技術(shù)檔案在學(xué)校圖書館管理中的應(yīng)用價值與策略

辛秀峰

摘要：在教育信息化建設(shè)過程中，難免會遇到各種各樣的問題和困難，技術(shù)檔案管理越發(fā)越顯得重要，如果是學(xué)校圖書館技術(shù)檔案朝著健康之路發(fā)展呢？

關(guān)鍵詞：學(xué)校圖書館 技術(shù)檔案 必要 措施

在現(xiàn)代經(jīng)濟的發(fā)展下，素質(zhì)教育催生了知識經(jīng)濟，加上現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校的圖書館向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。由于在圖書館中引入信息技術(shù)，促進(jìn)圖書館技術(shù)檔案工作的高效管理。

一、技術(shù)檔案的定義和內(nèi)涵

技術(shù)檔案也是一種重要的文件資料，主要用于科研領(lǐng)域的生產(chǎn)活動，包括一些技術(shù)文件，圖表和圖紙以及照片等。圖書館的技術(shù)檔案主要就是指圖書館的規(guī)劃任務(wù)書、圖書館的建設(shè)大綱以及相關(guān)活動的調(diào)查材料等。這些材料的留檔保存可以為圖書館的科研工作提供重要資料文獻(xiàn)和經(jīng)驗。技術(shù)檔案具有特殊性，一般為內(nèi)部文件，屬于有保密級別的文件。

二、學(xué)校圖書館建立技術(shù)檔案的必要性

在學(xué)校發(fā)展過程中，圖書館發(fā)揮著重要的教學(xué)輔助作用，特別有利于現(xiàn)代化教學(xué)效益的提升。圖書館技術(shù)檔案管理數(shù)字化可以實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息組織和傳輸，實現(xiàn)檔案的自動管理和大眾化服務(wù)，促進(jìn)資源共享和信息檢索的效率和便捷性。

建立技術(shù)檔案可有效提升圖書館管理的科學(xué)化水平。技術(shù)檔案可有效反映單位或部門對于基本建設(shè)的實際情況，其本身有著很強的保護(hù)價值，是真實的記錄集中保管技術(shù)方面的材料。隨禮信息化的迅猛發(fā)展，當(dāng)前圖書館的管理模式逐漸從傳統(tǒng)的方式想信息化、現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。這就要求一些既懂得現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，又對圖書館方面的專業(yè)知識有獨到研究的復(fù)合型的人才加入到圖書館管理隊伍中去。在當(dāng)今，圖書館如果在技術(shù)方面不穩(wěn)定，必然影響了整個圖書館工作的正常開展。

圖書館技術(shù)檔案可以提高信息的利用效率。在圖書種類和數(shù)量的不斷增多，圖書館技術(shù)檔案的管理內(nèi)容日益繁雜，管理的難度不斷加大，這樣的形勢下，通過數(shù)字化管理，可以有效提高信息的利用效率，對傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來嚴(yán)重的沖擊，實現(xiàn)了信息的強大變革。對于學(xué)校的圖書館的管理工作而言，改變了過去一直運用的單一的管理功能，實行了給“知識的傳播和擴散”的職能以及咨詢功能等，這就對于館員實際的素質(zhì)能力方面提出了更高的要求，當(dāng)然，也帶來了一些實際管理方面的問題和挑戰(zhàn)，需要采取有效的應(yīng)對措施進(jìn)行解決。所以，要加強對圖書館技術(shù)檔案的數(shù)字化管理。對于圖書館的技術(shù)檔案而言，檔案的自動化管理可以充分提高管理的工作效率。由于計算機存儲技術(shù)的應(yīng)用，將有效化解傳統(tǒng)檔案管理的繁重壓力。例如，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、圖片掃描技術(shù)、存儲技術(shù)以及多媒體技術(shù)多項新科技，可以有效實現(xiàn)圖書館技術(shù)檔案的立卷、歸檔、檢索以及利用等功能。由于在實際的高效技術(shù)檔案管理中，許多現(xiàn)代的管理規(guī)章制度和一些實際的操作規(guī)程之間出現(xiàn)了一些矛盾，對于一些崗位職責(zé)劃分方面存在不明晰的情況，容易導(dǎo)致操作方面一些明顯的失誤和漏洞的出現(xiàn)，極有可能造成嚴(yán)重后果。對于這些資料的保存，一旦出現(xiàn)不完整的情況，就會給相關(guān)的維修和維護(hù)帶來了很大的困擾。

技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，還可以提高信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，促進(jìn)社會化服務(wù)質(zhì)量的提高，從而促進(jìn)檔案信息的更大范圍擴展，實現(xiàn)跨時空的信息服務(wù)，促進(jìn)信息傳遞的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。

三、技術(shù)檔案管理需健全的規(guī)章制度

一要加強技術(shù)檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。技術(shù)檔案對圖書館的技術(shù)設(shè)備實際的設(shè)置情況以進(jìn)行了翔實記錄，可以讓相關(guān)管理者對于本館內(nèi)的現(xiàn)代化設(shè)備有著較為清楚的了解，這樣在實際管理之中才能游刃有余。建立技術(shù)檔案，就是要結(jié)合檔案的實際運轉(zhuǎn)情況，進(jìn)行明確分工，建立其一套完整的、可操作性強的制度體系，以保證技術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)化。

二要完善技術(shù)檔案所需設(shè)備。在對實際需要的各種設(shè)備進(jìn)行采購時，要建立起完善的記錄檔案，以便于財務(wù)部門對設(shè)備相關(guān)情況有著深入、細(xì)致的了解，并依據(jù)實際需要，進(jìn)行必要的采購和更新，保證技術(shù)檔案的硬件基礎(chǔ)。

三要建立設(shè)備管理檔案和技術(shù)操作檔案。當(dāng)今，很多圖書館實際采用的自動化管理系統(tǒng)均有差異，需要專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。設(shè)備采購后，對于每一臺設(shè)備都要有詳細(xì)的過程性管理記錄。對于采購的設(shè)備的采用的買機配件實際的使用情況、出處做好切實的記錄。要依照每一臺機器的編號建立檔案，掌握好各臺計算機的運行和維修方面的情況，便于系統(tǒng)進(jìn)行升級和操作人員進(jìn)交接工作。

四要落實對技術(shù)檔案的運用。對于圖書館而言，建立規(guī)范的專業(yè)技術(shù)檔案是一項提高管理水平的重要措施。在技術(shù)檔案建立之后，既可幫助管理者迅速掌握各種維修技術(shù)，還可讓后續(xù)的專業(yè)技術(shù)人員最快地熟知整個圖書館的計算機局域網(wǎng)的設(shè)備配置以及實際的運行情況，以盡早盡快地投入到工作之中。

隨著知識經(jīng)濟的勃興和信息化環(huán)境的持續(xù)構(gòu)建和成型，社會發(fā)展的信息化大潮愈發(fā)朝著不可阻擋的趨勢發(fā)展。可以說，當(dāng)今圖書館實現(xiàn)科學(xué)合理管理的一個重要的發(fā)展方向就是網(wǎng)絡(luò)化和信息化。信息技術(shù)在圖書館的實的運轉(zhuǎn)中發(fā)揮的作用越來越大。不斷建立和完善技術(shù)檔案，持續(xù)加強對圖書館技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，就需要一步一步地解決現(xiàn)實存在的問題，從而實現(xiàn)循序漸進(jìn)、有條不紊、井然有序的持久發(fā)展。