做好企業技改項目檔案管理工作的探討

彭通康

摘要：技改項目檔案資料是指從項目提出、立項、建設、投產、竣工等階段形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、影音、照片、圖片等文件材料。它是與項目建設有關的所有活動的真實記錄，是伴隨著項目進程產生、收集、鑒別、整理、歸檔的。因此，檔案管理工作成為項目建設過程中一項繁雜且又非常重要的工作。本文從企業技改項目檔案管理特點、現存的問題等方面進行了分析，提出做好檔案工作的一些思路和建議，希望能為相關人員提供一些幫助。

關鍵詞：技改;項目檔案;管理;探討

引言：企業技改項目檔案資料真實記載了技改項目的全部實施過程，是國家相關部門鑒定技改項目執行情況和工程建設質量的重要依據，也是構成企業資產的重要憑證。根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，“未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。此文頒布后，各行業陸續頒發了關于檔案驗收的相關管理規定，強調了檔案在經營工作中的重要性。但是在實際工作中，由于檔案工作在經營工作中不直接產生經濟效益，容易被管理者所忽視，很多單位的檔案資料都是項目竣工后才去收集、補充、完善，這樣做出來的資料不能真實反映項目建設情況，會給企業后續生產經營、設備維護、廠房改擴建等活動帶來很多麻煩。筆者通過親身參與項目建設的經驗來談談檔案管理方面的一些感受。

1.技改項目檔案管理的概念和特點

技術改造是指企業采用先進、適用的技術，對生產設施及相應的配套設施進行改造、更新，以達到調結構、增產量、增品種、促進產業升級換代、改善勞動條件、提高經濟和社會效益等目的的固定資產投資活動。（以下簡稱“技改”）項目檔案包含從提出→立項申請→可研→初步設計→地質勘探→廠房設計→規劃→招投標→施工→監理→設備采購→生產調試到竣工投產全過程中所形成的有價值的文字、圖紙、聲像等電子和紙質載體的文件資料。企業技改項目建設周期長、涉及的專業多、部門多、環節復雜，是一項專業性非常強的系統工程。

2.企業技改項目檔案管理普遍存在的問題

筆者為了能更好了解行業內技改項目檔案管理普遍存在的問題，特地制作了檔案管理調查問卷，于2019年9月，通過微信“問卷星”小程序發放給項目相關工作人員和行業內從事技改工作的管理人員。檔案工作調查問卷主要是調查與工作相關的因素，包括：管理者對檔案重視程度、檔案管理部門參與工作程度、檔案管理方式、檔案管理制度、檔案管理人員業務能力。同時也參考員工年齡、性別、學歷和專業技術職稱、工作年限等因素。本次回收調查問卷53份，有效問卷50份。

2.1企業對檔案管理工作重視程度不夠

調查統計結果顯示，只有40%單位設置了專門的檔案管理部門，有專業的檔案室，配備了檔案工作人員，制定有管理制度;還有60%的單位沒有檔案室，檔案工作人員是兼職且不固定，大多數都是在項目竣工后才臨時抽調人員進行檔案整理，很多資料都是現補，不具備保存價值和參考作用。這樣后補資料的做法看似滿足了檔案驗收的需要，但給未來工作制造了麻煩。

2.2檔案管理部門參與項目工作的主動性不夠

調查顯示，96%的單位檔案管理部門都是等各部門交資料，3%的單位檔案管理部門工作人員到一線去是因為項目執行過程中出現了問題，必須要檔案管理部門去溝通，只有1%的單位檔案工作人員經常參與到項目建設，對檔案工作中出現的問題能給予正確的指導。企業技術改造項目建設周期長，環節復雜，專業性強，形成的資料多。有的項目建設周期長達數年，加之人員更迭，檔案管理部門如果不全程參與到一線進行指導，不制定檔案驗收標準，容易造成項目過程文件分類不清、歸檔資料不完整的情況，嚴重影響檔案案卷質量。比如施工過程中的變更，就要及時簽發變更通知單，并在施工圖上進行標注，如果當時不標注，就會產生實際情況與圖紙不符;有的施工單位根本不懂檔案分類，為完成給建設單位交資料，給施工圖直接蓋上竣工章冒充竣工圖，以上這些做法給企業未來改擴建活動埋下了隱患。

