醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理分析

胡彥起

摘要：隨著時代的發(fā)展進步，各個領(lǐng)域都開展了檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院也不例外，開始采取數(shù)字化管理模式，有效提升了檔案的利用率，為醫(yī)院的經(jīng)營運行奠定良好的基礎(chǔ)。但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理仍然存在不少的問題，包括網(wǎng)絡(luò)安全問題、存儲問題、認(rèn)識不足等，都限制了醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理工作。本文先概述醫(yī)院檔案信息的內(nèi)容及意義，在分析數(shù)字化檔案中存在的問題，提出一些建議，希望為今后的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案信息;數(shù)字化管理

醫(yī)院經(jīng)營過程中，會累積大量的診療記錄，這些記錄都是醫(yī)院各個部門共同收集的，具有非常重要的作用，可以為醫(yī)生今后的診斷及治療提供幫助。可以看出，醫(yī)院檔案信息的來源較多，增加了檔案管理的難度，在采用數(shù)字化管理模式以后，可以有效提升管理的效率及質(zhì)量，充分利用檔案信息，減少了醫(yī)院檔案方面的運行成本。

1醫(yī)院檔案信息的內(nèi)容和意義

1.1內(nèi)容

醫(yī)院檔案信息是醫(yī)院日常活動中的信息載體，醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)的一部分，隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院檔案信息應(yīng)用價值日益提高，支持行政業(yè)務(wù)管理和臨床、教學(xué)、科研總結(jié)經(jīng)驗，讓科研人員及高層管理人員在繁雜的數(shù)據(jù)中獲得有價值的信息。由于受醫(yī)院職能特殊性和作用特點表現(xiàn)形式的影響，致使許多重要珍貴的文件資料分散在各個部門科室，給醫(yī)院工作帶來諸多不利。如文書檔案以機關(guān)職能部門為主，包括黨群人事、行政管理、醫(yī)療護理、預(yù)防保健、基建后勤等，業(yè)務(wù)檔案以臨床科室積累的病案等資料為主，所以醫(yī)院檔案信息應(yīng)規(guī)范化管理，以數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)集中起來綜合利用。

1.2意義

醫(yī)院面對諸多不斷出現(xiàn)的新需求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已很難適應(yīng)，迫使醫(yī)院檔案管理的職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，在醫(yī)院有限的空間和經(jīng)濟條件下，利用檔案信息數(shù)字化管理，多保存有價值的檔案，可加快醫(yī)院發(fā)展。

2醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢

隨著時代的發(fā)展進步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案暴露出越來越多的問題，大部分領(lǐng)域都開展檔案信息化建設(shè)工作，醫(yī)療行業(yè)也不例外，通過合理的信息化建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，實現(xiàn)無紙化包公，有效提升了檔案的管理效率。在采用電子檔案后，不但減少了檔案管理的成本，還減少了檔案資料的存儲空間，可以時刻查閱電子檔案，解決了紙質(zhì)檔案存在的問題接缺陷。除此之外，在應(yīng)用數(shù)字化管理模式以后，還可以提升醫(yī)院整體的工作效率。

3醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

3.1紙張存儲和信息存儲同時存在

在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫(yī)院的經(jīng)濟，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

3.2電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題

較傳統(tǒng)的存儲方式相比，電網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)存儲具有效率高、閱讀方便、空間占比小等優(yōu)勢，但是也面臨著一些威脅因素，主要有三大方面，一就是數(shù)字化檔案保密性較低，容易被不法分子非法修改，并且難以發(fā)現(xiàn)，而就是數(shù)字檔案信息的穩(wěn)定性較差，可能會出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰等問題，三就是數(shù)字檔案信息對于硬件的要求更高，這就增加了檔案管理的成本。在數(shù)字檔案信息的日常管理中，一旦受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵犯，就可能對整個醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成巨大的破壞，造成不小的經(jīng)濟損失。

3.3對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國很大一部分醫(yī)院雖然開展了檔案信息數(shù)字化管理工作，但是思想上還停留在紙質(zhì)檔案上，沒有及時轉(zhuǎn)換管理理念，仍然按照傳統(tǒng)的管理理念從事數(shù)字化管理工作。部分管理者缺乏對數(shù)字化管理的種，仍然采用老舊的管理方式，采取手工借閱的方式應(yīng)用檔案，限制了數(shù)字化管理工作的發(fā)展，不但無法發(fā)揮出數(shù)字化檔案的真正作用，還會造成了資源的浪費，需要進行合理的改進。

4醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細節(jié)

4.1建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享

檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因為醫(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，達到數(shù)據(jù)共享的目的。

4.2數(shù)字管理的橫向性和安全性

醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和發(fā)布信息，而應(yīng)該在這個基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

4.3組建專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團隊

在以往的檔案管理工作中，管理人員長時間待在檔案室內(nèi)，一般不會主動參與醫(yī)療活動，無法及時了解到醫(yī)院最新動態(tài)。針對該情況，醫(yī)院應(yīng)該組建專門的管理團隊，除了要具備專門的管理技能外，還要及時掌握醫(yī)院的最新動態(tài)，可以更好的開展數(shù)字化檔案管理工作。在組建管理團隊的過程中，優(yōu)先從檔案管理人員中挑選，可以制定合理的培訓(xùn)計劃，提升檔案管理人員的各方面素質(zhì)，才能為檔案數(shù)字化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

5結(jié)語

隨著時代的發(fā)展進步，醫(yī)院開始逐漸應(yīng)用信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)工作，采用數(shù)字化管理模式，有效提升了檔案管理的效率及質(zhì)量，但是數(shù)字化管理中還存一些問題和缺陷。為了解決數(shù)字化管理中存在的問題，首先要建設(shè)完善的信息系統(tǒng)工程，實現(xiàn)檔案信息資源的貢獻，其次要重視數(shù)字管理的安全性，采取適合的加密措施，構(gòu)建專業(yè)的管理團隊，并完善管理制度，才能為數(shù)字化管理奠定良好的基礎(chǔ)，推動醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進步。

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