醫院文書檔案管理存在問題與解決對策

摘 要：本文試對醫院文書檔案管理中存在的問題與對策進行研究。首先分析醫院文書檔案管理中存在的問題，主要有文件資料收集工作不規范、檔案管理規范化流程和制度方案未及時修訂、檔案工作人員專業化水平不夠、醫院不夠重視檔案管理工作、檔案管理設備設施不完備、檔案電子化建設滯后等，接著提出幾點解決對策，主要包括改進文書檔案收集方式、完善檔案工作制度及工作流程、樹立檔案管理意識、提高檔案工作人員專業化水平、配備配齊檔案管理設備設施、加快文書檔案電子化建設進程等。

關鍵詞：醫院;文書檔案管理;問題;對策

文書檔案能夠反映醫院的發展歷史，為醫院各項醫療工作提供有力服務，是醫院檔案的重要組成部分，因此，醫院必須要重視文書檔案管理工作。 隨著現代信息技術的不斷發展，對檔案管理水平的要求也越來越高，醫院在文書檔案管理工作中也出現了各種問題。以海口市人民醫院為例，本文試對醫院文書檔案管理過程中存在的問題進行分析，并提出解決對策，以改進文書檔案管理工作質量，提升醫院檔案管理的整體水平。

一、醫院文書檔案管理中存在的問題

1.文件資料收集工作不規范。在傳統的紙質檔案處理上，由于醫院辦公室的公文處理人員為兼職檔案員，檔案管理意識較差，在文件處理的過程中容易出現以下問題。首先，公文處理人員在印發院內文件時，往往會出現文件缺失、失真以及制文時間不連貫等問題。其次，許多重要的上級批復、表彰、下撥經費等文件不注意原件的收集保存，往往只保存復印件。再次，存在請示批復文件處理不當的問題。在接收到上級部門發來的關于同一個問題的請示批復文件時，公文處理人員往往將請示文件作為主文件，批示文件作為附件來處理，沒有意識到有事件處理結果的批示才是首要應該處理的文件。由于不注意批復的處理，也會出現只保留了請示文件，沒有保存批復文件，致使重要的批復文件缺失的情況。此外，為了應付上級檢查而制作出來的院內紅頭文件，喪失了文件的真實性與歷史性。還有諸如文件斷頁、缺單位落款公章、缺時間等等問題。檔案室工作人員向院辦公室收集文件時，往往接收到的是這些有問題的文件資料。

2.檔案管理規范化流程和制度方案未及時修訂。隨著信息時代的發展，越來越多的文件能夠經由網絡快速處理和傳閱。文件的數量逐年增長，文件的類別也逐年有所變化，但是檔案管理人員沒有及時修訂文書檔案規范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案。這就導致了檔案工作人員在每年的文書歸檔整理工作中需要花費更多的時間，工作效率大大降低。

3.檔案工作人員專業化水平不夠。醫院只著重培養醫療人才，忽視了對檔案人才的培養，在檔案工人員的配備上缺乏持續發展的眼光。

首先，醫院辦公室公文處理人員對文書檔案的專業學習不夠。醫院辦公室的文書處理人員為兼職檔案員，兼職檔案員業務素質不高，對于公文處理的規范性、文件收集的完整性沒有足夠的重視。再者沒有長期固定的公文處理人員。辦公室公文處理人員實行輪班制，三人輪班，以一周為周期，由一人負責在一周內處理文件，這樣就造成了個人接觸公文處理的時間不夠長期連貫，沒有足夠的責任心，只滿足于完成這一周的任務。當下即使發現自身所存在的問題，也沒有及時整改。到下一周期再輪班處理文件時，就有可能會忘記所犯錯誤，再出現同樣的問題。

其次，醫院綜合檔案室專職檔案人員配備不足，部分檔案人員為兼職。雖然平時有輪崗、實習人員，但是這些人員不熟悉檔案專業，只是暫時性的幫忙，無法獨立完成檔案工作。人員配備不足和專業性不強，導致了檔案人員平時工作量大，工作質量不高。

4.醫院不夠重視檔案管理工作。由于檔案管理工作不能夠直接為單位產生效益，使得醫院領導只重視醫院醫療業務的拓展延伸，沒有充分重視檔案管理工作，沒有充分意識到文書檔案對于醫院管理和決策的重要性。而領導層的不重視，也了導致其他相關部門對檔案工作的不重視，不能提供有力支持。此外，醫院從檔案人才的培養和檔案設備設施的配備上都沒有給予足夠支持，導致醫院檔案管理工作難以順利進行。

5.檔案管理設備設施不完備。由于醫院對檔案管理工作所需資金投入不夠，導致醫院檔案管理基礎設施配備不齊，配置較為落后。例如，檔案室使用的安裝了檔案管理系統的電腦主機里，有幾臺已經用了10年左右，處理器運行緩慢，經常出現死機問題。檔案電子化需要的高速掃描還沒有購置齊全。檔案庫房沒有添置配備比較先進的溫濕調節器、保溫柜等。設備配置設施的老化和落后，也降低了醫院檔案工作的效率。

