分析事業單位檔案管理信息化建設與發展

王靜萍 林玉亮

摘 要：在最近幾年里，隨著科學技術的不斷完善，信息化技術在事業單位檔案管理當中得到了廣泛的使用。依賴于信息技術更新服務觀念的手段，對此項工作的服務水平、服務效率等方面均起到了一定的促進作用，是有效提高事業單位檔案使用價值的主要方式。對此，本文從以下幾個方面圍繞著事業單位檔案管理信息化建設與發展展開論述，供相關人士參考與借鑒。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;事業單位

引言

站在客觀的立場來講，檔案管理信息化建設是在緊跟時代潮流之下衍生出來的產物，依賴于計算機技術、數據庫等新型科技做好核算、處理等一系列工作，構建與之相匹配的檔案信息管理平臺，在不斷提高檔案管理水平的基礎上，為所有檔案信息的共享與運用提供重要的參考依據。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性

針對檔案管理人員來說，其在具體使用檔案管理信息化期間，應當熟知檔案管理信息建設的重要性，只有這樣才能從根本上確保相關人員在具體操作期間可以嚴格按照既定標準進行，以此來促進其檔案管理水平的全面提高。

1.1優化檔案信息資源配置效果

和其他組織機構進行對比可以發現，事業單位對檔案管理提出了很多的要求，通過信息化建設可以在很大程度上降低問題出現的頻率，通過檔案信息系統的有效運用，為此項工作提供了強而有力的技術支持，完善了檔案信息資源的配置效果，對推動事業單位的健康發展有著積極的作用。

1.2有效降低事業單位的檔案風險

我們都知道檔案管理活動會因環境等因素而受到干擾，通過信息化建設就能在無形當中解決這一難題，并將其存在的安全隱患消滅在萌芽之中，為增強事業單位檔案管理的安全性提供應有的保障。

1.3為事業單位創造效益與發展價值

事業單位通過信息化建設，可以在無形當中優化以往的檔案管理形式，在有效節約資金的基礎上，迎合內部職工的實際需求，促使員工主動為單位的發展出謀獻策，最大限度地為社會公眾提供更加便捷化的服務，以此來實現事業單位發展價值的最大化。

2 事業單位檔案管理信息化建設及發展

2.1采取分步驟建設方法

就檔案管理信息化建設而言，其應當在全面了解管理實際的基礎上，遵循由淺入深的工作理念不動搖，嚴格按照既定標準對信息化建設實施分階段推進以及優化完善。與此同時，事業單位還應當在全面了解檔案管理情況的同時，對信息化建設的構建方向加以明確，這樣才能制定出切實可行的規劃。第一，針對信息化建設的初期階段來說，其目標是為了實現檔案的信息化，迎合日常的檔案工作，妥善處理檔案分析、歸檔等相關方面的處理模式;第二，對檔案管理信息化建設進行深層次的分析，靈活運用互聯網、計算機系統等各種新型科技，并在此基礎上構建與之相匹配的檔案信息網絡系統，以此來對資金做好相應的信息化核算工作;第三，執行高層次的信息化建設，以此來實現對檔案管理的預算、風險控制等諸多功能，構建科學合理的檔案管理信息化運行機制。

2.2提升財務管理信息化的應用程度

針對事業單位來說，其在進行檔案管理信息化建設的時候，無法保障所有部門中的每一個員工都能靈活運用檔案管理信息化系統的運用模式，顯然這樣會在很大程度上影響到其未來發展的腳步，甚至還會對整個信息化建設水平帶來不利影響。基于這種背景下，事業單位在開展檔案管理信息化建設期間，一定要主動使用培訓、學習等各種手段，促使全體員工都能不斷學習新的知識與技能，將以往的檔案管理形式加以轉變，不斷加深信息化建設的廣度與深度，以此來促進其檔案管理質量與效率的全面提升。對信息化建設進行大力推廣，以此來推動事業單位檔案管理和現代化技術的契合性，繼而從根本上促進其專業化服務水平的不斷提高。

2.3構建完善的檔案信息化建設體制

眾所周知，檔案管理信息化建設工作自身就具有一定的繁瑣性，再加之受到各種因素的影響，其在具體建設與推廣當中應當借助于健全的檔案信息化建設體制的科學引導。基于此，事業單位應當在全面了解檔案管理特征的基礎上，構建與之相匹配的檔案信息化建設體制，對信息化建設的發展目標以及主要任務加以明確，以此來完善信息化建設過程中的每項工作。不僅如此，加大資金投入的力度，構建完善的信息化系統，將提高檔案管理質量當作核心內容，積極研究滿足自身發展的核算模式、預算功能等，繼而為檔案管理工作的順利打下扎實的基礎。通過構建切實可行的檔案信息建設體制，可以在無形當中實現資源共享的目的，全面發揮其最大價值，繼而促使檔案管理數據庫可以朝著集成化的方向發展。

2.4強化軟硬件設施配置，配備專業人才

如果想要確保事業單位檔案管理信息化建設工作的正常進行，那么就離不開軟硬件設備的大力支持。事業單位應當在充分結合檔案管理實際狀況的基礎上，對單位所要用到的軟硬件基礎設施做好相應的配置與更新工作，以便可以減少對信息化建設帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設的日益完善，事業單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發生技術性的失誤而造成成本的過度浪費。除此之外，事業單位在進行信息化建設期間應當主動培養各種各樣的人才，同時還要主動引進薪酬激勵等相關機制，目的是為了促使全體員工都能端正自身的工作態度，不斷增強檔案管理信息化應用意識，要求相關工作者要具備與之相匹配的操作能力;在信息化建設期間，加大人員培訓和考核的力度，能夠在無形當中促進其財務管理信息化水平的全面提高。

結語

總而言之，基于信息化快速發展的背景下，事業單位檔案管理工作一定要做到與時俱進，緊跟時代的腳步，特別是在管理工作當中不斷添加科學化、信息化等相關元素，并且在順應時代發展的基礎上完善與優化檔案管理的理念意識，只有這樣才能促進事業單位部門檔案管理事業的健康發展。

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