淺談檔案信息化建設

劉英

如今，信息化發展日新月異，面對強大的社會信息互聯網絡熱潮，對于擁有社會信息資源重要組成部分的檔案工作，加強檔案信息互聯網絡的研究和建設，以滿足社會日益增長的檔案信息需求，確保檔案事業健康持續地發展，將有著十分重要而深遠的意義。

一、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化指的是檔案工作的現代化，就是通過現代通信技術和設備，將眾多檔案管理的計算機聯接在一起，組成龐大的多媒體信息互聯網絡，實現檔案信息資源的高度共享。這是社會發展的客觀需要，也是檔案工作發展的必然趨勢。

1、必須面對的新挑戰。進入新世紀新時代，檔案工作已由封閉狀態向開放性轉變，檔案館服務的對象也由單純為政府工作查考服務轉向為政府宏觀調撥和科學決策為主，并為廣大杜會公眾服務上來。為適應時代和社會發展的需要，檔案館工作的重心應從過去的檔案實體管理轉移到檔案信息管理上來，要把靜態性的檔案信息用先進的網絡設施傳輸出去，使之服務于社會，服務于現代化建設，實現其社會價值和經濟價值。這就要求檔案以較高的信息存貯、處理和輸出速度，高質量地為社會服務，以滿足政府和社會公眾不受時間和空間的限制而快速獲取和溝通所需求的檔案信息。

2、信息社會發展的迫切要求和機遇。信息資源作為杜會生產的主要資源，它的開發和利用成為生產力發展的重要體現，而人們的人力和時間也更多地花在計算機的交談和處理上。日新月異的網絡技術體現出信息交流的快速性、傳播和聯系的廣泛性、用戶交流的自由方便性、通信交流的保密性、提供服務的多樣性等特點，這對傳統的信息交流形式產生了革命性的影響，同時也對擁有社會重要信息資源的檔案部門提出了嚴峻的挑戰。因此，檔案信息只有踏上網絡化的快車，才能適應信息網絡時代的潮流，推進檔案事業的健康發展。

二、檔案信息化建設的優越牲

1、方便檔案的利用和開發。檔案信息網絡是一種管理系統，使檔案信息的遠距離傳輸成為現實。由于計算機網絡的地點遍布各地，這就為檔案的開發利用拓展了空間。任何一位利用者，在任何一個地點只需要有一臺聯網的電腦，即可進入檔案管理系統快速、準確地查閱自己所需要的哪怕是千里之外的檔案館中的檔案信息，大大提高檔案信息的社會利用率，真正快速有效地實現檔案信息的潛在價值，更好地為經濟建設和社會發展服務。

2、有利于檔案信息管理。隨著社會主義現代化建設的迅猛發展，檔案數量急劇增加，載體種類豐富繁雜，這要求有現代化的保管場所和技術手段，而原有的那種傳統管理模式已難以滿足需要。由于計算機具有體積小、貯存最大、形象直觀等特點，能方便地進行存貯、顯示和打印，特別是能將檔案中保存的某些珍貴檔案進行儲存與管理，以保護原件，減少檔案原件在查找利用中的磨損，延長檔案的使用壽命。再者，實行檔案信息化之后，便可將分散的檔案信息資源進行宏觀規劃協調，統一管理，有效地避免檔案管理上的不規范，不統一問題，實現檔案管理的規范化和標準化。

3、便于檔案信息資源共享。由于受自給自足的傳統檔案庫、藏書樓的收藏觀念的影響、當前的檔案工作仍缺乏宏觀規劃和管理，各自為政，自我封閉，不求合作，致使館與館之間出現檔案信息的重復。不僅如此，在知識爆炸的信息社會，每個檔案館都不可能對所有材料網羅齊全。而實行檔案信息化之后，館與館之間，便可以互通有無，進行資源共建，資源共享，避免重復勞動，減少不必要的開支。

4、便于協作共享。檔案信息化之后，各檔案部門之間可以用網絡的觀點來指導收集、征集和管理工作，從客觀上加強規劃協調、分工合作、最終建立起合理的、有序的、科學的、經濟的館藏體系，這個館藏體系高效低能耗、功能齊全而且功能互補。不僅如此，檔案的查閱由以往的人工查閱轉為網上查閱，不僅速度快，而且查全率和查淮率也高，大大提高檔案工作效益。這樣，就可以讓檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，拿出更多的時間和精力去從事檔案的其它工作。