6.檔案電子化建設滯后。首先，醫院目前的辦公室公文處理工作已經實現了電子化管理，公文處理人員可以在云之家平臺上進行公文處理工作。但是，綜合檔案室的電子化建設進程還相對滯后。因此，也造成了查閱利用文書檔案時，還是得依靠現有的檔案管理系統查出文件檔號，并找出紙質檔案來復印。當迎接大型檢查時，如果遇到需要查閱利用大批量的文件，要提供復印紙質檔案，還要提供掃描件的情況，傳統的紙質檔案就很難及時滿足查閱利用需求。

其次，醫院目前還沒有建立電子檔案工作流程及歸檔制度。檔案工作人員只是通過檔案培訓了解電子檔案的相關知識，只對重要的紙質檔案進行了部分備份。備份所使用的移動硬盤和光盤等存儲設備也沒有進行專業的殺毒。檔案工作人員對電子檔案安全防護問題的認知還不足。這就會導致在電子檔案的存檔管理過程中出現許多安全漏洞問題。

二、醫院文書檔案管理問題的解決對策

1.改進文書檔案收集方式。醫院綜合檔案室的檔案工作人員要加強對文書檔案收集工作的調查，加強與院辦公文處理人員的聯系溝通，定期對文件資料進行收集歸檔，深入了解文件資料的連續性及真實性，在文件處理和收集的過程中加以指導，避免出現文件資料收集不完整、不真實的情況。

2.完善檔案工作制度及工作流程。醫院綜合檔案室在順應信息化發展及符合國家相關法律法規的基礎上，要及時修訂完善文書檔案規范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案，健全文書檔案標準體系，以確保檔案歸檔的完整性及準確性。在醫院文書檔案工作由紙質檔案向電子檔案推進的過程中，保證紙質檔案處理質量，以適應不斷發展變化的文書檔案收集、整理、歸檔和查閱利用的需求。

3.樹立檔案管理意識。醫院領導在制定醫院中長期發展規劃時，要有意識地加入檔案管理工作建設的內容，要將醫院的整體信息化建設與檔案信息化建設相結合，在檔案人才和檔案設施設備配置要投入更多資金。醫院其他部門人員也要樹立檔案管理意識，要加強與綜合檔案室的合作，調動收集醫院內部所有具有保存價值的文件資源，為檔案工作提供豐富的文件基礎，提升醫院檔案管理工作的水平。

4.提高檔案工作人員專業化水平。首先，檔案工作人員要有較強的責任心和較高的服務精神。其次，醫院文書檔案信息化管理需要高素質的信息化檔案人才。他們既要熟悉文書檔案的專業知識，也要掌握信息技術和安全保密知識等方面的專業知識。為此，一方面，醫院要根據需要，通過院外招聘、院內選拔等形式引進專業人才;另一方面，醫院要加強檔案工作人員的培訓工作，定期選派人員參加檔案培訓，確保檔案工作人員了解掌握檔案管理工作理論和方法，深入分析時代發展要求，提升檔案工作人員的文書檔案信息化管理水平，從而提升醫院檔案管理工作整體水平。

5.配備配齊檔案管理設備設施。為了檔案信息化建設的順利開展，滿足當前文書檔案工作的需求，醫院要對檔案管理工作投入更多資金，添加購置新式的設備設施，如計算機、高速掃描機、光盤刻錄機等。其次，醫院要購買檔案信息化所需的軟件、殺毒工具和加密狗等，建立穩定的數據庫和安全的檔案局域網。再次，醫院要升級改造檔案庫房，購置庫房所需的溫濕調節器、保溫柜等設備。以上措施，能夠為文書檔案歸檔工作中提供所需要的高新設備與技術保障，保證檔案信息的安全性，提高文書檔案管理工作效率。

6.加快文書檔案電子化建設進程。醫院綜合檔案室的檔案管理系統要與醫院云之家公文處理平臺相結合，使云之家平臺處理完畢的電子文件，能夠在導入檔案管理系統后，自動生成和保存成文書檔案，使辦公和檔案電子化能夠同步進行。同時，檔案室工作人員要逐步掃描歷年的紙質文書檔案，使之數字化，轉化成電子文件形式，掛接檔案管理系統統一管理。現有文件處理和歷年檔案同時進行信息化處理，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》 （GB/T18894-2016）進行管理。醫院要建立穩定的檔案數據庫及安全的檔案局域網，保障檔案電子化工作的安全，加快文書檔案電子化建設進程，為醫院其他各部門的檔案查詢、借閱利用工作提供更多的檔案資源和更優質的服務。

三、結語

隨著信息化社會的發展和醫療改革工作的不斷推進，對醫院文書檔案管理工作的要求也在逐年提高。加強醫院文書檔案管理，能夠更好的提高工作質量，為醫療建設提供服務。檔案工作人員必須順應時代要求，針對醫院檔案管理中存在的諸多問題，包括并不僅限于文書檔案的問題，找出應對策略和措施來加以解決。與時俱進，為醫院的發展建設發揮最大的作用。

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作者簡介：黎秀雯（1986-），女，學歷：本科，職稱：館員，單位：中南大學湘雅醫學院附屬海口醫院，研究方向：醫院檔案管理。