新時期單位檔案管理創新策略

徐曉娜

摘 要：隨著信息時代的到來，單位用到的數據越來越多，也越來越復雜，這就給檔案管理帶來很大難度。這種情況就要求單位在檔案管理工作中投入較多的人力和物力，重視創新檔案管理方法。本文在闡述單位檔案管理狀況基礎，提出單位創新檔案管理實現路徑，以期為類似研究提供一定的參考。

關鍵詞：單位;檔案管理;創新管理;實現路徑

檔案管理作為一項需要耗費大量人力和物力的工作，要求期依據時代發展需求對管理方法實施更新。單位檔案是部門或個人信息的重要載體，做好檔案管理工作尤為重要。檔案管理工作是否順利開展直接影響到單位其他工作是否順利開展，所以，檔案管理工作的重要性就不言而喻。在這個信息時代，傳統的檔案管理模式已經無法適應時代發展需求，故此，必須創新單位檔案管理模式，尋找檔案管理的新路徑，做好單位的檔案管理工作，保證單位其他重要職能的順利進行。本文針對單位檔案管理現狀，提出做好檔案管理工作的建議。

一、單位檔案管理現實情況

現如今，雖然有一些單位開始意識到檔案管理的重要性，但多數都沒采取任何行動。大部分單位還是采用最原始的檔案管理模式，依舊使用人力手動查詢，這種情況導致檔案管理效率十分低下，浪費寶貴的人力資源。再者，單位的人員流動性強，許多離職工作者的檔案還在原來單位，沒有及時辦理檔案轉出手續。工作人員對檔案的保密意識匱乏，沒有做好保密性這方面的管理工作。這給單位其他重要職能工作的開展帶來了一些不必要的風險性。

單位雖說職能劃分比較明顯，但有些單位并未設立專門的檔案管理部門，缺少專業的檔案管理者，從而導致在資料的采集、錄入等方面不規范的情況發生。上述情況下，增加了案管理錯誤性的風險，比如文字方面的錯誤，材料收集不全面等不規范的行為。單位檔案管理制度不健全的問題主要表現在缺乏監督制度等方面，單位在檔案管理中雖然建立比較規范的管理流程，但在監督方面未明確提出監督方式，缺乏外部的監督機構與具體的監督措施。加之，部分單位領導者和管理人員不注重檔案管理工作，有的單位甚至沒有管理意識。單位領導根本就不重視這方面的工作，更不要說有什么健全的機制。人才是單位檔案管理建設的智力基礎，當前單位檔案管理信息建設中存在管理人員專業素養不足，技術性人才缺乏等問題。單位進行檔案管理信息化建設需要高層次的專業技術人才，檔案管理人員應具有計算機管理方面的知識，但多數單位檔案管理人員學歷層次普遍較低，不能滿足檔案管理的信息化建設。

二、創新單位檔案管理實施路徑

1.加大檔案管理的宣傳力度

在新的環境下對于一個單位來說，做好檔案管理工作尤為重要。檔案管理不單是一個單位其他各項工作順利開展的基礎，也是單位工作順利開展的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以幫助領導者、決策者更好的了解單位的具體情況。新時期做好單位檔案管理工作，有利于提高單位在整個市場當中的競爭力。但就目前的現狀而言，好多單位對檔案管理工作的重視度不夠，所以，要加強對檔案管理工作的宣傳力度。單位決策者應該重視這一部門，從決策者自身出發，定期宣傳檔案管理工作的內容和重要性，單位可以將檔案管理的重要性等內容在其內部手冊上印發，每個員工人手一份，促使更多人意識到檔案并做好相關管理工作的重要性。

2.構建完善的檔案管理機制

建立完善的檔案管理機制是檔案管理工作是否順利展開的關鍵，故此，必須結合各單位的切實情況以及新時代的要求，不斷完善管理機制。在實際操作過程當中，應該建立監督部門對其不定期抽查，看其是否符合規范。單位領導者要把職能切實落實在每個管理人員身上，應該支持管理人員的工作，幫助管理人員順利開展工作，齊心把檔案管理工作做好。領導應該積極參與到管理過程中去，為完善管理機制提供支持和依據。

3.提升檔案管理人員的業務水平

檔案管理工作人員的素質和檔案管理的效率密切相關。管理人員服務意識不高一個關鍵的原因在于管理人員的文化還有專業水平有待提升，因此，應該加大對管理人員個人素質及專業水平的培養，可以定期組織培訓，促使檔案管理人員學習專業知識，以此幫助其高管理效率和水平。除此之外，還要加強其對法律法規的學習，做到合法守法、有法可依、有法可循。積極借助別人的成功經驗和方法，促使檔案管理效率實現最大化。

