加強企業檔案管理工作的思考

宋再廷

摘 ?要：企業要切實做好檔案管理的規范化提升，同時也要著眼當下發展趨勢，探索構建信息化檔案管理模式。本文主要據此展開論述。

關鍵詞：檔案管理;安全保密：信息化檔案管理：思考

檔案管理工作也應當是任何一家單位綜合管理工作中的重要內容。本文重點從如何加強檔案管理安全保密性的角度進行論述，與此同時，對于促進檔案管理規范化、現代化提供一些有價值的參考和借鑒。

1 如何加強檔案管理安全保密性

目前，很多企業之所以在安全保密管理方面出現一系列問題，其原因基本可以歸納為四點，即專業化管理不足、相關檢查工作不力、制度剛性執行程度不高以及日常宣傳教育不夠。因此，要能夠加強檔案管理的安全保密，就應當針對這四個方面有的放矢采取措施，具體而言，可以從以下四個方面入手：

1.1 加強檔案專業化管理

在日常檔案管理過程中，應當加強檔案的專業化管理，切實履職，確保檔案的完整與安全。一是凡調閱檔案必須按規定流程辦理申請審批手續，申請審批表應序時專夾保管，年終裝訂成冊。二是要設立專職檔案管理人員，使用完畢須入保險柜保管。三是因工作需要進入檔案室，必須辦理登記手續。離開檔案室管理員應切斷電源、關鎖門窗。四是檔案室應勤打掃、晴天勤通風換氣，室內不得存放與檔案無關的的雜物，禁止增添非標配用電設備。

1.2 做好檔案管理日常檢查工作

為了加強檔案管理的安全保密性，應當要注意對檔案管理進行有針對性的日常檢查工作，在日常檢查過程中，一是要注意查閱檔案日常調閱登記臺賬，查看是否有要素殘缺、經辦人簽名不實、字跡明顯存在后補痕跡以及檔案調閱授權書缺少等現象，對于發現存在問題的，應當要追根溯源，查看所涉及的檔案是否在檔，同時對于相關的經辦人或者是主要責任人應當要進行詢問交流，弄清事實。二是要注意查看檔案日常監控錄像，一方面，查看檔案專職管理人員是否在崗，以及是否有不明人員隨意進出檔案室：要深入查看在檔案調閱過程中，相關管理人員是否按照規定履行登記手續，以及手續是否存在后補現象等等，如果發現有相關問題，應當要及時開展查究工作。

1.3 不斷推動檔案管理制度剛性執行

俗話說“事業發展，制度先行”。在檔案管理方面，已經由比較具體的制定規定可供參考，如《檔案庫房技術管理暫行規定》，《中華人民共和國檔案法》等，應積極組織專職檔案管理員或其他相關人員不斷進行學習，切實掌握制度確立的基本規則，并嚴格貫徹落實。其次應當針對制度執行情況定期進行檢查，在檢查過程中，可以采取現場、非現場相結合的方式，并借助監控系統監測本通知的執行情況。現場檢查時做到仔細、徹底，嚴禁走馬觀花。對應當發現而未發現的隱患或者干部員工違規操作，甚至明知故犯的，無論是否造成影響和損失，一律嚴厲追責。

1.4 加強培訓教育和宣傳

作為企業檔案管理主管部門，應該要發揮主要功能，在教育方面，一方面要定期開展培訓，就當前業內形成的關于檔案管理，尤其是檔案信息安全管理方面的新思想、新方法，整合成具體的培訓內容，來對檔案管理人員加以傳導，讓檔案管理人員的工作理念和水平能夠及時跟上發展步伐。檔案管理人員要不斷進行自我充電、自我提升。此外，檔案管理人員也要根據自身存在的薄弱環節，積極進行自我強化和自我提升，不斷更新教育理念和教育方式，使自己能夠真正在崗位上發揮應有的作用。

2 關于企業檔案信息化管理

2.1 檔案信息化管理的必要性

在推動檔案管理規范化的過程中，除了做好安全保密管理以外，信息化管理也是重要方面，目前運用電子化檔案管理對于企業來說是明智之舉。尤其是當前隨著互聯網技術和信息技術的不斷發展，信息化檔案管理技術已經十分成熟，成本相較過去已經大大降低，也免去了很多單位進行信息化檔案管理的后顧之憂。

2.2 信息化檔案管理實施框架

所謂檔案信息化管理，首先需要通過對企業傳統紙質檔案進行掃描，轉化成電子圖像，然后收集到相應的平臺，如果需要調閱檔案，可以直接通過平臺提供的用戶界面進行包括檢索、調閱、下載等行為，界面還能為用戶提供包括檔案圖片的縮小、放大、共享等功能。在該項工作中，主要可以以三個階段有序推進，在具體實施過程中，第一階段是要建立起針對檔案管理信息化項目的方案、序時推進計劃和成本預算，以及在檔案管理信息化成功上線后能夠適用的管理組織架構和管理制度體系，為檔案管理信息化項目的上馬提供良好的基礎。第二階段是因為目前很多單位并不具備獨立開發信息化檔案管理系統的能力，因此，應當要積極和外協公司進行合作，將相關工作包括檔案信息化轉換、平臺開發、平臺維護等工作都向外協公司進行打包，由其提供專業的技術服務，并持續做好需求提交和平臺優化升級的相關對接工作。第三階段是在平臺上線后，要培訓相關人員，使得單位中的專職檔案管理員或者其他相關崗位人員能夠掌握運用信息化管理平臺的方法，并且鼓勵其在使用中不斷發現問題、提出問題，促進系統的優化完善。

2.3 提升檔案管理人員的職業素質

人才永遠是最重要的資源。沒有專業的人才，任何事業都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質不高，就會影響到檔案管理質量。所以在選擇檔案管理人才時，要選擇專業知識能力強、文化功底深、具有發展潛力的人才，并為他們提供良好的工作環境，使他們有施展才華的機會。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設就不再會舉步維艱了。根據檔案管理工作的需要，選聘專業的人員負責檔案管理工作。加強職業素質教育，提高檔案管理人員的職業素養，為檔案管理工作培養一支高素質的檔案管理隊伍。企業單位也應該大力引進新興人才，對于剛從學校走出來的人才，要加強實踐培訓，將學到的知識轉化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

2.4 提高檔案資料安全保密技術水平

要有效提高企業檔案資料管理和安全保密水平，除了做好各種主觀工作外，還需要提高檔案資料安全保密技術等級。要檔案資料的安全保密工作，可以采取單密鑰加密技術或雙密鑰加密技術，應避免電磁輻射泄漏。

綜上所述，做好檔案管理對于企業經營發展有著重要意義，不僅有助于推動企業基礎管理水平的進步，也能夠有助于企業解決很多實際問題，這也是提升企業發展水平，促進檔案管理水平提升具有重要意義。