關于創新人事檔案管理制度與模式的探索

張波

摘 要：人事檔案管理作為企事業管理的重要組成部分，但是其現狀不盡如人意。文章分析了當前人事檔案管理發展的現狀及存在的主要問題，對創新人事檔案管理制度和模式展開了相關探討，希望對提升人事檔案管理水平有一定的幫助。

關鍵詞：人事檔案;創新;管理制度

相比較西方發達國家，我國的人事檔案管理工作起步較晚，且相對比較滯后。但隨著我國市場建設趨于完善，經濟競爭也愈發激烈，企事業單位想要在如此激烈的競爭環境中站穩腳跟，就必須創新人事檔案管理制度和管理模式，積極應對市場的挑戰。

一、創新人事檔案管理的意義

同西方發達國家相比，我國的人事檔案管理起步較晚，再加上諸多外界因素的干擾，我國企事業人事檔案管理工作面臨的問題諸多。此外傳統的人事檔案管理，提供很多個人資料，例如，家庭背景，特長，個人思想教育等，還格外強調個人學歷，工作經驗，而對個人的能力和業績不太看重。但是這樣的管理現狀面對當前形勢多變的市場環境是不恰當的，只有將人事檔案管理制度和模式不斷完善，不斷創新，將更多新型有效的管理制度融入到其中，才能夠真正帶動企業健康發展。

二、當前人事檔案管理存在的主要問題

1.人事檔案管理意識薄弱，管理模式單一

目前，在企事業單位的人事檔案管理中普遍存在管理模式相對單一，很多管理人員的思想還是停留在傳統階段，僅僅對人員的基本工作信息歸檔保管，而對深層次管理的意義不再探究;認識不到人事檔案管理的重要性，棄檔現象普遍存在，對檔案管理原則非常不重視。

2.人事檔案管理存在隱蔽性，對人才流動十分不利

人事檔案管理存在較大的隱蔽性，對人才流動十分不利。傳統人事檔案管理始終強調員工檔案信息的封閉性和隱蔽性，存在著明顯的流動不合理的情況，對整個企業或機構的人力資源配置缺乏幫助，員工沒有自由選擇的權利，大大降低了工作人員的工作積極性;其次，員工檔案往往是由領導把控，對員工本人的行政安排僅僅是領導一己之言。

3.人事檔案管理內容不充分，缺乏實際應用價值

傳統人事檔案內容包括員工的工作經驗、思想品德、學歷，但是在現實中實現完整及時的整理和記錄很困難，無法滿足企事業單位人力資源管理的需要;其次，檔案內容真實性缺乏審核，很多偽造學歷，虛報信息情況的發生。

4.信息化水平低

新時期人事檔案管理離不開信息技術的支持。但是當前很多人事檔案管理工作仍然停留在人工層面，加之異常龐大瑣碎的人事檔案數據信息，僅憑借人工管理，不僅管理效率低下，同時還增加了錯誤發生率。由于信息化水平低，不能有效反映企事業單位的員工信息，難以實現人力資源信息共享，影響企事業單位人才選拔，也會限制企業的發展。

三、新時期如何創新人事檔案管理制度和模式

1.增強員工的人事檔案管理意識

促進企事業單位人事檔案管理制度和模式不斷創新是新時期企業自身發展的需要，也是廣大企業員工自身發展的需要。人力資源部門的領導應該從思想層面強化對員工的正確引導，讓每一名人事檔案管理人員都深刻認識到人事檔案管理工作的重要性，還可以聘任專業的講師向他們普及人事檔案管理的重要性，讓廣大員工樹立良好的檔案管理意識。這是創新人事檔案管理制度和管理模式的首要前提。

新時期將更具創新性的人事檔案管理制度運用到其中。首先責任劃分到位，相關檔案材料的收集工作保質保量的開展。將檔案的準確性以及全面性提升，針對人事檔案管理工作存在的不足制定更為完善的對策。聯系相關人員做好檔案信息的完善，更需要重視檔案回收工作。進一步豐富檔案內容，不僅包括基礎信息，還應該統籌考慮績效成績，具體培訓情況，薪酬的變化等等，更加充實檔案信息;保障管理制度的創新，進一步規范管理工作。對于檔案管理人員定期展開培訓，制定完善的考核制度以及考核標準，不達標的人員必須接受繼續培養或者調崗。檔案的收集，存放，檢查工作應該有更詳細的規定，做好相應的監督，防治檔案被篡改等惡劣情況的出現。人事檔案填寫制度的建立，必須高度關注違規填寫，對于違規填寫內容認真鑒別，必須對檔案信息的真實與否做出準確的判斷。

