企業密級檔案管理利用的風險防控建議

牛猛　劉宏亮　劉碩

摘要：業在運行的過程中，需要防范、發現和應對檔案安全風險。為此，應當增強保密意識，正確處理檔案“保密”與“利用”的關系;應當依托文件形成部門，明確密級檔案的審批和責任分工;應當落實責任人員，嚴格執行密級檔案保管存放和利用要求;應當嚴格執行“三分開”，落實庫房出入和檔案利用登記制度。

關鍵詞：企業密級檔案;風險防控;保密意識;檔案保管

引言

隨著企業改革的不斷深化，國有企業的改革日見成效，已經由計劃經濟徹底轉變到了市場經濟。在當前新形勢下，企業管理中的檔案工作起到非常重要的作用，已經與傳統計劃經濟體制管理發生了根本性的改變，企業需要制定統一的目標，促進企業的穩定發展。該階段做好檔案工作，就必須要具備與時俱進和開拓創新的精神，緊緊圍繞企業的發展戰略，結合市場的發展情況，找到檔案工作與企業的結合點，將檔案信息的優勢充分發揮出來，打造檔案工作的新狀態。創新可以體現在以下幾個方面：

1運用SWOT分析法

當前，國內企業檔案管理的確存在著許多不足之處（WEAKNESS）：長期受到領導層忽視，缺乏專業檔案管理人才，缺乏資金、技術投入;國內企業檔案管理也面臨著外部挑戰（THREAT）：檔案公司發展迅猛，其工作質量也在不斷提高，大有全面取代企業內部檔案管理之勢;美國、日本等發達國家企業高度重視企業檔案管理工作，國外企業普通聘用具有大學學歷的專業人才進行檔案管理，在檔案管理中，還普遍采用信息化技術，實現了文件、圖書、博物、情報、企業文化管理的一體化。隨著我國對外開放的加深，更多的外資企業將進入中國，而外資企業高質量、高效率的檔案管理也會對國內企業檔案管理構成沖擊。但國內企業檔案管理仍然具有良好的發展機遇（OPPORTUNITY）：相較于發達國家的企業，國內企業檔案管理的確存在著不足，但這也為企業加強檔案管理，提升檔案管理工作質量打開了上升空間;國外企業在檔案管理方面已經積累了豐富的經驗與成熟的技術，只要國內企業善于借鑒、消化、吸收，就可以將之轉換為后發優勢（STRENGTH）。因此，國內企業完全有理由加強檔案管理，做好檔案管理。

2 落實責任人員，嚴格執行密級檔案保管存放和利用要求

密級檔案移交檔案室后，必須選擇安全保密的場所進行保管，要設保險柜、保險鎖、防盜器，檔案盒標注密級，專柜專鎖專人管理。在檔案整理過程中，相關人員離開辦公場所時，必須將密級文件妥善存放;存放密級文件的地方，不允許無關人員進入。檔案人員要每年定期清查、核對密級文件資料，發現問題及時報告并形成書面記錄;按有關規定應當清退的密級文件，要及時、如數清退，不得自行銷毀或私自留存和復制。在檔案利用場地，要統一組織安裝監控設備，完善監控機制，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要嚴格防止其損毀或涂改檔案，確保檔案安全。提供密級檔案利用須附上“利用目的”水印。如利用企業法人證、企業黨委會決議等密級檔案時，電子檔案須加“僅限于×××使用”水印，紙質檔案須加蓋“本復印件僅限于×××使用”，并覆蓋住部分涉密內容，確保檔案安全可控。另外，密級文件的復印需專人完成。必須經過嚴格的審批、登記手續，并控制復印數量。復印的文件要和原文件一樣嚴格管理，不得改變其原定的密級和保密期限。不得將密級文件拿到社會營業性復印場所復印，不得自行翻印。紙質密級檔案外借必須本人簽字確認并承諾負有保密責任。若需要郵寄，應當包裝密封，可用較厚的信封或袋子封裝，封口及中縫處加蓋密封章或加貼密封條，包裝物上標明密級，接收人簽收后要拍照確認。電子密級檔案，尤其是營銷合同、集團戰略材料、黨委會材料等在使用過程中，無論是U盤拷貝還是郵件傳輸，都需要對文件加設密碼，密碼與文件須單獨發送或拷貝，確保電子檔案在傳送和使用過程中的安全。

