煙草企業人事檔案管理信息化研究

趙德秀

摘要：人事檔案管理在煙草企業管理中具有重要作用，特別是在從嚴治黨、從嚴管理干部工作的深入開展中，人事檔案管理的作用越來越突出，加強檔案管理信息化建設已成為煙草有企業更好地適應時代發展要求的一項重要措施。

關鍵詞：人事檔案;煙草;信息化

隨著時代發展，為了滿足信息化的要求，煙草企業應該在進行人事檔案管理時采取一些信息技術進行科學管理，人事檔案處理方式應該符合時代要求，必須具備一定的安全性和科學性。同時應該結合傳統的人事檔案管理體系，對自身發展提出創新性改革，從而解決多項不合理問題，綜合討論出一項適合自身發展的新型人事檔案管理體系，進而更好地實現信息化時代對于人事檔案管理模式創新的目標及要求。

一、人事檔案管理的特點

個人發展和單位發展都會受到人事檔案管理的影響，受管理對象、內容和工作特點的影響，人事檔案管理具有以下幾個特點。①精準性和真實性。人事檔案扮演著信息承載體的角色，為單位的人員錄用提供了一個參考依據。因此，信息檔案所記載的內容一定要確保真實合理、內容全面，要求單位根據實際工作的要求，對員工的全部信息進行一個初步了解，了解他們的學習經歷、成長經歷和思想方面。②全面性和流動性。管理檔案的工作人員在很多時候，能夠根據單位發展的要求，產生一些職位變動，所以相關人事檔案要隨著管理人員進行流動，必須要與檔案所有者保持同步。③具備隱私機密性。人事檔案記錄較為全面，人員的個人信息都記錄在冊，其中，很大一部分內容均屬于個人隱私機密，單位不應該對外公開，所以，單位一定要防止信息泄露。從事人事檔案管理的工作人員要有高度責任感，盡最大努力確保檔案信息的安全性，不可泄露人事檔案的重要信息。

二、煙草企業人事檔案管理信息化的作用

人事檔案的信息化建設對于提高人事檔案管理水平，促進單位人力資源的合理配置、促進人力資源的高效利用、節約單位管理成本、減少單位管理漏洞等具有重要作用，具體來說主要有以下幾點。

（一）節約管理成本

人事檔案作為重要的人事文件資料，往往需要有專門的房間存放。房間要防火、防潮，更要防盜、防人為損壞。日常工作中，要定期整理、清點，如果遇到變動檔案還需要改變存放地點，要搬運到其他地方，不僅工作量大增加，還會增加人事檔案丟失、損壞的風險。而電子化的人事檔案則不同，只要將其存在兩個不同位置的電腦中，又可以保護檔案信息的安全。近些年隨著互聯網技術的近一步升級，將人事檔案信息存在網絡上，同樣可以保證信息的安全。

（二）方便檔案查找

電腦及軟件具有查找的功能，不僅查找的速度快，而且查找得非常徹底，不會有任何遺漏。人事檔案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能來進行查找，既可以通過查找姓名，也可以通過查找“身份證號”“職位”“工作單位”等來查找。智能查找的速度快、質量高，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。

（三）提高安全保密

在企業內部，檔案是不可忽視的信息資源，企業的生存和發展可以說都是掌握在檔案管理工作手中。檔案信息中蘊含的價值不可估量，如果企業出現檔案信息丟失、泄露等問題，企業則必然會面臨損失的狀況，這也會牽連企業的利益。但是，開展檔案管理信息化，信息會變得更加安全，也能夠保密。比如，在信息化管理手段下，信息會得到快速檢索和保存，對信息的缺失情況進行檢查。和以往的檔案信息管理相比，信息化管理模式會更加保密，在實行了有效的加密形式下，信息則不會丟失，企業的利益也得到了保障。

三、新時期煙草人事檔案管理信息化建設的舉措

（一）加強制度建設

信息化環境、人才建設是人事檔案信息化建設的基礎，但要保障人事檔案信息化的順利實施和長遠發展，必須要建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據可依、有章可循，讓制度為人事檔案管理的信息化保駕護航。科學的制度有助于理順工作思路，有助于規范人的行為，因此一定要加強制度建設，使其成為人事檔案信息化、科學化、高效化的保障。

（二）改變傳統觀念

傳統的管理觀念和方法已無法適應新時代人事檔案管理需要，因此我們要不斷創新工作理念，結合企業實際，不斷完善，改變人事檔案管理模式，借助先進技術，以促使管理工作朝著數據化、創新化發展。在日常檔案管理中，要堅持企業的合理思想為工作指導，對于日常的相關數據要按照操作流程嚴格執行。積極面對人事檔案管理中出現的問題，并制定有效解決方法，切實提升管理水平。企業要建立明確的標準對于管理工作進行指導，并保證管理標準符合國家相關標準，管理朝著正確方向邁進。

（三）提高人員素養

在進行人事檔案信息化管理中，管理人員的水平直接影響到工作質量。作為專業化的人事管理軟件系統，需要進行專業操作、錄入。因此在上崗前要對操作人員進行培訓，合格后上崗操作。要求管理人員實際操作能力要強，避免違規操作帶來的信息管理漏洞。由于人事檔案關系到人員的個人信息，還要注意做好安全性管理，不可外泄檔案信息，單位要通過設置操作權限設置來保障檔案管理的信息。對于管理人員要求對于基本數據的處理能力，還要求對于檔案的理論知識有所了解。要加強從業人員的選擇，要擇優選擇綜合素質強的人員，從而促進信息化建設工作。對于軟件系統還要定期更新和維護，以保證系統的正常使用。

（四）搭建管理系統

為了更好地實現單位人事檔案信息化管理，要利用大數據技術搭建人事檔案管理系統，實現無紙化操作，借助電子掃描技術、計算機信息化技術實現人事檔案的實時更新和動態管理。同時，在人事檔案管理系統平臺之中，實現檔案信息網絡化借閱和檢索，提升人事檔案的智能化、自動化檢索和查詢，為縮減查詢時間提供可能。

（五）完善硬件設施

煙草企業進行檔案管理信息化建設，基礎硬件設施是必不可少的。第一，為了確保在網絡環境中有效實現數據共享，單位應增加資金投入，加強硬件設備建設，為人事檔案管理提供性能更好的服務系統。第二，人事檔案文件的數量非常大，硬件設施必須適合存儲大量文件數據，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲設備容易受到外部環境的影響或破壞，這反過來對文件存儲構成威脅，因此，硬件設施必須具有一定的外部抵抗性。第四，單位應定期安排專業人員對設施進行檢查和維護，及時發現設備故障，避免因設備故障造成損失。

綜上所述，煙草企業人事檔案管理要順應時代發展要求，充分利用大數據、互聯網和計算機技術，實現單位人事檔案管理的實時、動態化管理，快速準確地進行檔案管理信息的整理、開發和利用，推動人事檔案管理向科學化、信息化方向邁進。

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（作者單位：云南省煙草公司迪慶州公司）