論信息化時代的公安檔案管理

李宇 嚴兆宏

摘要： 公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。公安機關需要利用現代化管理手段，實現檔案信息共享，公安檔案信息化管理是科技強警的必然要求，信息化環境使公安檔案管理形成一種全時空、立體化的新格局。

一、公安檔案信息化的現狀，現代高科技正在改變人們的生活方式、工作方式甚至思維方式。電子計算機技術、數字光纖傳輸技術和顯微存儲技術已經并將繼續對檔案管理產生重大影響。紙質與非紙質載體、媒體長期共存，以及現代微縮復制和網絡信息下載的便利性，加劇了檔案部門“信息爆炸”的壓力。公安部實施的金盾工程大力開展信息化建設，從根本上改變了公安機關檔案存儲方式，從紙質檔案向電子檔案轉變。各警署都建立了自己的數據庫，存儲相關檔案信息，不僅有刑事案件檔案（包括指紋檔案、槍支痕跡檔案、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息），還有戶籍、酒店浮動等人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員等車輛、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案以電子檔案的形式存儲，對維護社會秩序、打擊犯罪起著重要作用。

二、公安檔案信息化管理存在的問題信息化環境使公安檔案管理呈現出一種全新的全時、立體化管理模式。但也要看到，公安檔案信息系統建設存在以下問題，制約了檔案信息的有效性，阻礙了警務工作效率的進一步提高。

（一）在公安信息中心的規劃設計中，檔案工作仍處于傳統的地位。在公安信息中心建設的指導思想中，強調利用網絡技術實現信息的快速采集和發布，但信息的全面管理、深度處理和長期利用不足。在一些公安信息中心建設項目中，檔案管理系統與犯罪信息系統、人口信息系統、交通信息系統并行。檔案部門的工作與其他部門一樣，負責本部門的計算機管理系統。規劃、建設、管理、數據提供和應用。這使得檔案工作對以往信息工作的要求無法實現，也無法實現。網絡仍然只是傳統檔案工作的輔助手段，但并沒有從根本上改變工具革命帶來的工作模式。

（二）警察數據庫缺乏聯系。檔案和警察的各部門之間信息不能共享的犯罪情報、公安、家庭管理、消防、邊境國防、交通和其他部門投入大量的人力、物力和財力資源，建立自己的信息網絡。然而，由于各種原因，這些網絡還沒有有效地相互聯系，導致文件信息能力之間不能互聯和共享數據庫，導致“信息孤島”的形成。

（三）警方數據庫中檔案數據的異構性非常突出。當地警方一般根據當地財政資源和其他條件進行金盾工程的建設。信息化的標準和水平是不同的。目前，各警察數據庫中存檔信息種類繁多，信息標準，信息存量，運營模式甚至軟件版本存在一定差異。兼容性不強，它成為共享檔案信息的主要障礙。

（四）許多公共安全應用軟件不能完全滿足業務需求，這表現在軟件開發環境不成熟，功能單一，運行不穩定，往往造成檔案信息丟失，泄密，甚至延誤正常業務工作;一些公安機關投入了大量資金建設信息網絡，但由于應用軟件不匹配，只能進行簡單的文件傳輸，整個系統的運行效率很低。

三、對公安檔案信息化管理的若干思考

（一）應注意開發平臺的選擇和數據庫模型的設計。公安檔案網絡化管理的目標是通過網絡整合各級公安機關檔案管理部門的數據，促進信息資源共享。選擇合適的開發平臺。一般選擇分布式數據庫管理系統作為開發平臺。同時，在各級公安機關檔案管理部門建立數據庫。本地數據直接在電腦上存取，既省錢，又方便各部門互訪。系統設計應充分考慮檔案工作的需要。對于電子文件的全過程管理，要求在檔案工作中貫徹前端控制的原則，將以往各環節的階段性管理調整為協同管理，在系統設計階段考慮檔案保存的要求。并將可能的預設管理功能整合到系統中。公安信息中心建設與電子環境下的公安檔案管理面臨著同樣的問題，即如何將分散在各個部門的信息有機地結合起來，實現數據和信息的交換與共享。

（二）要重視電子文件和紙質文件的公安信息中心建設，這必然導致信息的形成和更新速度加快，數量空前擴大。“信息寶藏”與“信息垃圾”并存。電子文件是電子信息中最有價值的部分。電子文件和紙質文件一樣，是機關管理不可缺少的工具，也是最有可能轉化為檔案的部分。在電子環境下，檔案工作長期實踐中形成的許多理論和原則仍然具有現實指導意義。在判斷電子文檔價值時，傳統的基于文檔內容和文檔制作者功能的檔案鑒定理論仍有其獨特的作用，而關注文檔背景連接來源的原則更為重要。檔案管理人員和電子文件的形成過程不再單一復雜。用戶理解它的一個關鍵。

（三）注意公安檔案的保密和防偽實現公安檔案信息化管理。保密的問題不應該被忽視。因此，提供公共安全檔案信息在互聯網上不僅應該是合理的，法律和確保警方秘密得到保護，而且還要促進各種警察活動的發展。公安檔案管理人員必須分析檔案信息，區分開放和非開放檔案信息，非檔案信息的保密程度和不同用戶的限制。可以使用非檔案信息和限制在內部網絡數據庫的形式。如果檔案用戶的計算機與計算機連接公安檔案部門和部門（庫），那么檔案部可以實現自動上門服務。當傳輸電子檔案檔案部門和用戶之間的信息通過計算機網絡，數據加密、用戶識別、終端識別和其他技術應該用于防止泄漏的傳播過程。

（四）要重視信息環境下公安電子檔案管理人才的培養。大大提高公安檔案信息資源的作用，大大擴展了開發利用的空間，提供了基于網絡的綜合公安檔案信息服務。這實際上是公安檔案管理現代化的一次飛躍。要實現這樣的飛躍，沒有高質量的文件信息人員是不可能的。公安檔案信息工作者不僅要熟悉公安檔案管理業務，檔案工作的規則和方法，對掌握現代科學技術有強烈的愿望，還要精通計算機軟硬件，網絡，安全和其他技術，掌握計算機操作，數據錄入，數據庫管理等。網絡管理等基本技能。

（五）注重檔案管理系統的現代化相對于以實體為中心的“監管模式”，國外一些檔案學者提出了一種“以來源為中心，以知識為中心”的“后儲存模式”，即在電子環境中，檔案工作者應該將注意力從實體轉移到其中所包含的信息，從個人管理到宏觀管理，在管理之后從管理到前端。當然，保管模式不意味不再需要照顧實體的檔案工作者，而是新技術的發展趨勢給了我們展示這樣的前景，文件將更多地采取電子文件的形式。對于這樣的發展趨勢，檔案工作不能再把我們的頭埋在實體管理中，而是必須將我們的注意力從真實對象轉移到文件上以形成整個信息化過程，檔案部門不僅僅是保管人員并且是檔案活動的審核員。依靠公安信息網絡，完善和發展公安檔案使用功能，實施檔案資源共享。