2.促進創新管理方法的有效應用

促進創新管理方法的有效應用。當然人事檔案管理工作有自身的保密性，但是人才流動的社會化趨勢必須要更加強調，更加重視。人才流動不應該由于人事檔案管理成為限制。相反，有效的人才流通，對人才交流十分有利。在社會范疇內進行人才的交流和流通，對廣泛企事業帶你為來講可以吸納更多優秀的人才，創新人事檔案管理需要廣大企業人力資源管理者在具體的實踐中不斷摸索，不斷完善。

3.充分利用現代化的信息技術

隨著信息技術的迅猛發展，信息技術在各行各業中都有著廣泛的應用。創新企業人事檔案管理制度和模式，必須將現代化信息技術融入其中。縱觀傳統的企事業人事檔案管理，大部分都是采用紙質保管的方式，這樣的存檔方式十分不利于統一管理，再加上紙張，筆色的不同很容易造成檔案內容的混亂，紙張檔案還有一定的可涂抹性，所以人事檔案的真實性難以保證。而運用信息化的管理手段取代紙張管理，大大提升管理效率，不僅方便保存，同時人事檔案本身的使用效率大大提升，還節省了空間，促進人事檔案管理朝著更加標準化的管理方向發展。

利用好現代化信息技術開展人事檔案管理。首先，需要提升意識，意識到檔案管理的重要性，高度強調檔案管理的信息化建設工作，同時做好檔案信息化管理的扶持工作，協調組織內部，人事部門等等，提升檔案管理結構的不斷優化;其次，保障相關的硬件配套設施，相關的技術水平需要不斷完善，企業需要加強檔案信息化建設，將更多新型先進的管理設施以及技術引進來，鼓勵管理部門在保障自身管理體系運行正常的情況下開展更具動態化的管理工作，就檔案信息化管理的實際效率做到實時監測。部門與部門之間的溝通交流進一步加強，保障檔案資源被高效利用起來，真正為企業發展服務。

4.努力實現人事檔案管理的規范和統一

發揮人事檔案管理的效率，強化管理水平，結合實際情況強調人事檔案管理的更加規范化以及統一化目的的實現意義顯著。各級政府在遵守相關法律法規的基礎上，致力于人事檔案的規范化、統一化，不忽略人事檔案管理過程中存在的任何一個質量問題，切不可出現不科學管理，保障每一個人才的資料通通得到完善真實的記錄，結合不同人群完成分別管理。改善由于人才流動過于頻繁出現的檔案跟進不及時問題，將人事檔案管理的實效性大大提升。人事管理制度結合實際需要分類管理，不具備人事檔案管理條件的人員也可以享受到同等的社會福利，檔案身份界限消除，致力于全社會公民化人事檔案管理制度的建立。

綜上所述，反思當前廣大企事業人事檔案管理工作，無論是從制度方面還是模式方面都存在較大的不足，影響企業自身的發展。不符合現代社會發展的需要，同時削弱了企業的競爭實力。因此，在新的歷史發展時期，創新人事檔案管理制度和模式迫在眉睫，必須從思想層次上重視人事檔案管理，反思傳統管理模式存在的不足，然后融入更多現代化的管理策略，提升人事檔案管理質量，讓人事檔案工作成為助力企業騰飛的重要引擎。

參考文獻：

[1]屈俊華.關于創新高校人事檔案管理制度與模式的探索[J].時代教育，2016（1）：116-116.

[2]楊群英.新時代人事檔案管理制度與模式的創新探索[J].勞動保障世界，2015（s1）：37-38.

[3]葛 斌.創新人事檔案管理制度與模式的探索分析[J].才智，2016（31）.

[4]趙 冰.創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].環球市場信息導報，2016（29）：103-103.

[5]劉 蔚.高校人事檔案管理制度與模式的創新探索[J].產業與科技論壇，2017，16（18）：226-227.

[6]張子睿，李映天.人事檔案管理社會化淺析[J].蘭臺世界.2000年06期.

[7]劉 珍.目標化管理是人事檔案管理的保障[J].甘肅科技.2000年05期.

[8]劉志敏.人事檔案管理淺議[J].河北林業科技.2000年01期.