提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

閆利

摘要：辦公室文秘在企事業單位中承擔著“管家”的身份，不僅僅需要服務領導，還需要服務好員工。現階段文秘崗位工作特點是多而雜，需要面臨各種突發事件。因此，文秘崗位想要保證工作質量和水平，需要從員工個人素養、制度建設兩個方面處理，增強員工抗壓能力、完善辦公室管理制度，加強人文關懷等方法，讓辦公室文秘工作質量再上一個臺階。

關鍵詞：辦公室文秘;質量;策略

一、引言

企事業單位的辦公室秘書不僅承擔著“顧問”的身份，也是辦公室的“大管家”。在企事業單位項目工作中，在中間進行管理和協調，其重要性，因此提高辦公室秘書工作質量對整個企事業單位都具有重要意義。辦公室秘書是在辦公室主任的領導下負責辦公室的日常行政事務和秘書工作，起草，裝訂和交付各種文件;及時處理上級文件的簽字，交付和催促;回收，清理和銷毀文件;收集，管理秘書的文件并對其保密。記錄各種會議和會議事務等各種工作。文秘工作多而雜，想要在多而雜的工作中實現崗位價值，提升工作效率需要有著一定的策略方可。本文結合實際經驗，對辦公室文秘工作質量有效策略進行研究。

二、文秘工作的重點和難點

2.1 辦公室工作的重點

在文職工作中，要提高秘書工作質量，確保各項工作順利進行，這要符合以下工作原則：

1）辦公室文秘的后勤服務作用。保證整個工作的協同進行，做好各個部門的合作和銜接。及時匯報工作細節，并與高級管理人員進行溝通，使工作中的重要信息及時傳遞給上下級。同時關注發展形勢，積極協調上級與各部門之間的關系，及時發現問題，及時改變計劃。

2）提高文件處理能力。本著“嚴格檢查，緊急處理”的原則，努力加快文件的操作和處理，確保正式文件的權威性和嚴肅性，使文件能夠及時地傳達和實施，并指導文件的執行。安全生產經營企業。

3）我們應該提高工作的可預測性。要做好工作防范，強調“全面，務實”，在工作的超前和遠見中加大工作的主動性，努力確保工作中沒有錯誤。

4）要加強監督監督職能，狠抓工作落實。重視重要工作的工作監督和領導的指示，做好過程監督，發揚釘釘子精神，并通過電話，協調等及時提醒確保按時間節點所有工作順利進行的方法。

2.2 辦公室工作難點

1）工作“沉重”，辦公室中有三項任務：一是決策人員和智囊團的角色;二個是對上級和下級的服務;另一個是保密工作。這些任務非常重要。該辦公室還充當外界的“窗口”。如果辦公室工作出色，辦公室工作質量高，會給來訪者一個好的印象，反之亦然。因此，辦公室工作與整體工作密切相關。

2）工作“苦”。工作強度非常高，超過了一般部門的工作量。“馳翰未暇食，日昃不知晏;沉迷簿領書，回回目紛亂”用這首詩可以很好的描述秘書埋頭文稿，不知早晚的情況。

3）工作“雜”，辦公室不僅僅涉及公司內部的各種數據信息，還需要接觸外部的交接外聯，工作設計內容多且雜。

三、辦公室文秘工作質量水平的優化策略

3.1 建立健全辦公室管理制度

完善辦公室秘書工作中的獎懲制度，為的是提高工作效率和質量。通過制定合理有效的獎懲制度，明確獎懲措施，以激勵工作，提升辦公室秘書的積極性和主動性，保持他們對工作的熱情，并確保所有工作的順利完成。同時，完善的獎懲制度可以提高員工的競爭力。同時，要增加對辦公室秘書工作的評價和監督，并結合對辦公室工作效率和工作質量進行評價，以保證各種制度的科學性和各種制度的有效性，使管理制度能夠發揮對秘書人員的約束和監督作用，有效提高辦公室秘書工作質量。