2.3檔案管理方式

調查顯示，目前只有20%的單位啟用了檔案管理軟件，利用信息化手段來管理和利用檔案資料，這樣做可以手續簡化，提高工作效率，還能便于管理者決策工作。另外80%的企業，檔案管理工作還停留在紙質載體的收集整理階段，沒有使用信息化設備和軟件進行管理。

2.4企業檔案管理人員業務水平參差不齊

一個單位檔案工作人員業務水平的高低直接反映單位檔案管理水平的高低。調查顯示，98%的檔案工作人員普遍沒有經過檔案專業學習，只是經過簡單培訓就上崗工作。不懂技術，更不懂項目各專業的流程，無法對項目檔案起到指導作用。本章依據調查問卷內容整理分析了目前企業項目檔案管理流程中存在的問題。

3.做好檔案管理工作的幾點建議

針對以上調查中出現的問題，筆者結合自身參與項目建設的經驗提出一些意見和建議，希望能給檔案工作人員一些幫助。

3.1提高認識，實現項目檔案管理的制度化、標準化

隨著國家和上級機關對技改項目檔案的要求越來越高，需要企業領導和項目相關人員必須提高認識，除了需要建立一套完整的技術改造項目檔案管理制度和流程外，還應將檔案管理納入公司的內外部績效考核體系，由檔案管理部門負責人進行打分。

3.2檔案管理人員要參與項目建設一線，提升檔案管理水平

檔案管理人員應改變以往被動的工作方式，主動到技改項目建設一線進行指導。通過檔案管理人員親身參與到項目建設的各個環節，例如：經常性召開檔案協調會議、面對面給兼職資料員輔導，確保檔案管理和項目建設進程同步，使項目檔案做到完整、準確、有序、高效、系統、安全。檔案部門還可以通過公司簡報、微信公眾號等平臺普及檔案知識，通過開展形式多樣的活動，讓員工親身參與到其中，能起到事半功倍的效果。

3.3加強檔案管理信息化進程

隨著信息化飛速發展，檔案信息化已經成為未來發展趨勢。企業領導要改變以往的思維模式，適時引進適合公司檔案管理的軟硬件設備，檔案部門按照員工工作職責設立查閱權限，這樣既簡化了繁瑣的借閱手續，提高了工作效率，便于員工隨時利用網絡上傳下載檔案資料，又利于檔案的二次開發和利用。

3.4加強檔案教育培訓，不斷提高檔案管理人員業務水平

公司要建立健全培訓機制，通過多種方式開展檔案的培訓和教育，檔案工作人員經培訓、考試合格后方可進入工作崗位。人力資源部設立績效考核體系，將員工工作表現與績效掛鉤，每個月由檔案部門負責人進行考核，做到獎懲分明。對工作表現好，勤于學習的檔案工作人員，公司可以提供外出學習培訓的機會;對工作業績差的檔案工作人員則實行輪崗和降低崗位工資的辦法，促使其增強學習的主動性，不斷提高檔案管理工作水平。

4.結語

檔案管理工作是企業生產經營中是非常重要的一項工作，但是目前各單位的檔案工作還普遍存在著問題。為此，企業管理者應該給予足夠的重視，項目管理部門應該進一步完善相關制度，將考核機制納入項目建設中，負責檔案的領導應定期給相關人員打分，對工作完成好的單位和個人給予獎勵和表彰，對表現差的單位和個人提出批評和懲罰，對批評教育后仍不能勝任工作的檔案工作人員，可調離崗位，直至其能勝任工作。項目相關職能部門也要緊密配合檔案管理部門，配備兼職資料員，按照檔案驗收標準開展日常管理。

參考文獻：

[1]建立聯動機制有效推進企業固定資產投資項目檔案管理工作[J].余然.機電兵船檔案.2019（01）

[2]企業項目檔案管理常見問題及對策[J].饒冬梅.商訊.2019（10）

[3]中小企業公共服務平臺網絡建設中的項目檔案管理[J].何繼先.吉林省經濟管理干部學院學報.2013（02）

（作者信息：深圳市優高雅建筑裝飾有限公司）