淺析中職學校電子檔案管理策略

摘 要：傳統的紙質檔案管理存在著諸多問題，比如，歸檔程序比較瑣碎、材料保存受各種條件影響、占用空間比較大、資源浪費嚴重、管理人員工作量大、檔案提取不方便等問題，早已無法勝任現代社會的高速快捷的工作節奏。而電子檔案方便快捷，是檔案管理人員的得力助手。本文就對此進行了有益的研究和探索。

關鍵詞：中職學校;電子檔案;管理策略

網絡信息時代，各行業都受到了信息技術的洗禮，并席卷起了“互聯網+”的模式。作為學校管理工作重要方面的檔案管理，也開始受到了信息技術的深度影響。電子檔案以其不可逾比的獨特優勢，給紙質檔案造成了極大的視覺沖擊，在方便工作人員管理各方面檔案的同時，也給他們的工作帶來了不小的挑戰。傳統的紙質檔案管理存在著諸多問題，比如，歸檔程序比較瑣碎、材料保存受各種條件影響、占用空間比較大、資源浪費嚴重、管理人員工作量大、檔案提取不方便等問題，早已無法勝任現代社會的高速快捷的工作節奏。而電子檔案的出現，使檔案內容轉化為了數字信息，具有容量大，占用空間小，提取方便，利于實現資源共享等優點，業已成為檔案管理中的得力助手，也是管理工作的發展趨勢。本文就對此進行了有益的研究和探索。

一、中職學校加強電子檔案管理的重要意義

現在以人為本的理念深入人心，學校的學生檔案、學校人事檔案等，都進入了新的管理體系，成為電子檔案管理的重要對象。學校員工的職稱、工資、養老、醫療、住房等，都和學校的檔案有著千絲萬縷的關系，尤其是學生的檔案。在中職學校，學生的檔案管理是必不可少的一項管理任務。學生檔案是對學生在校表現的綜合記錄，具有很強的真實性，屬于記錄他們生活與學習及參加各項實踐的原始性材料，是中職學生將來面向就業的必不可少的重要依據，也是學校加強學生管理的重要措施之一。

1.電子檔案的出現節省了學校的管理成本。學校的各種檔案，保存大量珍貴的資料，有些用文字或圖片真實記錄了學校的辦學歷程，比如，校址的變遷、學校機構的設置、人事任免等，以及學校開展的各類校園活動和校外實踐活動等。這其中還包含數目眾多的學校工作規劃、計劃、總結等，這些資料為學校的后續發展提供經驗、教訓，為學校的科學發展提供有力的佐證。如此種種。這些檔案數量眾多，種類龐大，要想有效管理，需要數名管理員負責，需要購置專門的檔案設施，這就要耗費一定量的人力和物力，并且要占用學校的空間。隨著信息技術的發展，檔案信息化的建設進程加快，在檔案管理工作中，網絡化技術被廣泛應用并實現了檔案管理的數字化，這也使電子檔案管理出現出一些新的功能屬性，比如降低了管理成本。實現電子檔案管理，只需要一個計算機管理員就可以輕易實現，無須牽扯太多的人力、物力和精力，占用的空間幾乎可以忽略不記。這就有效節省了學校管理的成本。

2.電子檔案的出現提高了檔案提取的效率。中職學校的檔案保存了學校開展各項工作的制度和活動，單就學生的檔案，就數目眾多，諸如，學生入學花名冊、學生的獎懲、學生的貧困補助、學生畢業檔案、學生的實踐活動、學生的職業技能鑒定、學生的就業流向等。由于學生流動性比較大，每年都需要提取他們的檔案。傳統的檔案管理，雖然會對他們進行分門別類的管理，但是，要想順利提取出來，還要需要耗費一定的時間和精力。而且這比較依賴于管理員的管理能力。若是采用電子檔案管理，則能提高檔案提取的效率，短時間內就可以順利提取。

3.電子檔案的出現改變了檔案管理的模式。傳統的檔案主要是紙質文件，并保存一定量的圖片以及光盤資料等，這樣檢索起來比較麻煩，需要費時費力。隨著計算機技術與通信技術的完美結合，辦公自動化走入了學校管理的視野，電子文件也得以大量出現，這也就實現了檔案管理的“去紙化”。隨著電子檔案的出現，學校檔案管理的模式也發生了很大的轉變。這種管理模式更體現了以人為本的管理理念，學校的檔案管理不再浪費不必要的人力資源成本，管理效率也得以大幅提高，管理人員的思維觀念也發生了轉變，學校管理也呈現了管理的新氣象，開拓了管理的新局面。

二、中職學校電子檔案管理過程中出現的問題

由于各方面條件的局限性，在廣大中職學校雖然應用了電子檔案管理，但是在實際運用中，并沒有發揮出電子檔案管理的獨特優勢，未能極好地滿足中職學校管理的要求。

1.電子檔案管理制度，未得到良好的貫徹落實。在很多中職學校，雖然制訂了明確的檔案管理制度與條例，加強了電子檔案管理的規范性。但是，這些制度大都落實在了墻上，而不是落實在行動上。很多的電子檔案管理的計劃、總結等，不過于是為了應付上級領導的檢查而準備的，其內容上也多是虛假資料。

