文書檔案整理之我見

魏恭權

摘要：隨著時代的進步和經濟社會的發展，文書檔案管理工作日益重要，但在當前工作中，文書檔案管理還存在很多不足，本文做了一系列的分析，并對文書檔案整理方法進行了對比揚棄，提出了合理化建議。

關鍵詞：文書檔案;整理;建議

一、文書檔案管理建設中存在的問題

（一）認識不到位。在一個單位中，上至高層領導，下到普通職工，一提到檔案管理工作，能夠在工作和行為中重視的人寥寥無幾，能夠在專題會議上或專項檢查中認可檔案管理工作已是十足的進步了，因為檔案管理工作并不能直接創造經濟利潤，并不能聲勢顯赫地開展業務工作，是一項枯燥乏味、默默無聞的內勤事務，文書檔案管理人員多為身兼數職且更換頻繁，無法保證可持續發展。

（二）管理不規范。由于文書檔案管理工作受重視程度不高，在實際工作中管理不規范、混亂便不足為怪了。筆者在調研中發現，文書檔案整理之初的收集文件工作都存在很多問題：有的單位或部門文件收發在業務部門空降后便直接執行，無需閱辦，沒有督辦，為了方便自己工作，文件在部門或個人手中“私藏”，在歸檔工作中自然不在整理之列：文件歸檔無歸檔章，文件不編號不編目，缺少文卷備考表等已是當前大多單位和部門的通病，文書檔案的規章制度不健全，管理利用效率低下，檔案內容問題頻發，文書檔案管理模式傳統老舊，無法得到長足的發展。

（三）檔案員能力不強。文書檔案管理的關鍵在檔案員。檔案員的業務素質直接影響著文書檔案的發展和利用。一些單位部門的檔案員不經過專業培訓，不通過專項學習就直接上崗，在工作中不懂文書檔案的分類歸檔，不會閱卷裝訂，不為檔案編號編目，直接造成管理混亂。

二、文書檔案整理的方法

當前，文書檔案的整理不外乎兩種方法，即文書立卷整理法和歸檔文件整理法。

文書立卷整理法是比較傳統的整理檔案方法，是把相互關聯的文件組合立卷并裝訂的管理方法，其組卷、編制卷內文件目錄、案卷號、案卷標題、案卷目錄等一系列工作比較復雜、繁瑣。

歸檔文件整理法主要依據2000年12月6日發布并自2001年1月1日起正式實施的《歸檔文件整理規則》進行的，也是隨著計算機普及應用而出現的一種新的整理方法，以計算機和檔案管理軟件為前提條件，以單件文件為單位，逐件歸檔，這種整理方法操作簡單，檢索方便，使用效率高，極大地保持了文件的原貌。

相比較以上兩種文書檔案整理方法，前者組合方法復雜繁瑣，案卷分類主觀隨意性大，且案卷質量標準很難統一，檔案員工作量大;后者則化繁為簡，降低了整理方法的復雜性，減少了立卷分類的主觀性，還原了文件的原本，所以《歸檔文件整理規則》主薦歸檔文件整理法。

三、文書檔案整理工作之建議

（一）提高認識，對歷史負責。文書檔案是機關、團體、企事業單位發展以及生產經營的真實記錄，是執行上級主管部門政策的依據和遵循，是開展業務活動、部署作、出臺決策的憑證和參考，對單位部門的歷史負責，為現實發展服務，是對當前工作和未來工作的指導，有著極其重要的作用。各單位部門要加大宣傳力度，提高認識程度，做好資金保障，要制定完善的規章制度，加強檔案員隊伍建設。文書檔案管理工作是一項專業性非常強的工作，而且還具有一定的機密性，這就要求文書檔案管理人員具有很強的責任意識，良好的職業道德，樂于奉獻的工作態度以及扎實的專業知識。

（二）規范流程，為現實服務。文書檔案整理的基本原則是“便于保管利用”，這也是檢驗歸檔文件整理法實用性的唯一標準。要充分發揮文書檔案在現實工作中的服務作用，就要規范整理流程。以歸檔文件整理法為例，首先是分類方法很重要，要對已裝訂完畢的文件進行分類，根據年度、組織機構（問題），保管期限類目組合，有六種分類方法，不同的機關、團體、企事業單位根據自身實際可選擇其中的一種方法。目前，“保管期限一年度一組織機構”分類法和“保管期限一年度一問題”分類法在實際工作中運用較普遍，也是便于檢索、便于移交檔案館的整理分類法。其次是文件排列是關鍵，要針對本單位制定的分類方案進行文件排列，值得注意的是對具有保存價值但未及時歸檔的文件，應排列在當年同一保管期限的相應類別文件的最后，可在目錄中對應文件的原題名后括號標注，避免出現“死檔”現象。再次是蓋章編目要齊全，歸檔章應蓋在一份文件的首頁，但有時文件首頁除文件正文外還會有領導批示、收文章等，歸檔章位置得不到保障，并且容易破壞文件的“歷史原貌”，筆者更推崇另附紙張加蓋歸檔章的方法。編制目錄要按件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目填寫齊全，便于檢索。最后是裝盒整理要完備，文件目錄、備考表等材料完備并按順序裝入檔案盒，做到歸檔質量高，閱檔無紕漏。

（三）創新管理，替未來著想。隨著時代發展和社會進步，傳統的文書檔案管理方法已越發不能適應快節奏的工作。在實際工作中，要充分發揮計算機和網絡的現代化信息的作用，把檔案管理和計算機網絡技術有機結合，實現文書檔案信息化和電子化，實現文書檔案的高效管理和高效運轉。

參考文獻：

[1]黃志誠.歸檔文件整理與文書立卷之比較[J].檔案.2002（ 04）：48-49.