高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨我國(guó)高等教育的發(fā)展與全面教學(xué)評(píng)估的誕生，教學(xué)檔案在科學(xué)、合理、規(guī)范的管理模式下得到了教育部的認(rèn)可，高校檔案管理工作走上了由傳統(tǒng)化向現(xiàn)代化穩(wěn)步發(fā)展的道路。然而，我國(guó)部分高校在教學(xué)檔案管理方面仍存在較多問題，本文通過對(duì)其具體問題進(jìn)行闡述與分析，提出相關(guān)的解決措施，以期為我國(guó)高校教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案;檔案管理;問題及對(duì)策

近年來，對(duì)于教學(xué)檔案管理與創(chuàng)新的研究日趨深化，各高校及高校內(nèi)部系院均匹配了教學(xué)辦公場(chǎng)所與檔案管理室等專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作，其管理方法也在逐漸向更完善發(fā)展。然而，在社會(huì)不斷發(fā)展與高等教育科學(xué)化要求，以及以人為本教育理念的作用下，部分高等院校在教學(xué)檔案管理工作中存在的問題和弊端卻日益凸顯。例如，某些高校不具備完善健康的教學(xué)檔案管理體系;某些高校檔案目錄分類先進(jìn)度不足，查找特定檔案的效率低下;某些高校教學(xué)檔案管理理論內(nèi)容與實(shí)際應(yīng)用符合度不足，管理人員實(shí)踐工作能力較差等。這些問題是導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理混亂，實(shí)際應(yīng)用意義較低的主要因素，同時(shí)嚴(yán)重制約了高校教學(xué)水平與辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提升，必須引起重視，加以妥善解決。

一、高校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)

現(xiàn)階段，我國(guó)很多高校均制定或擬定了關(guān)于教學(xué)檔案管理的各種規(guī)章制度，這是提升高校教學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)科學(xué)化程度的關(guān)鍵因素，其意義深遠(yuǎn)且具有實(shí)效性。然而，部分高校教學(xué)檔案管理工作滯后，管理人員與現(xiàn)實(shí)管理工作失衡：一方面，管理人員受傳統(tǒng)教育思想、管理思想束縛嚴(yán)重，難以將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)合理應(yīng)用于教學(xué)檔案管理工作中，管理體系無法與國(guó)內(nèi)外先進(jìn)高校接軌;另一方面，管理人員教學(xué)檔案采集與修訂工作隨意，無法突出檔案應(yīng)用的精準(zhǔn)性特點(diǎn)，致使檔案內(nèi)容可信度較低。

2.檔案管理體系無序化

由于高校檔案管理內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，幾乎與高校全部?jī)?nèi)容具有密切聯(lián)系，檔案分散度高，高校內(nèi)部各個(gè)教學(xué)部門以直接或間接的形式完成教學(xué)檔案管理任務(wù)，檔案管理工作職責(zé)沒有明確界限，管理范圍混亂或重疊，甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，這種無序化的管理模式大幅提升了管理難度。而一旦某一機(jī)構(gòu)檔案管理工作出現(xiàn)失誤，全校各部門均有可能受其負(fù)面影響。此外，部分高校對(duì)檔案管理重視度不足，難以將其與教學(xué)、學(xué)生管理視為同等重要的工作，學(xué)校專項(xiàng)管理部門確實(shí)，致使在管理過程中遇到相對(duì)專業(yè)的問題，難以應(yīng)付和解決問題。