3.2 加強人性化管理，做好人文關懷

企業的經營方式應該加強人性化管理，通過人性化管理，才能夠消除秘書崗位負面情緒，保證秘書能夠以良好的心態去面對工作。另一方面，有必要及時了解秘書的心情，找出秘書因某些事情而產生的不良情緒，并及時進行心理指導和安慰。在實際工作中，發現企事業單位的秘書崗離職率高，主要原因是其他部門職員不理解辦公室文秘崗的辛苦，讓辦公室文秘職員工作沒有成就感，易受到誤解。公司必須要重視每個員工的心理訴求，提升員工個人成就感。

3.3培養全局意識

作為辦公室的管理人員，文秘崗位必須要有良好的全局意識。考慮問題，需要從大局出發。有時候需要文秘人員犧牲小我的時間，來完成企業工作，為員工謀福利。

在具體的工作中，文秘工作人員要著眼全局，站在全局高度，發現問題及時上報，解決問題。同時不要僅成為領導的傳話筒，要發揮崗位職責，在自己的職責范圍內為企事業員工發出聲音，不能只做到下達，而做不到上聽。在工作中，突出重點、把握重點，掌握項目管理基本知識，有計劃有步驟的定期匯報、開展工作。

3.4 加強心理素質培訓，增加抗壓能力

眾所周知，秘書崗位是一個得罪人的崗位。很多員工接受信息是從辦公室發出的。員工不敢直接和領導對話，感覺自己委屈時，就會將負面情緒發泄給文秘。長期以往，文秘就會積累大量的負面情緒，容易出現焦慮、暴躁的特征，對于提高文秘工作質量和水平都有著阻礙作用。

針對這一情況，需要對文秘工作人員進行心理素質培養，掌握釋放負面情緒的方法，提高個人的抗壓能力，在壓力的環境中，磨練個人意志，在文秘崗位上實現個人價值。

具體操作方法，企事業單位可以組織辦公室成員定期學習排壓方法，做好員工的心理情況調查，對于有明顯心理問題的文秘職員應該調整崗位，實現企業人文關懷。

3.5 做好禮儀培訓，留下美的印象

在企事業單位中，辦公室作為接待外來人員、服務內部人員的重要崗位。對外工作中，辦公室文秘人員的形象代表了企事業單位的形象，好的形象能夠消除雙方矛盾，有利于增進雙方友誼，樹立企業良好的形象，有利于提高合作成功率。對內服務中，辦公室文秘通過微笑服務，讓普通員工感受到企業關懷，感受到同事之間的親切，能夠更好的消除上下級之間的隔閡，有利于解決內部問題，提高文件、通知及時高效的到大基層，保證了企業項目的整個運作效率。

具體禮儀培訓方式，可以邀請專業的禮儀培訓人員對辦公室文秘進行培訓，讓員工掌握基本的社交利益、站姿、坐姿等。

3.5 提升總結歸納意識，用心做好文秘工作

上文已經闡述，文秘工作是多而雜的工作，很多資料有交叉、重合的情況。在這種情況下，文秘就需要對數據、文件定期整理，做好資料匯總，讓資料能夠為管理者提供決策。具體的方法為：

首先，對近期工作進行主次劃分，通過整理企業近一個月的所用項目，然后對所有項目進行歸類，分清主次，確立各個項目的開始和結束時間。

其次，根據主次設定具體工作，每個周對所有項目的進程進行匯總，并做好記錄。

最后，每季度和每半年整理所有項目，對下一階段工作再次進行規劃。

結束語

很多人說文秘工作沒有技術含量、沒有發展前景。這種思想是有誤區的。縱覽全文，文秘工作是個磨練意志、鍛煉溝通、歸納等多種能力的重要崗位。在這個崗位上，辦公室工作人員必須掌握禮儀技巧、溝通技巧、項目管理的基本知識以及做好上傳下達、同時企事業單位應該加強人文關懷、建立健全辦公室管理制度，保證整個工作運行有章可循，提高文秘的工作積極性，繼而保證工作質量和水平。

參考文獻：

[1]姚祖京.辦公室文秘工作質量及水平提升方式研究[J].辦公室業務，2018.

[2]賀建東.辦公室文秘工作規范化管理研究[J].辦公室業務，2013（8）：25-25.

（作者單位：河南省交通運輸廳高速公路少林寺至新鄉管理處）