與紙質(zhì)檔案的發(fā)展趨勢

趙文月 司秀健

摘要：隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案大量產(chǎn)生，并且在人們的工作與生活中扮演著越來越重要的角色，同時對紙質(zhì)檔案造成巨大沖擊。電子檔案與紙質(zhì)檔案相互博弈，并且逐漸趨向共存。紙質(zhì)檔案和電子檔案雖然具有不同特性，但兩者都各有千秋，優(yōu)勢互補(bǔ)。本文分別闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同特點，并從保護(hù)技術(shù)、安全性、管理方式等各個方面相互比較，深入研究了紙質(zhì)檔案以及電子檔案的共性以及差異性，同時又將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行比較，提出了電子檔案以及紙質(zhì)檔案相互依存、相互促進(jìn)、相互輔助的未來發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;管理; 發(fā)展趨勢

一、紙質(zhì)檔案的特點

1.真實性和安全性

紙質(zhì)檔案的載體是紙張，是一種能夠被人直接感知的實體，人們用眼睛和手就能夠?qū)崒嵲谠诘貙堎|(zhì)檔案進(jìn)行識別和讀取。紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和原始特征不容易改變，即使被人修改，在紙質(zhì)載體上也會留下修改過的痕跡，極易被人發(fā)現(xiàn)。紙質(zhì)檔案具有直觀性，因為其信息的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)對于使用者來說是透明的，因此保護(hù)紙質(zhì)檔案的實物形態(tài)就是保護(hù)紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容。

2.直觀性

紙質(zhì)檔案上的信息內(nèi)容是直接具體的，人們可以用眼睛直接讀取信息，理解信息的涵義。紙質(zhì)檔案的直觀性能夠方便人們的管理和保存，在紙質(zhì)檔案的信息載體完好無損的情況下，利用者能夠便捷地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢和利用。

3.憑證效力與法律效力較強(qiáng)

紙質(zhì)檔案作為紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)，其在使用時會顯示出不同的印章、簽名等檔案印記，因此紙質(zhì)檔案具備了較強(qiáng)的憑證作用以及法律效力。而檔案的原始性與真實性也共同決定了紙質(zhì)檔案具有可信度和憑證性，能夠成為歷史憑據(jù)，能夠具有較強(qiáng)的法律效力。

二、電子檔案的特點

1.對于計算機(jī)和軟件系統(tǒng)有極強(qiáng)的依賴性

在計算機(jī)系統(tǒng)的環(huán)境中，電子檔案才能夠被制作、傳遞、管理和利用。如果計算機(jī)環(huán)境中缺少必備的硬件或軟件條件，那么電子檔案就不能較好的被讀取與識別，同時有關(guān)于電子檔案的運(yùn)用、查詢及管理活動也是不能有效開展的，由此可見電子檔案對于計算機(jī)系統(tǒng)及其硬件、軟件環(huán)境的依賴性是十分強(qiáng)的。

2.信息存儲高密度性

電子檔案存儲的高密度性能夠節(jié)約信息存儲的空間和成本，信息壓縮技術(shù)讓人們能夠更加便利、經(jīng)濟(jì)地傳遞和儲存信息，加快信息流動的速度。現(xiàn)在的壓縮技術(shù)已經(jīng)較為成熟，它是一種可逆的過程，能夠使文件在被壓縮后，恢復(fù)原樣。

3.非人工直接識讀性

電子檔案以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式被記錄在特殊載體中，二進(jìn)制代碼的復(fù)雜排列導(dǎo)致電子檔案的信息內(nèi)容沒有讀取的直接性，因此人類僅憑眼睛和手是無法識別和讀取。電子檔案的管理者和利用者不能對電子檔案的數(shù)字編碼進(jìn)行直接的肉眼識別。

4.信息傳遞的自由移動性

自由移動性具有兩層涵義。首先是文件在同一載體中的邏輯組合不具有限定性，而是能夠自由地移動。此外，電子檔案存在于不同的載體中，不同載體中的電子檔案也能夠相互地進(jìn)行自由傳遞。信息傳遞的自由移動性，文件和載體不再是一對一的對應(yīng)關(guān)系，這些原因讓管理檔案的人員具有了紙質(zhì)檔案所無法取代的多樣性與靈活性，這也順應(yīng)了當(dāng)前信息化、科技化的時代發(fā)展趨勢，符合我國檔案管理行業(yè)的規(guī)范要求。

5.信息的易更改性和可操作性

在對電子檔案運(yùn)用與制作生成的過程中，其可以被容易的編輯與修改，電子檔案的信息結(jié)構(gòu)和排列、組合方式也能被人進(jìn)行重新組合。使用者不僅可以變換電子檔案信息的儲存位置，還可以對相關(guān)信息給予粘貼、復(fù)制等編輯操作，同時能夠非常容易的刪除或添加電子檔案里面的部分內(nèi)容，還可以針對電子檔案信息的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如語音和文本的轉(zhuǎn)換等。

三、共存是紙質(zhì)檔案和電子檔案的未來發(fā)展趨勢

紙質(zhì)檔案和電子檔案都是社會的真實記錄，它們的產(chǎn)生是社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，它們有不同的特點，兩者都有對方暫時無法替代的優(yōu)點。例如紙質(zhì)檔案在安全性、穩(wěn)定性、耐用性和憑證性上都更有優(yōu)勢，在這些方面電子檔案只能望塵莫及。相較而言，電子檔案在共享性、開放性、可操作性、信息高密度性等方面均會優(yōu)于紙質(zhì)檔案。所以說，科學(xué)使用電子檔案以及紙質(zhì)檔案均可以為我國當(dāng)前的檔案運(yùn)用及管理相關(guān)事業(yè)帶來極大益處。電子檔案的存在和發(fā)展并不意味著我們對紙質(zhì)檔案的棄用，同時我們也應(yīng)該正視電子檔案的不足之處，深入思考，提高科學(xué)技術(shù)和管理水平，逐漸克服電子檔案的缺點，所有的檔案管理人員都需要有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，不斷的對檔案管理相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行健全與完善，深入思考電子檔案在安全性、穩(wěn)定性、憑證性上的不足怎樣改進(jìn)，以一種積極的態(tài)度面對當(dāng)下出現(xiàn)的問題和新時代的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，優(yōu)勢互補(bǔ)是電子檔案與紙質(zhì)檔案的存在狀態(tài)，它們是相互補(bǔ)充和相互影響的有機(jī)整體，共存是它們未來的發(fā)展趨勢。

四、結(jié)語

信息時代的到來，計算機(jī)的產(chǎn)生和電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，而且發(fā)展迅速，潛力巨大，它的出現(xiàn)無疑對紙質(zhì)檔案沖擊巨大。電子檔案具有紙質(zhì)檔案沒有的諸多優(yōu)點，但是其安全性、穩(wěn)定性、憑證性在當(dāng)下卻是一個還未得到完全解決的問題。紙質(zhì)檔案憑借其先天的優(yōu)勢，仍然是當(dāng)下檔案管理的主流形態(tài)，在未來的檔案管理事業(yè)中依然會發(fā)揮重要的作用。作為檔案管理人員，對于電子檔案管理規(guī)律的深入探索是十分有必要的并且要繼承紙質(zhì)檔案的科學(xué)管理方法，深入思考，積極應(yīng)對新時代的挑戰(zhàn)，我國的檔案事業(yè)才能夠更加健康、穩(wěn)定地發(fā)展。

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