談檔案工作的創新與可持續發展

秦釗

新時代要求檔案工作必須打破常規，創新管理和服務機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，才能使檔案工作跟上形勢的發展，實現其應有的價值，保持可持續發展。

一、檔案工作創新的意義

1.檔案工作創新是隨著人們的檔案利用意識的增強和檔案資源建設的需求而發展的。首先，隨著社會的進步，人們檔案利用意識越來越強，對檔案內容的要求也越來越多，提供利用的檔案不僅是文書檔案，更需要科技檔案、專案、聲像檔案、實物檔案以及從檔案原件中提煉、加工的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到對于檔案館有關政策性、法規性、公益性、服務性等與人民群眾關切又能夠公開的現行文件。其次，隨著現代化管理技術泛運用和電子文件的大量產生，檔案館不僅要接收和管理紙質檔案資料，還要接收和管理電子形式的檔案以及新型載體的檔案。這就給我們檔案部門和檔案工作者提出了更高的要求。

2.檔案工作創新是加強檔案業務建設、提升檔案服務機制的需求。一方面社會各領域、各團體、組織和個人為了更好地維護自己的權益，積累體現自己歷史和業績的文化財富，希望檔案部門加強業務指導和培訓，并通過參觀、觀摩、學習等活動來掌握檔案管理的科學方式和具體的業務操作技能。另一方面，檔案業務指導、管理和服務的范圍已從過去的黨政機關、國有企業、團體組織、重點工程項目等延伸到村社、社區以及社會各個組織，甚至家庭、個人，涉及的領域、行業越來越廣。許多新問題是檔案部門原來沒有碰到的，原來的規章制度也有很多不適應，必然要求檔案工作不斷完善、不斷創新。隨著計算機網絡的發展，檔案利用者希望能通過網絡查閱利用檔案資料，可少跑腿、少花錢、少抄寫，過去那些落后的服務方式必然被淘汰。

二、檔案工作創新需要解決的主要問題

1.要在思想觀念上創新。任何工作的跨越和創新都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。要充分認識創新是檔案工作發展的動力，創新是檔案工作題中應有之意，檔案工作的建立、發展、壯大離不開創新。當今社會，檔案發展的諸多問題沒有現成的答案，也沒有任何經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，在創新中發展。可是，多年來，許多部門的檔案工作工作一直處于被動狀態。檔案作為一項重要的信息資源，只有轉變以往檔案工作中“重藏輕用”的觀念，充分認識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。做好這一工作，就要在思想觀念上創新，重點強化三種意識。一是要有積極信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但各種信息比較零散的儲存在眾多的單體檔案中，只有根據需要，把信息系統的、規范地整理出來，才能更好地發揮檔案信息作用，體現檔案的信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應經濟建設和改革開放需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責，也是社會主義市場經濟體制對檔案工作提出的新的要求。二是要有強烈的信息推銷意識。檔案有巨大的信息量和需求市場，檔案部門要把檔案轉化為 “適銷對路”的信息，就要搞好調查研究，了解市場，明確市場需求，掌握市場動態確定信息轉化的目標和內容。三是要進一步強化檔案的效益意識。市場經濟的發展為檔案工作充實了豐富的內涵。要想適應市場經濟的發展要求，使檔案工作更加有效地為經濟建設和改革開放服務，必須改變過去檔案工作中無所作為的思想，強化檔案的效益意識。

2.要在檔案工作管理模式上創斬。過去在檔案工作中有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須創新，其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新。要盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。檔案工作者要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題搞一些小發展 小創造、小革新，這些也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面的應用則較少。其次，還有好多的檔案工作可以通過計算機檔案管理軟件來完成，提高我們的工作效率，因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都需要在宏觀管理上創新。

3.要在服務機制和手段上創新。在服務機制和手段上的創新，主要是服務的觀念要更新、服務的范圍和內容要創新，服務方式要創新。要主動地開展深層次加工，拓寬服務內容，改變服務方式，更好地為社會和群眾服務。日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務考慮得很少，這種現狀已經不適應日益發展的工作要求。檔案部門要變被動等待服務為積極主動上門服務，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段來提高檔案工作技術含量和水平。要充分利用網絡平臺，共享檔案信息資源，使服務范圍由 “窄”變“寬”，服務層次由 “淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發檔案價值，通過加工、處理，使其變成社會需要的優質“產品”。

4.要充分發揮專職檔案人員的創新主體作用。專職檔案人員應當重視觀念更新，練就過硬的業務技能。專職檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

綜上所述，檔案工作一定要研究新情況、適應新變化、尋求新發展。檔案工作只有把握發展的脈搏，步入創新之路，才能找準檔案工作的切人點，不斷加強服務能力，有效地促進檔案工作健康可持續發展。