三、檔案信息化建設存在的問題

1、軟件互通兼容不夠。由于各檔案部門在檔案管理中應用計算機型號各不相同，使用軟件種類繁多，沒有統一的規范和格式，勢必造成軟件不兼容、數據輸入方式不統一、著錄格式和著錄項目不符合標準，檢索語言不規范等問題。這種計算機在檔案管理上各自為政的情況會給檔案信息的網絡化建設帶來許多困難，大大制約檔案信息的網絡化進程。

2、認識不足、重視不夠。上至主管部門的領導下至檔案部門中的管理人員，往往認為網絡技術的發展與己無關，滿足于現行的檔案管理方式，只把應用計算機單純看成是提高業務工作效率的手段，而忽視其對檔案信息資源最大限度的開發和共享所能起的作用，對檔案信息網絡缺乏緊迫感、使命感、責任感。

3、容易出現失泄密。檔案信息一旦上網，任何一個網上用戶都可以全方位、全時段利用、下載、復制，甚至更改網上信息。不僅如此，網上“黑客”的出現和計算機病毒的侵襲，也嚴重威脅著網上檔案信息的安全，使網上檔案信息的真實性、準確性失去保證，甚至還有可能給人造成誤導，帶來無可挽回的損失。

4、缺乏技術人才。網絡的建設靠的是掌握高、精、尖信息技術的人才。沒有足夠的、具有一定水平的信息人才，實現檔案信息化只能是一句空話。目前，我國檔案人員隊伍的專業結構，學歷水平雖巳有了明顯的改善，但真正懂得現代化信息處理技術、能進行文獻加工，又具有開拓精神，敏銳把握信息的人才卻很少，現代檔案館需要的是既能熟練掌握檔案專業知識，又能精通信息網絡技術的?“雙料”人才。因此，培養檔案館人才的總體素質和知識結構，是擺在我們面前的一項艱巨而緊迫的任務。

四、檔案信息化建設的對策

1、提高認識，轉變觀念。在制約檔案信息化建設的諸多障礙中，認識的落后、觀念的滯后，無疑是最大的障礙。有關檔案部門的領導應該自覺提高檔案信息化建設的重要性、必要性和緊迫性的認識，切實把檔案信息化建設提上議事日程。各檔案部門也應該徹底摒棄各自為政、求全發展的收藏觀念和自我滿足、檔案資源私有的狹隘觀念，樹立大檔案意識，認真做好檔案的收集、管理和利用工作。

2、健全法規標準?！皼]有規矩不成方圓”。檔案信息網絡建設由于其開放性和系統性等需要制定法規和標準去規范有關行為，只有這樣，才能保證機讀資源的安全和網絡建設的工作質量，避免出現數據輸入方式不統一，軟件不兼容等問題，避免出現無章可循、重復繁雜的混亂局面，促使檔案信息數據庫的建設少走彎路，爭取時間和工作上的最大效益。同時，檔案信息化建設還應在立足我國國情的基礎上兼顧與國際標準接軌，為走上國際檔案信息高速公路創造條件，為“檔案，圖書、情報一體化”奠定基礎。

3、確保信息安全。由于檔案信息網絡建設具有系統性與開放性，又由于網上人員成分復雜，會給檔案信息網帶來病毒和非法訪問等問題，嚴重威脅檔案信息網的安全。因此，檔案信息的安全維護和加密是十分必要的，例如，在檔案文件著錄時，設定每份文件的密級，在密級管理中根據用戶的級別設定用戶的權限，給不同的用戶以不同的密碼等。只有解決好這一問題，才能保證檔案網絡的暢通，杜絕檔案遺失，泄密等問題的發生，有效地發揮檔案的社會作用，真正實現檔案信息資源共享。

4、強化業務培訓，提升技術水平?，F代網絡技術是一項技術性、專業性很強的工作，專業人才至關重要。為此，檔案部門必須改變保管人員過多，人員結構單一的現狀，密切注意檔案專業與網絡技術的結合，加強對檔案網絡人才的培訓，培養一支業務上精、技術上硬的高素質專業人才隊伍，為檔案信息化建設提供人才支撐。