2.電子檔案管理人員不固定。檔案管理工作，面對的是一堆沒有生命活力的信息，工作內容比較單調而且乏味，這需要管理人員必須擁有良好的職業素質，具備良好的耐心是第一要求。因此，這個崗位對于富有青春活力的年輕人來說，比較缺乏吸引力。而且在很多中職學校，從事檔案管理的部門，并未得到學校領導層的重視。其檔案管理人員，也多數是兼職，他們沒有學到過相關的專業知識，而且多數是臨退休人員，或者是學校返聘人員，他們年齡上較大，學歷也較低，對于電腦的操作比較生疏，他們處于這個年齡段，精力上受生活的牽制比較多，因此也難有旺盛的精力進行電子檔案的學習與管理。這就造成電子檔案管理人員人事浮動比較大，影響了管理隊伍的穩定。

3.電子檔案室基礎建設相對落后。由于學校的檔案管理部門在學校中沒有得到足夠的重視，因此，在檔案室的基礎建設上的投入相對不足，尤其是電子檔案管理的出現，節省了人力成本，提高了管理效率，使學校領導層對檔案管理變得更為“輕視”，這就導致電子檔案室設備上更新比較緩慢，辦公條件也相對較差，無法為學校的管理提供強有力的支撐。

4.辦公自動化技術沒有得到有效施展。在廣大中職學校，雖然相繼涌現了電子檔案管理，但是，在實際管理中，依舊以紙質檔案為主。因為電子檔案所需要的信息，也需要人工錄入，這也需要占用管理人員大量的精力，因此，他們寧可采用低端的紙質管理。這樣就導致計算機技術，并沒有得到有效的利用，這種管理思想，在現代化管理要求下并不足取的。

三、中職學校加強電子檔案管理的措施

要實現電子檔案管理的規范化和科學化，學校有必要加強對電子檔案管理的關注力度，切實提高電子檔案管理人員的素質，使他們著手于電子文件的形成，熟練掌握電子檔案的操作技能，切實提高管理水平。

1.進一步建立健全電子檔案管理制度，并要切實遵循。深化電子檔案管理制度，是中職學校順應現代化辦公理念的時代要求。電子檔案室的規章制度，必須有條不紊，切實可行，減少空洞性的條例，多些實用性，使檔案管理走向科學化、規范化、有序化、制度化。電子檔案管理人員要切實遵循管理條例，做到歸檔要分門別類，借閱有條件約束，管理人員與借閱人員嚴格遵守保密條例，檔案室安全有保障，電子檔案材料要定期更新，電子檔案管理系統要定期維護。

2.電子檔案管理人員隊伍要穩定，并且要具備專業素養。電子檔案管理是學校管理的一部分，和學校的其他管理工作同等重要，不能重此輕彼。中職學校領導層要將電子檔案管理納入學校管理的日程，把從事電子檔案管理的人員與學校其他工作人員一樣同等對待。并且要注意電子檔案管理人員隊伍的建設，力求年輕化、專業化、穩定化。對從事電子檔案管理的人員，同等考核與培訓，在職稱評定上一視同仁。并針對他們的知識構成與技術掌握程度，進行崗位前的職業道德與專業技術的培訓，使其緊跟檔案管理的時代步伐。這樣待遇上吸引，工作上重視，從事電子檔案管理的人員的工作積極性就會得到調動，這就保證了電子檔案管理隊伍的穩定。

3.中職學校要切實加強對電子檔案室基礎設施的物資投入。電子檔案管理隊伍的穩定，工作人員積極性的調動，同樣離不開學校對檔案室基礎設施的投入。中職學校要成立專門的電子檔案室，置辦必要的辦公設備，優化他們的辦公環境。并且每年都投入一定的經費，用以硬件的維護與添置，并對管理人員給予必要的獎勵。這筆費用雖然不多，但是能夠讓電子檔案管理人員得到心理上的重視，并增強他們對自身工作的認可，認為所從事的管理工作有價值。

4.電子檔案管理人員要加強對信息技術的掌控，錄入信息要保證其真實性與準確性。隨著信息技術在電子檔案管理中的應用，電子檔案管理人員的工作量一定時期內會增大，面對繁瑣的錄入工作，必須嚴正以對，切實保證錄入信息的真實性與準確性。實踐證明，信息的錄入是相對比較辛苦的，但是，管理起來是極其便捷的。但若是管理人員對信息技術操作不熟練，業務素質不過硬，那也是無法滿足管理要求的。因此，電子檔案管理人員要切實加強自身業務素質的提高，不斷創新管理模式，提高自己的駕馭能力。

綜上所述，要想提高中職學校電子檔案管理的水平，需要稟持務實的態度，切實加強對電子檔案管理的投入，建立穩定的電子檔案管理人員隊伍，不斷夯實他們的職業素質，提升他們的職業道德，穩定管理隊伍，使其為學校的管理工作做好服務。

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作者簡介：曹燕（1976-），女，江蘇南通人，本科，館員，研究方向檔案專業。