談信息環境與檔案工作

于星海

檔案工作是在一定環境中形成、存續和演化的。系統思維的觀點認為系統之外一切與系統不可忽略的聯系的事物的總和，稱為系統的環境。檔案工作的環境是在社會發展的不同層面發揮其作用和功能的社會條件和社會基礎。

檔案工作發展的歷史表明其特性、狀態、功能與社會環境密不可分，社會政冶制度、經濟發展水平、科學技術發展水平等，決定了檔案工作的發展程度。當國家或類似國家的社會管理組織中檔案達到一定數量，需要有專門地點存放并需要有人專門對其實施保管時，就產生了檔案工作。不同社會階段的檔案工作具有不同的形態與功能。我國有史以來，社會政治制度對檔案工作起決定作用，使用檔案是一種特權、一種社會地位的象征。檔案工作只是對檔案嚴加看管，不允許一般的人接觸。社會發展至今天，科學技術的發展開始對檔案工作產生重大影響。21世紀是人類社會從工業社會步入信息社會的偉大歷史變革時期。這個時期計算機技術、現代通信枝術、網絡技術、人工智能技術、多媒體技術等高新技術迅猛發展，一日千里。信息的存取認知受到影響，信息的生產傳播出現了新的特點，社會信息化和信息社會化正成為時代特征。凡此種種，引起了檔案工作環境的巨大變革。以網絡為基礎的現代信息環境悄然來臨，電子信息量急劇增多、計算機通信網絡迅速擴展，信息環境改變了人們的思維方式、行為方式和工作方式，其影響也必將滲透到檔案工作中來，使之發生深刻變化。

一、信息環境對檔案工作的塑造

信息環境下的檔案工作面臨著承前啟后的嶄新局面。一方面要延續對當案工作的歷史責任，繼續保管檔案實體，為上層建筑服務；另一方面要開拓檔案工作的新空間，開發檔案信息資源，為廣大的社會服務。

1、信息環境促進檔案工作者放眼大環境，轉變思想觀.念。

人類社會發展的歷史，是一部解放思想的歷史。社會發展到各個階段，都會引發與時代發展相適應的新思想、新觀念。在信息環境下信息與物質、能源并列，是社會的三大資源。開發檔案信息資源同開發一切資源一樣，對社會發展具有重要意義。

放眼大環境，就必須轉變以往檔案工作中“重藏輕用”的觀念。在檔案工作中管理是手段，利用是目的。檔案工作者應積極變被動應付為主動服務，逐步從具體館藏業務中解放出來，使檔案利用服務走近利用者。

放眼大環境，就要樹立信息意識。檔案作為重要的信息資源，目前尚未得到充分開發。我們不必感嘆社會的檔案意識不高，而應自省一下自身的信息意識如何，主動積極地參與信息社會的工作做得如何。檔案工作者信息意識的提高對社會各界具有先導作用。21世紀檔案工作的著眼點要注重檔案信息資源的綜合開發與利用，對檔案進行分析、鑒別、加工，從中提取信息，為利用者快速提供準確的信息和高質量、多層次的信息服務。

2、利用信息環境資源，促進檔案工作發展。

環境對系統的塑造，包含兩方面內容。一方面是積極的作用，給系統提供生存發展所需要的空間、資源、激勵或其他條件，統稱為資源；另一方面是消極的作用，給系統施加約束、擾動、壓力甚至危害系統的生存發展，統稱為壓力。檔案工作必須充分利用信息環境所提供的資源。

信息環境有兩大資源。一是以因特網為代表的計算機；通信網絡。它徹底改變了傳統的信息與獲取方式。人們進行遠程信息存取，不受時間和信息存放地點的限制。信息的網上生產、傳播、檢索與利用日益成為主流。二是信息資源載體類型多樣化。從存取方式上看，有視頻、音頻、圖像、文本等類型；從存取介質上看，有磁帶、磁盤、光盤等類型。

各種載體形式的信息傳送，以網絡服務的方式來重塑和發展的檔案工作。首先是實現檔案工作流程計算機化。目前世界各國的檔案學家已將網絡環境下的文檔運作方案提交各種標準化組織和專業團體討論試行。其中，實現檔案的收集、鑒定、統計、編目、檢索、利用等日常業務工作計算機化。檔案工作由原來的手工操作為主變成在網絡上由文檔監控軟件控制的計算機輔助管理，從以收藏保管等具體業務工作為主轉變為以網絡信息的檢索、研究和服務為主。其次是實現檔案利用服務網絡化。利用先進的網絡技術和豐富的網上信息資源可以提供全方位、高效率的信息服務。利用網絡可以擴大檔案信息資源，并針對利用者的需求對檔案信息進行篩選、過濾、加工，滿足社會實現網絡數據庫檢索，并可根據信息技術的發展不斷開拓新的服務方式。

3、變壓力為動力，檔案工作要積極納入杜會信息資源體系。

無邊無際的網上信息資源和日趨成熟的網絡檢索工具極大地提高了社會公眾的信息可獲得性，信息環境中出現了前所未有的信息競爭。圖書館業、電子出版社、商業化聯機情報檢索機構、信息中介機構……都積極地投入到這場競爭之中，所有的信息資源都被充分地開發和利用。此外還有電子文件管理工作上的競爭。目前許多電子文件的收文與發文機構依靠計算和人員進行電子文件的管理，檔案工作人員若不了解相關的管理流程和技術，只能淪為保存電子文件的“硬盤”。這種種情況給檔案工作以極大的壓力。在信息市場爭奪戰中，你不占領的陣地很快就會被別的機構占據。目前我國檔案界許多機構和人員還未認識到這些競爭及其激烈程度。他們認為檔案的原始性決定了不必擔心沒人來利用。但檔案界也有一些有識之士提出了“檔案工作往何處去”的疑問，甚至發出了“檔案工作既將被吞沒了”的感嘆，他們是實實在在地感受到了信息環境帶來的壓力。在這種壓力下我們只有積極行動，變壓力為動力。以系統思維的觀點看，弱者只要不向命運低頭，努力尋找和開辟利用環境的特殊渠道，形成自己與環境互動的獨特方式，就能夠生存下去，甚至轉化為強者。

信息環境下，每一種信息工作都必須從網絡的高度重新認識其資源體系的建設與發展問題，每一種信息工作都要平等地參與網絡的管理與決策并分擔網絡運行和管理的費用，每一種信息工作都必須恪守諾言、開放資源，融入一體化的信息資源體系中。檔案工作信息化的要求日趨迫切。檔案機構要向社會信息服務機構轉變，它們所履行的各種社會職能要朝著發揮新的、更大范圍的作用的方向發展。檔案服務必須走出館門，積極納入社會信息資源體系，進入廣闊的社會并服務于整個社會以求得生存與發展。