新形勢下的機關(guān)檔案管理探索

關(guān)文芳

摘要：我國的機關(guān)檔案管理依舊是運用著傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行執(zhí)行，致使有很多的機關(guān)檔案在管理的過程當(dāng)中有著很大的問題，大大降低了機關(guān)檔案管理的效率。想要有效的提升檔案管理工作效率，就需要機關(guān)單位當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員對檔案管理進(jìn)行高度的重視，不斷的提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，以此來進(jìn)一步的提升檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：機關(guān);檔案;管理

機關(guān)檔案管理工作的高效進(jìn)行對我國經(jīng)濟發(fā)展和歷史成果的保護(hù)都有著極大的促進(jìn)作用，因此，機關(guān)檔案管理人員需要不斷完善檔案管理機制，與時俱進(jìn)地做好機制的創(chuàng)新工作，提升機關(guān)檔案管理工作的信息化和科學(xué)化水平，從而推動我國機關(guān)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

1檔案管理工作所存在的問題

1.1對檔案管理工作認(rèn)識不足

在長期的發(fā)展中，機關(guān)檔案工作在管理上仍然存在著管理不規(guī)范，制度落實不到位，工作缺乏連續(xù)性的現(xiàn)象。這些問題出現(xiàn)的原因存在多個方面，但最主要的就是機關(guān)管理對于檔案管理的重視力度不夠。有些檔案管理工作人員對于檔案的保存存在一定的誤區(qū)，他們認(rèn)為檔案管理只是單位其他工作的一部分，并沒有那么重要。所以，就只是對檔案工作進(jìn)行相應(yīng)的收集和保存。很多工作人員也認(rèn)為檔案資料只需要他們記錄一下姓名、日期，歸檔就好。認(rèn)為工作沒有任何權(quán)力，枯燥乏味。所以，很多人一提到檔案工作就覺得麻煩，沒有意思。放在檔案室中的資料不丟失，不缺頁少碼就好。因此，這也就表現(xiàn)出，現(xiàn)在的檔案管理工作是沒有辦法跟上社會發(fā)展的大節(jié)奏的。

1.2機關(guān)工作人員不穩(wěn)定

檔案管理工作在發(fā)展過程中，由于機關(guān)人員工作不穩(wěn)定，對檔案工作本身也會造成嚴(yán)重的影響。一是一些專職或兼職的檔案人員對于工作的責(zé)任心不強，不能靜下心來對檔案工作做一個長遠(yuǎn)的規(guī)劃。二是檔案的工作人員對檔案業(yè)務(wù)知識了解不透徹，很多管理人員對于這個工作崗位的知識想象得太過簡單。三是對相關(guān)的管理和收集資料工作不熟悉，不能從大方面上把握檔案管理的節(jié)奏。因此，造成檔案管理上缺乏持續(xù)性。四是由于檔案管理人員的水平參差不齊，或是檔案工作人員身兼數(shù)職，檔案管理者年齡較大，對檔案工作的投入精力少，有些工作不能及時處理，從而嚴(yán)重影響了檔案工作的發(fā)展。

1.3大部分檔案歸集整理工作不能一次到位

以社保機關(guān)和地稅機關(guān)的檔案歸集及整理為例，雖然機關(guān)每年都會對檔案進(jìn)行定期整理，但是效果仍然不明顯，很多時候存在事倍功半的結(jié)果。有的時候因為頁碼少寫數(shù)字，就要重新填寫，有的時候因為文件順序不對還要重新整理。這種反反復(fù)復(fù)的情況就會造成工作的拖沓和人員的不耐煩情緒。象社保機關(guān)有時檔案需要一年整理一次，存在很多開戶的企業(yè)文件資料，都要進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，這樣就會將工作積攢的越來越多，使得在工作過程中非常匆忙，檔案管理工作就不扎實。

2新形勢下檔案管理工作的思考建議

2.1加強機關(guān)各項檔案管理工作

機關(guān)檔案管理工作是一項政策性比較強的工作，也是專業(yè)技能要求比較高的一項工作，如果能夠采取有效的措施對機關(guān)檔案進(jìn)行良好的管理，那么這些檔案的使用時間就會變得更久。因此，機關(guān)檔案管理部門需要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀制定出一系列有利于檔案管理的方案，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的一些問題，并且高效地對這些問題進(jìn)行解決，這樣就可以保證機關(guān)各項檔案管理工作做得更加到位。除此之外，機關(guān)檔案管理工作還需要專門的機關(guān)檔案管理部門和機關(guān)檔案管理人員從事對機關(guān)檔案的收集、加工和整理，爭取盡最大努力保證這些機關(guān)檔案的質(zhì)量。

2.2重視軟硬件設(shè)施建設(shè)