3提升檔案管理信息化水平

無論企業處于哪個階段，檔案管理工作采用何種模式，“收得齊、管得好、用得活”始終是衡量企業檔案管理工作的基本標準。企業檔案管理工作本身是一個復雜的工作，在檔案工作的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用、統計、編研各個業務環節都有不同問題存在，且環環相扣，互相影響。要想更好地掌控整個業務流程，提高檔案管理工作效率，必然要使用檔案信息系統進行計算機輔助管理。檔案管理部門在實施檔案資源開發的過程中，應強化檔案數據庫建設，促進檔案資源的多元發展，加快檔案館原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，滿足企業運營管理需求，為企業其他的內部管理工作提供依據。與此同時，文檔管理系統還可以拓展到文件生成領域，使文件材料從編寫開始在系統平臺上規范化產生，以確保文件歸檔的完整性、格式規范和質量。此外，對于企業其他業務中設計的信息化系統，也應接入文檔管理信息化系統中，以實現電子文件和信息的順利歸檔。

4提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質，很大程度上決定著管理工作的順利進行。如上文提到，管理人員專業性的缺失，嚴重制約著管理工作的提升和發展。關于管理人員素質的提升，首先在企業招聘環節，就要對人才進行嚴格篩選，企業要充分明確自身需求，在招聘之初設置相關硬性條件，作為人才的初步篩選，而后在實際面試的過程中，根據需求對人才進行多方面的考察，重點選擇信息化技能強、意識前衛、接受新知識能力強并且心思較細的人員。實際工作中，除了定期的組織培訓外，還要建立考核制度，對管理人員的能力進行階段性的評估，為能力突出者提供相應獎勵，以激發其工作熱情，對考核不合格者給予一定的處罰，使其自覺地進行自我提升。企業響應外部經濟發展，不斷優化管理模式，不僅能夠讓員工在工作中充分體現自己的價值，還能夠促進企業的整體發展。

5創新企業檔案服務方式

檔案工作人員需要正確認識到檔案工作的重要性，對出現的一些問題要及時進行處理，對服務觀念一定要進行轉變，為社會及企業提供優質的檔案服務。隨著信息化的深入，從開發信息資源角度進行分析可以發現，檔案人員已經成了信息的提供者和擁有者，檔案館也不再是單純的收藏機構，更是檔案信息的交流中心，對于用戶的作用也越來越重要。想要順利實現信息化，就必須要深化改革創新知識檔案館，為提供基礎信息服務的同時，建立工作實體，主要涵蓋了信息服務、檢索、搜集等內容，對檔案信息服務產業進行搭建，開發檔案信息資源，樹立正確的檔案意識，促進檔案事業的可持續發展。

6進一步強化檔案管理監督執法力度

除了直接法律依據不足之外，企業依法管檔工作質量不高的原因就是我們在執行監督上力度不夠，問責機制沒有得到有效應用。如國家檔案局發布的“第九號令”，與1986年的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》對比，在移交檔案、接受檔案時限以及檔案保管期限范圍等方面都做出了明確的規定，內容上有了明顯改動，在企業依法管檔過程中應關注這些變化，強化相應工作。

結語

隨著社會信息化和科技化的不斷發展，檔案信息安全隱患不斷提高，在檔案利用過程中，如何防范、發現和應對檔案安全風險，需要企業各部門和檔案人員高度重視，超前謀劃開展相關工作。國家檔案局強調要加強檔案安全體系建設，浙江省檔案局要求推進平安檔案建設，這就將檔案信息安全的重要性和緊迫性提高到一個新高度。

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（作者單位：國網天津市電力公司寧河供電分公司）