淺談基層檔案室檔案工作的幾點實踐思考

王麗俊

摘要：“蘭臺雖小大世界，館藏檔案知春秋”，檔案工作是一項長久性、歷史性的工作，是永無止境的追求過程，是不斷精益改善的企業管理發展過程。進一步加大檔案標準化、數字化發展，拓寬檔案服務利用渠道，力爭符合現代化的標準和規范要求，符合企業持續發展的要求，實現新的突破。

關鍵詞：基層檔案;標準化;數字化;精益改善

近年來，常州市煙草專賣局（公司）檔案工作在省、市兩級檔案行政管理部門以及江蘇煙草的指導和關心下，認真貫徹上級部門有關檔案工作的會議精神，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》的標準和要求，牢固樹立檔案工作為煙草企業經營服務的思想，始終堅持高標準、重規范、善利用的工作思路，積極探索煙草檔案管理的新機制，在組織管理、基礎業務、信息化建設、開發利用等方面不斷充實和完善，取得了顯著成效。為持續促進檔案工作科學化、制度化、規范化管理，在局黨組的高度重視和市檔案部門的大力指導下，經我局全體參與檔案達標工作人員的共同努力，檔案工作管理水平和服務能力得到了進一步提升，于2017順利通過江蘇省五星級檔案室測評，自此全系統一市三縣全部通過省五星檔案室標準，實現了全系統的“滿堂紅”。

隨著行業改革發展的深入，內容的多樣性、使用的便捷性、覆蓋的全面性逐漸成為檔案管理的主流需求。我們將檔案工作作為提升內部管理水平的重要組成內容，引入精益管理理念，持續關注檔案價值，把握重點需求，追求更科學的管理方式、更快捷的工作效率、更優質的服務效能，著力構建檔案收集、整理、歸檔、電子錄入、保管和開發利用全流程改善的PDCA循環，檔案綜合管理升級達標工作條件成熟。

1 力求精細，以目標化為切入點，加強組織保障力度

一是領導重視，統籌工作推進。領導重視是加強檔案管理、做好檔案管理工作的關鍵。我局（公司）高度重視檔案工作，由副經理親自抓，確定領導責任制。局黨組會議定期聽取檔案工作情況匯報，及時解決達標工作中遇到的實際問題，在人、財、物上給予全力支持。二是優化架構，健全責任網絡。我們成立了由分管領導為組長，各部門負責人及專職檔案員為成員的檔案工作領導小組，及由分管領導、辦公室主任、專職檔案員和各部門兼職檔案員組成的檔案管理網絡。三是加大投入，完善硬件設施。為適應檔案現代化管理的新形勢需要，我局（公司）在檔案硬件建設的投入上堅持高標準、高起點。按照國家標準擴建檔案用房，在原來辦公大樓76平米檔案庫房、32平米閱檔室的基礎上分別在物流中心新建104平米檔案庫房和27平米閱檔室，做到了檔案庫房、閱檔、辦公三分開，并實施地面加固工程，為檔案管理工作創造了良好的工作環境。安裝配備了電腦、激光打印機、復印機、彩色掃描儀、除濕機、數碼相機、檔案管理軟件、滅火器、溫濕表、密集檔案柜、檢索柜等專用設施設備，有力地保證了我局檔案工作的順利開展。

2 立足精通，以專業化為支撐點，建設高素質檔案團隊

一是強化氛圍營造，凝聚創建合力。檔案管理人員自身的工作態度與綜合素質高低，直接決定著檔案管理水平和管理質量的優劣。我局（公司）多次組織工作人員學習檔案法律、法規知識，舉辦檔案有獎知識競賽，開展“檔案崗位大練兵”活動，著力增強群體檔案意識、爭創意識、團結協作意識，形成了良好的氛圍。二是強化培訓交流，提升專業技能。高質量的檔案服務工作離不開高水平的專業素養。我局（公司）堅持“請進來、走出去”的培訓思路，一方面專門請市檔案局的專家上門指導工作，認真查找檔案工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法和措施;另一方面組織有關人員赴檔案工作先進單位參觀取經，開闊眼界，增長見識，提高了檔案管理員的綜合素質和業務能力。三是強化正向激勵，激發工作熱情。近年來，我局（公司）將實現員工成長作為隊伍建設的核心追求，完善落實了《榮譽表彰獎勵辦法》，開展先進集體、個人評比表彰和非物質激勵，多名專業能力強、作風素養高、責任意識重的檔案工作人員被評選為全系統“十佳機關工作人員”“最美常煙人”，他們悉心付出、優質高效的檔案服務工作入選“楷模優秀事例”，個人先進事跡在內部網站、《常煙人》報紙、微信企業號上得到深入宣傳報道，充分調動了檔案員的工作熱情和積極性。

3 把握精髓，以標準化為著力點，完善檔案制度體系

一是突出全面性，在制度建設上下功夫。我局（公司）結合自身工作實際，制訂了《檔案室制度》《電子文件歸檔管理制度》《歸檔與不歸檔的范圍》《檔案分類方法》和《檔案案卷質量標準》等一系列檔案制度，建立起檔案制度庫，對檔案室的職責、檔案工作的要求、文件資料的歸檔范圍、檔案的保密細則，以及檔案的統計、鑒定、移交、保管期限、銷毀等方面進行明確規定。二是突出針對性，在標準轉化上下功夫。我局（公司）以被評為“行業首批標準化建設示范企業”為契機，著力將檔案制度轉化為工作標準、工作流程，編制了《檔案管理規范》企業標準文件，通過公司“精益管理”平臺發布至全系統，以流程管理和節點控制來落實制度執行。每年結合內審和第三方評審意見，對各項檔案管理工作流程進行反復梳理修正，確保標準可操作、可落地。三是突出實效性，在執行考核上下功夫。年初，我局（公司）將檔案工作納入全年《績效考核實施細則》，制訂了檔案管理人員崗位責任制，明確要求檔案人員首先要學習、宣傳制度，帶頭執行制度，并檢查、督促制度的執行情況;所有干部員工都要了解、遵守有關制度，支持、配合檔案人員做好檔案管理工作。加強對檔案工作的監督檢查和考核，做到年初有目標、有計劃，年中有檢查、有落實，年末有總結、有考核，調動了各部門、各基層抓好檔案建設的積極性，增強了檔案人員依法管檔的壓力和動力，形成了責任明確、制約有力的檔案管理機制。

所謂“蘭臺雖小大世界，館藏檔案知春秋”我們深刻意識到，檔案工作是一項長久性、歷史性的工作，是永無止境的追求過程，是不斷精益改善的企業管理發展過程。下一步我們將進一步加大檔案標準化、數字化發展，拓寬檔案服務利用渠道，力爭符合現代化的標準和規范要求，符合企業持續發展的要求，實現新的突破。我們將以牢固樹立長效管理的科學發展理念，開拓創新，扎實工作，使檔案工作再上新臺階，再創新佳績。

參考文獻：

[1] 劉大鵬.基層檔案室紙質檔案數字化工作探索[J].蘭臺內外，2019（21）：50.

（作者單位：江蘇省常州市煙草專賣局（公司））