隨著信息化技術的發展及普及使用，檔案管理工作也需要大量更專業的人才，因此，建議從加強檔案管理人員的福利待遇方面重視單位檔案管理人員，優化檔案管理人員的專業結構。

現代檔案工作需要擁有較為豐富的計算機網絡，只有擁有過硬的信息素養，才能在新時代中適應檔案信息化工作。單位檔案管理工作要通過制定優惠的人才政策，引進高素質的專業人才，通過外出培訓等方式，提高現有工作人員的素質。單位應有計劃的定期組織單位檔案管理人員學習檔案管理技術，針對實際工作中存在的問題，及時分析原因，總結出有針對性的培訓主題內容。加強檔案管理培訓工作的有效性。對單位檔案管理人員進行分批次或集中式信息技術的培訓，促使這些檔案管理者掌握并能夠熟練使用先進的管理技術，提升檔案管理水平。

4.建立線上檔案管理模式要想提高檔案管理的現代化水平，就需要建立一套健全的網絡機制。以往傳統的檔案管理模式浪費大量紙張以及人力資源，不僅效率低下，而且管理水平較低。伴隨著信息時代的到來，傳統的管理模式逐漸被社會淘汰，所以，必須要建立一套完善的網絡模式。如今，信息存儲技術不再是像以前那樣，而是存儲在數據庫當中，這種做法能有效保證信息的完整性以及安全性，在根本上避免單位面臨不必要的損失，像以前遇到不可預測的災害，例如火災、水災等，會出現檔案燒毀、檔案遺失等情況。在網絡管理體系出現后，有效避免該情況的發生。網絡體系的發展和應用不僅提高檔案管理工作水平的提高，還有利于單位其他重要職能部門工作的開展。線上管理模式的開展有效規避檔案遺失等問題，真正達到資源共享，提高部分資源的利用率。

5.提升檔案管理技術的利用率

實現公共利益能成為單位檔案管理的目標，為更好的對檔案管理進行有效管理，可以通過加強數字化，自動化檔案管理為手段提高檔案管理的利用率，針對當前單位檔案管理中技術支撐現狀，建議單位可以采用數字化檔案管理技術。如今，較為典型的技術包含數字加密技術等，數字檔案信息可有效的實現信息資料的更新，將數字化運用到檔案管理工作中，是在檔案管理信息平臺實現對單位檔案管理的收集整理及補充等。檔案數字化建設能有效為單位社會效益實現創造有利的條件，應加強數字化檔案管理建設，可通過引進外來相關技術等方式進行本單位檔案管理。檔案管理工作自動化實現是單位檔案管理的重要組成，檔案管理自動化包含信息數據的自動收集，檢索等，單位應加強檔案管理的自動化建設，為自動化建設提供良好的基礎，運用自動化管理方式提高檔案管理效率。

6.重視做好電子檔案管理

傳統紙質保存方式對于環境的要求比較高，必須是在通光干燥的環境下，且所占面積比較大，如果遇到自然環境不好，資料的保存幾率就會更小。在保存的過程中稍有不慎，就會造成資料的丟失、損壞、缺失。而電子信息的保存只需要小小的微盤、U盤等電子產品，就可以將檔案進行保存，方便攜帶，所占的面積較小。針對單位情況的不同，要注意根據單位實際情況，制定符合單位檔案管理信息化建設的標準，并通過上級領導和資金支持，保障檔案信息化建設順利展開。一方面，需要加強檔案管理人員對檔案信息管理軟件的開發和利用，對于數據庫、數據的處理、存檔、文字處理等基本操作的應用，另一方面，還要加大檔案管理人員對于計算機技術、數字設備的掌握，是否能夠熟練地運用計算機軟件對檔案進行整理和收集，并在電子檔案全過程的管理中，要保證文檔的真實性。如此一來，以硬件設備為基礎，以軟件管理為核心，才能讓信息化檔案管理工作正常進行。此外，硬件安全是電子檔案管理的核心，在選用硬件時，應該選用質量過硬、正規的公司產品，并加強對硬件設備的維護和使用。不定時進行硬件設備的殺毒檢查，并對信息資料進行分類的備份，防止信息的丟失。在此基礎上，單位應設置專業防火墻，防止不法分子和黑客的入侵。

三、結論

綜上所述，單位檔案管理改革已成為檔案工作發展的必然趨勢，為有效提升單位檔案管理效率，需要加強單位領導層及管理人員對檔案管理的認識，提出做好檔案管理工作的具體建議，提升檔案管理技術利用率、提高檔案管理人員素質水平等，以期為單位檔案管理提供有益的借鑒和參考。

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