3.檔案管理人員數(shù)量不足

近年來，由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，社會(huì)人才需求量大幅提高，全國(guó)各高校實(shí)施全面擴(kuò)招政策，高校生人員大量增加。上述背景使現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理工作難度變高，一方面，雖然部分高校教學(xué)檔案管理意識(shí)較強(qiáng)，然而由于學(xué)生基數(shù)過大，檔案管理工作人員無法應(yīng)對(duì)日漸增多的檔案數(shù)量，對(duì)工作產(chǎn)生疲憊感、壓力感，降低工作效率與質(zhì)量;另一方面，高校各子級(jí)單位具體檔案采集、管理、整合等工作缺乏專業(yè)人員實(shí)施，部分子級(jí)單位將教學(xué)檔案委托于教學(xué)主任管理，其責(zé)任較大且工作內(nèi)容多，一旦教學(xué)主任面臨如開學(xué)、考試等工作時(shí)，將出現(xiàn)忽略教學(xué)檔案管理現(xiàn)象，繼而對(duì)高校教學(xué)檔案管理帶來負(fù)面影響。

4.檔案管理方式嚴(yán)重滯后

教學(xué)檔案作為高校專業(yè)教學(xué)、素質(zhì)教育等多方面的評(píng)估資料，是高校辦學(xué)水平與管理能力的重要體現(xiàn)，是衡量高校整體質(zhì)量的基礎(chǔ)指標(biāo)。同時(shí)，教學(xué)檔案也是高校進(jìn)行常規(guī)教學(xué)管理工作過程中，查詢歷年工作進(jìn)度、了解自身水平的重要工具，是為高校領(lǐng)導(dǎo)及行政團(tuán)隊(duì)提供發(fā)展思路與創(chuàng)新思維的有效途徑。因此，高校檔案必須具備實(shí)質(zhì)性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性。一方面，現(xiàn)階段我國(guó)部分高校教學(xué)檔案管理方式滯后，難以將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)等高科技產(chǎn)物應(yīng)用于管理工作，仍沿用紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行檔案編輯，極易造成損壞或遺失等現(xiàn)象發(fā)生。并且，紙質(zhì)檔案在查找過程中相對(duì)計(jì)算機(jī)檔案繁瑣、麻煩，工作人員時(shí)常在不確定是否能找到檔案時(shí)放棄查找工作;另一方面，雖然我國(guó)大部分高校已采用計(jì)算機(jī)管理模式，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備落后，管理人員計(jì)算機(jī)水平較低，給校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)帶來安全隱患，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒感染或黑客攻擊，檔案泄露或損毀的風(fēng)險(xiǎn)極高。

二、提升高校教學(xué)檔案管理水平具體措施

1.樹立科學(xué)管理意識(shí)

高校教學(xué)檔案是體現(xiàn)高校管理水平的重要內(nèi)容，因此，高校檔案管理人員應(yīng)樹立完善的管理意識(shí)，高校也要進(jìn)一步加大對(duì)于檔案管理人員專業(yè)化的培養(yǎng)力度。一方面，高校應(yīng)以先進(jìn)的管理知識(shí)為出發(fā)點(diǎn)，促使其改變傳統(tǒng)思維，構(gòu)建科學(xué)、合理的管理理念，形成與世界先進(jìn)高校接軌的管理意識(shí)。將以傳統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)、歷史進(jìn)程為基礎(chǔ)的高校教學(xué)檔案，向可為高校提供實(shí)質(zhì)性信息，為高校創(chuàng)新、改革和發(fā)展提供新思路、新方法的歷史憑證方向發(fā)展;另一方面，高校應(yīng)培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員開發(fā)檔案、利用檔案意識(shí)，使管理人員工作落到實(shí)處，拋棄形式主義，進(jìn)而大幅提升管理人員的專業(yè)水平，提升到檔案的實(shí)質(zhì)性與應(yīng)用價(jià)值，為高校檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展提供有力支撐。

2.健全檔案管理規(guī)章制度

高校教學(xué)信息與教學(xué)進(jìn)度采集是檔案管理工作的重中之重，在資源采集和應(yīng)用過程中，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的管理工作必須以合理的規(guī)章制度為基礎(chǔ)保障。現(xiàn)階段，我國(guó)高校存在存在規(guī)章制度不健全、不合理等現(xiàn)象，嚴(yán)重制約高校檔案科學(xué)體系構(gòu)建。為加速高校教學(xué)檔案體系構(gòu)建，校方總管理部門必須根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定學(xué)院檔案管理與子機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而促使管理工作有章可循、有法可依，告別傳統(tǒng)的無序式管理方法。高校教學(xué)檔案管理人員必須按照校方規(guī)章制度開展工作，并以其約束自身行為。