要想完善建設(shè)機關(guān)檔案數(shù)字化管理體系，首先需要滿足完整存儲、隨時調(diào)閱、信息準(zhǔn)確、歸類合理的要求。其次還需要加強對相關(guān)性認(rèn)知領(lǐng)域的分析，并按照既定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合調(diào)整，才能真正實現(xiàn)該管理模式的功用，提升工作效能。因此，機關(guān)檔案管理人員必須重視并加強軟硬件設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，對掃描儀、微機、備份磁盤等及時進(jìn)行更新?lián)Q代，改進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能滿足機關(guān)檔案管理的需求，并且符合數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的要求。另一方面，相關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化管理體系的安全建設(shè)，只有借助各種先進(jìn)的手段和技術(shù)才能保障機關(guān)檔案信息的安全性，提升抗風(fēng)險能力，排除各種安全隱患。

2.3規(guī)范人事檔案的交接工作

人事檔案是在管理工作當(dāng)中最為復(fù)雜的系統(tǒng)，因為人事檔案的管理需要檔案人員具有強烈的責(zé)任感，而且能夠在認(rèn)識檔案的管理當(dāng)中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度進(jìn)行交接工作，需要檔案管理人員和接管人員當(dāng)面清理檔案的遺存業(yè)務(wù)，正確的核對檔案在走，要做出借走檔案的順序和詳細(xì)情況、原因等，而且還要準(zhǔn)確的記錄交還時間，做好借據(jù)的整理。最后就是要把檔案當(dāng)中過于零散的材料進(jìn)行歸檔，嚴(yán)格的依照檔案移交程序進(jìn)行移交工作，并在移交的檔案上寫上時間、地點以及人物等，明確的清點交接過程當(dāng)中的檔案數(shù)量，在最后簽上自己的名字。

2.4完善檔案管理制度

現(xiàn)如今在我國的機關(guān)單位當(dāng)中并沒有制定完善的檔案管理制度，想要有效的提升管理工作的工作質(zhì)量，那么就需要對檔案工作的管理制度進(jìn)行制定，在構(gòu)建完善管理制度的時候需要遵循以下三點：第一，在完善管理制度的時候需要運用科學(xué)、合理的建議，能夠從機關(guān)單位的實際情況，而且不違背個人利益的前提之下進(jìn)行完善;第二，所制定出來的管理制度需要具有簡明實用的特點，能幫助管理人員更好的進(jìn)行整理;第三，具有保持制度的約束性，不僅要對管理人員進(jìn)行約束，也要對機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束。

2.5強化檔案的現(xiàn)代化管理

機關(guān)檔案管理工作要打破傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，實現(xiàn)從實體管理模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)文檔一體化管理，推進(jìn)辦公自動化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的公文書寫方式，建立統(tǒng)一的機關(guān)檔案管理平臺。實現(xiàn)機關(guān)檔案信息從接收、歸檔、整理、存儲到開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，充分體現(xiàn)機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)性、科學(xué)性和實用性。機關(guān)檔案建設(shè)時需要注意加強自身網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對接的無縫隙化，機關(guān)單位檔案管理時如果能夠做好自身的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，所有的檔案化資料能夠及時地查找和分析處理，必將對檔案的現(xiàn)代化建設(shè)產(chǎn)生較大的助推作用。

2.6搞好檔案的開發(fā)利用

機關(guān)檔案管理工作的最終目的就是要服務(wù)單位發(fā)展建設(shè)、服務(wù)群眾生產(chǎn)生活，充分體現(xiàn)挖掘機關(guān)檔案的價值。在機關(guān)檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機關(guān)檔案管理工作更加規(guī)范、更加科學(xué)，開發(fā)利用更加充分。加強機關(guān)檔案的開發(fā)利用，既是扭轉(zhuǎn)過去工作被動局面的出發(fā)點，也是進(jìn)一步發(fā)展機關(guān)事業(yè)，增強機關(guān)檔案服務(wù)功能的歸宿點。而加強機關(guān)檔案信息化建設(shè)，極大地方便了機關(guān)檔案的查找利用，為領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)工作及時準(zhǔn)確地查找材料，提供了有效的參考依據(jù)，使機關(guān)規(guī)劃、編制、建設(shè)等活動更有預(yù)見性和可行性，從而充分發(fā)揮機關(guān)檔案管理工作的服務(wù)功能。為此，必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)意識，加強館（室）藏建設(shè)，創(chuàng)造開發(fā)機關(guān)檔案信息資源的物質(zhì)條件，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，增強開發(fā)機關(guān)檔案信息資源的能力，從而充分發(fā)揮機關(guān)檔案信息資源的作用。

3結(jié)語

在機關(guān)單位，不管是縣直還是鄉(xiāng)鎮(zhèn)，檔案對我們的業(yè)務(wù)的開展都有著較為重要的作用。檔案管理集成了機關(guān)單位業(yè)務(wù)及人事變化的延續(xù)，對機關(guān)事業(yè)的發(fā)展有著較好地促進(jìn)性作用。但伴隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)云儲存等現(xiàn)代信息儲存方式的發(fā)展，這就需要我們不斷地提高自身的綜合管理水平，及時創(chuàng)新工作方式，提高檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 李云華.機關(guān)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展路徑探索[J].勞動保障世界，2016（15）.

（作者單位：察布查爾縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村局）