實現檔案信息化，提升事業單位檔案管理質量

付俊

摘 要：逐步實現檔案信息化管理，已經成為當前事業單位檔案工作的重要目標。隨著新時期我國網絡信息技術的飛躍式發展，事業單位檔案管理形式發生了巨大變化，不斷利用先進信息技術手段來提升檔案管理質量。本文首先闡述檔案信息化管理的重要意義，然后提出事業單位檔案信息管理方法，以促進事業單位檔案信息化建設。

關鍵詞：事業單位 檔案 信息化 建設

為了適應經濟社會發展現狀，我國事業單位檔案管理逐漸向著信息化管理方向轉變，并且充分挖掘事業單位檔案信息資源，提高檔案管理質量和效率。在利用先進信息手段和技術服務于檔案信息化轉換過程中時，不可避免出現各種問題，阻礙了檔案信息化建設進程。鑒此，我們有必要加大檔案信息化力度，有效保障、提升檔案管理質量和水平。

一、實現檔案信息化對事業單位的重要意義

事業單位是推動我國經濟發展和社會和諧的重要力量，而檔案是事業單位發展的歷史憑據，印證著公共服務質量不斷改進提升的事實。隨著我國互聯網信息化建設的飛速發展，國家檔案局等單位密切跟蹤云計算、物聯網等信息技術，不斷推進檔案數字化、電子化工作，積極探索檔案信息的遠程利用、便捷利用、異地利用。對此事業單位應明確新時期檔案信息化建設的必要性，對于整個經濟社會的發展和繁榮有著積極推動作用。

檔案信息化建設進程中，著重引入自動化、智能化、網絡化方式，加快建設進度、提高管理效率、提升檔案質量，讓事業單位檔案管理變得更加井然有序、更加高效便捷。以往檔案常以紙質形式保存，受到保存環境、查閱利用和各種因素影響，容易被改變從而受損，易出現各種因素導致的丟失、損毀、銷毀等問題，檔案的完整性、可靠性和真實性被質疑，不利于長遠發展和服務利用。以往運用的紙質檔案保存形式，已經不能完全滿足日益增長的檔案數量及人民文化需求，因而對檔案管理提出了新要求和新挑戰，這些都必定促使事業單位檔案管理工作信息化。

檔案信息化管理是直接將檔案保存在相應的儲存介質、網絡或服務管理系統中，查找檔案信息更加簡單、輕松、便捷，不同類型檔案資料直接分類，規范了檔案管理工作秩序。當前我國已經進入信息化時代，各個行業領域都開始借助信息化手段提高管理質量和效率，事業單位檔案的信息化管理將使得檔案辦公更加簡潔、高效，也將能更為節約資源和空間。

二、當前檔案信息化的發展趨勢和方向

1、從內外部形勢上來看：

一是國內外的信息化發展趨勢。檔案的信息化已經成為發展的一種趨勢，目前國外一些國家已經認可信息化檔案資源，可作為檔案直接存管。澳大利亞等一些國家已經直接利用信息化的電子檔案，可不用紙質檔案存檔。而在英國，虛擬教室成為國家檔案館進行檔案文化服務創新的一種形式。我國一些地方檔案館的建設和發展也較為迅速，新技術、新工藝的應用也在不斷推進。

二是事業單位內部信息化程度。一些事業單位的檔案信息化、數字化程度不高，特別一些基建、科研等領域專業檔案方面，還有待進一步提升。

2、從技術手段上來分析

一是從管理手段方面：文書檔案的全文數字化方面需進一步加強，會計、科技、實物等檔案的電子化、數字化方面應全面提升，聲像、電子等檔案的存管技術手段、載體形式多樣也應更為豐富。

二是從技術層面方面：雖然數字化、電子化工作在不斷推進，但是部分專業數據的矢量化工作有待提高。建立相應專業數據庫、技術平臺、保障平臺等，便于分析數據和管理數據。

三、提升事業單位檔案信息化管理質量的方法

一是要制定健全的檔案信息化管理制度。科學健全的檔案管理制度能夠促進檔案信息化管理建設進程。因此事業單位內部結合自身實際情況制定有效的規章制度，指導檔案信息化管理工作。規章制度內容圍繞檔案信息化管理質量為中心，將信息化管理內容作為定期考核指標，讓事業單位檔案管理人員充分理解信息化管理內容、手段、方式和體系，并將工作效率融入到職稱評定、表彰獎勵、責任追求等制度中，充分激發管理人員積極性，更好地服務于事業單位檔案管理的信息化建設。

二是要加快檔案信息化基礎設施建設，充分利用檔案信息資源。事業單位檔案信息化基礎設施主要包括檔案館、檔案室、檔案庫房等，這些信息化檔案設施屬于檔案信息資源的重要部分，對此事業單位要充分利用先進信息手段和網絡技術來保存信息資源，建設成數字化的檔案館，提高事業單位信息化程度，并提供必要的利用服務。

三是要全面提升事業單位檔案管理人員的信息化水平。信息化時代下檔案管理人員必須熟練使用信息技術，提升檔案管理質量。首先，事業單位內部注意鍛煉檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質和能力，同時提高事業單位檔案管理人員入職門檻，必須接受過系統化、規范化檔案教育，如大力引入檔案學專業、秘書學專業人才等。其次，強化檔案管理工作人員的培訓，掌握更多信息化檔案管理手段和方法，豐富自身知識體系，從而提高檔案管理隊伍的專業水平和綜合素質，為事業單位信息化建設奠定基礎。

四、結語

綜上所述，通過了解事業單位檔案信息化管理的重要意義，提高對檔案信息化建設發展趨勢的認識，在規劃事業單位檔案事業進程中，應提早籌備、謀劃長遠，全面掌握檔案信息化建設流程，明確信息安全保障事項，完善內部檔案管理規劃制度，促進事業單位檔案信息化管理的健康、快速、可持續發展。

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