傳統檔案管理過程中存在著的問題，將檔案信息管理這種無形資產的價值發揮到極致。以下就是對此的一些具體看法。

關鍵詞：檔案管理；有效性；優化

每個企業在檔案管理建設的過程中都會出現或多或少的問題，如檔案管理人員專業技能的不到位、檔案管理建設效率低下、檔案管理人員信息保護意識低下等，導致了企業管理效率低下的問題。因此，針對現實中客觀存在著的問題，我結合自身實際的經驗，從總體的情況展開了分析，探索了優化檔案管理建設的有效途徑，希望能夠幫助他人從中獲得一些有價值的信息。

一、加強檔案管理人員職業技能的培養

企業的壯大離不開人才的培養，而在檔案管理的過程中，我們也需要一只具備專業技術的人才隊伍，因此，加強對檔案管理人員職業技能的培養是十分有必要的。結合各類型企業的實際情況來看，我們培養具有檔案管理職業技能的人才可以從兩方面入手：從源頭抓起和對企業內部現有的人才進行著重培養。

一方面，隨著經濟水平的提升和經濟結構的日漸完善，我們開展的檔案管理工作已經不限于立卷歸檔等簡單的操作，同時也是為了進一步挖掘企業內部的信息資源，使企業內部的資源得到更加充分的利用，提升企業管理的效能，而在這個過程中，企業結合自身的需求直接聘請具有良好實踐經驗或者能力發展迅速的新人員來專職負責這一部分的工作，可以快速的建立起規范化的檔案管理體系；另一方面，但是對于一部分企業來講，企業內部已經具有了業務相對熟練的人員，開發他們的檔案管理能力可以更好的節約成本，對此，企業應當積極著重培養這些對檔案管理業務較為熟練、綜合素質較高的人員，并給他們提供良好的工作環境，明確檔案管理的需求，從而更大化的提升企業管理和人員利用的效率。

二、在檔案管理建設中加入員工業績因素

檔案管理是一件十分復雜的工作，對企業的發展起著至關重要的影響，優秀的檔案管理建設不僅要承擔著記錄企業人員基本信息的職責，也要具備激發企業內部人員潛能的重要能力，促進企業檔案管理工作和企業其他工作之間的有效融合。因此，為了進一步提升檔案管理建設的有效性，我們要合理地加入一些與員工業績相關的因素，形成科學的獎懲機制，從而幫助企業更好地管理人員。

一方面，我們可以將檔案管理的工作具體地劃分到其他部分的工作當中，明確“誰主管，誰做什么”的基本原則，讓其他部門在內部形成一套有效的檔案管理細則，如設置一個專門的檔案管理人員來負責本部門的文件、報表等資料的收集、保管等工作，或者在部門內部進行更加細致的工作劃分，將檔案管理的責任落實到每個人身上，在層層抓落實中提升檔案管理的效益，并促進企業內部全體人員信息素養的有效提升；另一方面，企業還需對檔案管理人員的效率提出明確的客觀要求，增強檔案管理人員的服務意識，使內部的檔案管理工作成為服務市場的重要途徑，提升企業的社會競爭力。對此，我們就必須要在檔案管理過程中加入對檔案管理人員的業績的考察，促使檔案管理人員的服務理念得到持續的更新。

三、提升相關員工的檔案保密意識

在檔案管理建設的過程中，我們應當積極組織與檔案管理相關的人員學習有效的法律法規，增強他們對檔案管理的保密意識，進一步規范化檔案管理工作。一家企業或者機構的發展是離不開自身的創新的，尤其是在信息化程度日漸提升的當下，機構發布的每一措施都有可能成為獲得新的成績的關鍵因素。因此，在這樣的環境下，我們更需要加強對自身資源管理的控制能力，對一些重要的檔案信息進行封鎖和保護。

一方面，我們要加強對企業內部人員檔案保護意識的培養，形成科學的獎罰機制，確定檔案保護的細則，另一方面，結合時代經濟發展的特色，我們還必須明確在與其他領域合作時需要確定的檔案保護的細則，從而真正地實現互利共惠，做到共同進步。檔案保密是企業信息資源整理過程中最基礎、最關鍵的工作，是企業發展、保持穩定的前提，需要得到相關人員的足夠重視，在確定檔案保密工作的細則時，管理工作者必須結合企業自身的特征，靈活地運用相關的條規，為企業發展提供堅實的基礎。

本文針對優化檔案管理建設的有效途徑展開了一番敘述。檔案管理不僅僅是一家企業的無形資產，同時也是促進社會進步的寶貴資產，保護以及利用好檔案信息是相關部門的重要職業，體現了相關人員以及企業的重要責任。因此，在檔案管理建設的過程中，我們要著眼于人與社會的全面發展，發現檔案管理建設中存在著的問題，從而找到有效的解決途徑，形成更加高效的檔案管理模式。

參考文獻

[1] 楊思. 中小企業檔案管理外包模式構建研究[D].云南大學，2014.

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