勘測設計企業數字檔案室建設的必要性分析

摘 要：勘測設計企業在數字化、信息化過程中積累了大量數字檔案資源。伴隨網絡環境的成熟以及新媒體的廣泛應用，大量的數字檔案資源建設與有限的網絡化服務形成矛盾，企業數字檔案室建設成為企業檔案工作提質增效與創新發展的必由之路。它是檔案管理優化升級的途徑，是實現電子文件前端控制的重要手段，能充分發揮檔案資源化利用，是檔案管理業務流程再造的內在需求和“精益檔案管理”的內在要求。

關鍵詞：企業數字檔案室;數字資源;檔案利用

引言

隨著網絡和信息技術的快速發展，大數據、云計算、人工智能的研究應用越來越深入，我國企業數字檔案館（室）建設正在有序推進。以“檔案”、“用戶需求”、“信息服務”作為關鍵詞，在CNKI數據庫中進行篇名組合檢索、主題組合檢索，共得到最近十年發表在核心期刊上的140余篇文獻，這些文獻主要對檔案館（室）服務能力的基本內容、服務方式、影響因素、存在的問題、評價、提升策略等方面進行了廣泛探索。然而，目前國內學者大多停留在對公共檔案館、高校檔案館的研究上，企業數字檔案室仍在建設實踐中摸索前行，總體上處于起步階段，而對于勘測設計行業設計類企業檔案全流程管理、基于BIM技術的檔案接收保管和利用模式等研究較少。

勘測設計企業在數字化、信息化過程中積累了大量數字檔案資源。同時，伴隨網絡環境的成熟以及新媒體的廣泛應用，檔案在勘測設計、成果增加出版、職稱評審、項目申報、工程回訪等所起的作用越來越突出，勘測設計人員對數字檔案服務提出了更高的要求。由此，大量的數字檔案資源建設與有限的網絡化服務形成了矛盾。另外，企業檔案室作為檔案管理最基本的部門，是職工群眾了解檔案、認識檔案、使用檔案的窗口。加強企業數字檔案室建設，事關檔案服務的提質增效，事關企業轉企改制、繁榮發展。

按照國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，要求全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。因此，數字檔案館（室）建設已成為企業檔案工作提質增效與創新發展的必由之路。

一、檔案管理優化升級的途徑

傳統的檔案管理模式在初級信息化條件下，未能充分發揮信息化帶給檔案管理的效能提升，在業務管理的各個環節需要大量的人力與時間來完成，尤其是信息化技術條件下傳統檔案管理不能有效滿足企業降本增效、高效提供信息資源利用支持、精益化業務流程管理能力提升的多樣需求，尤其是隨著勘測設計企業承接工程項目的增多，檔案數量以每年幾萬卷的速度增加，且工程設計檔案大部分都需要永久保存，所需空間資源大幅增加，庫房空間無法滿足需要，導致檔案庫房負荷過大。再加上，隨著建筑信息模型（BuildingInformationModeling，簡稱BIM）技術的深入發展，越來越多的建設工程項目使用了BIM技術，過程中誕生了大量的三維數據，BIM的多元化數據對檔案管理工作帶來了新的挑戰。在此基礎上，如何通過企業數字檔案室建設，促進企業檔案管理模式優化升級，滿足日益多樣化、復雜化的檔案服務需求與業務精益化目標實現條件，是我們開展數字檔案室建設的重要著眼點。

二、實現電子文件前端控制的重要手段

前端控制是文件生命周期理論的重要內容，文件的形成是前端，歸檔、鑒定、整理、保管等是后端，永久保存或銷毀是末端。由于電子文件的易更改性，電子文件顯得“稍縱即逝”，檔案人員若不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，故前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全的重要保障。根據電子文件的特點和管理要求，建設數字檔案室，形成一個完整的管理體系，對電子文件從產生到歸檔，再到永久保管或銷毀的整個生命周期進行管理，監控和記錄該電子文件創建、登記、修改、審核、簽署、分發等一切操作過程，將電子文件中不可視的部分變為可視的元數據保存下來，同時，元數據不間斷地對電子文件的物理管理進行自我記錄。這些管理和追蹤記錄，對于證明電子文件的行政有效性和法律證據性極其重要。

三、充分發揮檔案資源化利用

勘測設計類檔案利用于勘測設計、項目設計成果增加出版、各級各類職稱評審、項目申報、項目成果報獎、項目驗收、工程回訪等工作過程中，對各門類檔案的需求呈現“集中噴發”、“間歇井噴”、“短期急需”等特點。通過對近年來勘測設計企業檔案管理現狀與利用數據統計分析，可以發現檔案利用類型非常豐富、利用率非常頻繁，除以上幾種檔案利用基本利用形式外，還衍生出知識挖掘、知識參考咨詢等更深層次的利用需求。為滿足日益多樣化、深層次的檔案利用需求，建設數字檔案室已成為“十三五規劃”中信息化建設的重點項目。

四、檔案管理業務流程再造的內在需求

傳統檔案管理業務流程，在當前信息化條件下存在一些現實問題，需要根據信息化條件與工作實踐，對管理流程進行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案系統從辦公自動化系統接轉而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數據庫實現信息及數據的互聯、共享，重復建設和數據“打架”現象時有發生;勘測設計的成果（圖紙、技術報告）還不能實現自動歸檔，需手動歸檔或掃描歸檔;現行系統在檔案保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動操作完成。“集中”、“反復”成為傳統檔案管理遇到的最主要的困境。

五、“精益檔案管理”的內在要求

檔案管理需要大多數部門的參與，檔案管理單位需要通過健全的特色管理體系，明確每個人在項目檔案管理中的責任、工作內容及目標，劃定檔案管理與利用各個環節的細節化管理與精細化流程，變靜態管理為動態管理，逐步推進精益檔案管理的建設步伐。同時，檔案作為知識資源的主要載體，承載著企業豐富的智力資源，蘊藏著寶貴的知識源泉。企業的多項業務，都與檔案業務有流程和數據層面的關聯。因此通過數字檔案室建設，將“精細管理”思想貫穿全程，改進檔案管理體系，實現與相關信息系統集成，才能更好地服務于勘測設計企業主營業務，發揮知識的價值、智慧寶庫的功能。

六、提高企業綜合競爭力

檔案是企業生產經營過程中產生的原始記錄，是企業多年技術和經驗的沉淀，是企業軟實力的體現，也是企業持續生產、經營的重要基礎和核心。建設數字檔案室是搭建企業知識平臺的根本保障，是踐行國家“十三五”信息化發展規劃的重要舉措。

按照《企業數字檔案館（室）建設指南》要求，建設獨立的檔案管理系統，實現OA辦公系統和核心業務系統原生電子文件直接、自動歸檔，再造信息化條件下的檔案業務工作流程，搭建企業內統一應用、共享便捷的檔案資源利用平臺，將有利于整合企業檔案信息資源，打破各業務系統“信息孤島”，全面提升檔案現代化管理與檔案資源服務能力，增強核心競爭力。

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基金項目：本文為2019年廣東省檔案局科研基金資助項目《面向勘測設計人員需求的數字檔案資源建設與服務研究》（編號：YDK-243-2019）階段性研究成果。

作者簡介：羅富敬（1986-），女，副研究館員，已發表論文11篇。