3.實(shí)施分類管理方式

高校教學(xué)檔案具有基數(shù)大、種類多等特點(diǎn)，檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，部分高校資源采集工作可從學(xué)期初持續(xù)到學(xué)期末，甚至規(guī)定時(shí)間內(nèi)仍無法完成。檔案收集是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、周期性、分散性的工作，合理性的將檔案進(jìn)行分類處理，是提高工作效率的有效途徑。具體而言，高校教學(xué)檔案分為以下幾種：一是學(xué)籍檔案類文件，包括學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金狀況、學(xué)生歷學(xué)年成績(jī)表單、學(xué)生記過處分狀況等與學(xué)生自身情況相關(guān)的信息;二是教學(xué)類文件，例如教學(xué)教育章程、歷學(xué)年教育大綱和教育計(jì)劃等與高校自身相關(guān)的資源;三是高校教學(xué)研究成果類，包括教學(xué)改革資料、教師教授學(xué)術(shù)論文目錄、科學(xué)研究成果記錄等信息;四是教學(xué)進(jìn)程管理檔案，如各系教師領(lǐng)導(dǎo)聽課記錄表、教師職稱統(tǒng)計(jì)表、教師學(xué)歷統(tǒng)計(jì)表等信息。

4.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用和防護(hù)

高校檔案數(shù)量巨大，系統(tǒng)化的檔案管理是保障檔案分類清晰，降低查找、整理和整合難度的重要措施。計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息科技與數(shù)字技術(shù)飛速進(jìn)步，給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)帶來了發(fā)展機(jī)遇，高校教學(xué)水平與管理工作能力也得到了明顯提升，因此，利用現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行教學(xué)檔案管理是促使系統(tǒng)化形成的最佳方式。首先，檔案管理部門應(yīng)提高對(duì)資源收集工作的重視，利用掃描儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)硬盤、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備，將收集歸類的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并上傳于學(xué)校電子檔案管理庫;其次，管理人員計(jì)算機(jī)水平是電子檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，校方應(yīng)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一、有效的計(jì)算機(jī)相關(guān)課程培訓(xùn);第三，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防范意識(shí)，提高檔案庫網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等級(jí)，這是維護(hù)教學(xué)檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)行的重要措施，校方應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全人員或利用計(jì)算機(jī)系專業(yè)教師，對(duì)校園網(wǎng)和檔案庫定期進(jìn)行殺毒軟件、防火墻升級(jí)，或制定適合自身情況的防竊取系統(tǒng)。

三、結(jié)語

高校教學(xué)檔案可以為高校提供準(zhǔn)確的學(xué)生信息、歷史教學(xué)信息等，是反映高校教學(xué)活動(dòng)的重要內(nèi)環(huán)節(jié)，也是高校實(shí)施學(xué)生管理、提升教學(xué)質(zhì)量的主要參考資料。基于我國(guó)高校教學(xué)檔案管理工作中普遍存在的問題，校方應(yīng)積極采取措施改進(jìn)現(xiàn)有管理工作，具體而言，可從以下四個(gè)方面入手：其一，樹立高校檔案管理人員完善的管理意識(shí);其二，制定健全的檔案管理規(guī)章制度使管理工作有章可循、有法可依;其三，將教學(xué)檔案進(jìn)行分類處理，降低管理難度;其四，合理應(yīng)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，提高教學(xué)檔案管理效率，建立檔案庫并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案不泄露、不遺失。

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作者簡(jiǎn)介：王爽（1975-），女，陜西西安人，館員，研究方向：檔案管理。