論檔案管理的重要性及規范化探析

柯小玉

摘要：檔案是儲存記錄反映檔案信息內容的物質材料，檔案的信息內容是存儲記錄的介質，有著極其重要的作用。不僅可以記錄傳播檔案信息，而且還可以傳承文化，為社會發展提供有力的支持。檔案管理的得當與否，直接對社會發展產生極其重要的影響，在社會迅速發展的今天，檔案管理的重要性極其規范化已顯得尤為重要。載體作為人事履歷的記錄載體，是事業單位選人用人、查資料等工作的重要參考，在事業單位的日常工作中發揮著重要作用。由于檔案的保密性和重要性，檔案管理工作相當復雜。為了使檔案數據發揮其最大的價值，必須對各種有效信息進行分類和整合。總體來說，檔案管理工作具有注重保密性、真實性、保留性等一系列特征，在事業單位的工作中處于核心位置。隨著管理理念、技術手段的不斷進步，檔案管理工作面臨著很多問題，也迎來了新的發展與挑戰。

關鍵詞：檔案管理;重要性;規范化

1檔案管理工作的含義

一直以來，在單位機構的工作開展過程中，檔案管理都是一項復雜程度較高、難度較大的工作。并且檔案管理通常也會耗費大量的人力以及物力，所形成的工作效率也比較低。因此，在現代化的工作環境中，檔案管理就出現了較大的調整。從廣義上來說，檔案反映著社會的精神文明基礎內容，是社會文化的重要部分，不僅包括人事檔案，還包括其他社會事項的記載情況。具體來說，檔案主要是指人事方面各種材料的匯總，檔案在《辭海》中的解釋為：總結檔案業務的規劃和檔案勤務的處理舊時官署和現今機關團體，分類保存的各種文件和材料，多指含有公證價值的手寫或印刷文字。現如今單位檔案的內容，多為單位行政檔案、人事檔案等等。檔案管理是對檔案工作的整體梳理和歸類、保管、使用、開發等等。在檔案管理的流程上主要表現為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供開發利用等活動。在以往，檔案管理主要依靠人工整理、統計，效率低下。當前，借助云計算、大數據、物聯網等科技與理念，檔案管理工作效率得到進一步提升。

2事業單位檔案管理現狀淺析

2.1 管理方式不適應信息時代

由于檔案眾多，整理起來十分麻煩和費時，所以就需要設備輔助管理人員進行管理，現在有一部分事業單位的管理人員思想老舊，不懂變通，依然采用十分原始的紙質記錄方式。紙質的記錄手段耗時耗力，管理起來不方便，容易出錯、損壞、還需要一定的儲存空間。時代會催生技術革命，信息化時代的來臨就是最好的例子。不迎合時代要求的管理方式遲早要被時代所淘汰，不完成管理設備比如輸入設備，管理平臺等的轉型，遲早會落伍。一些事業單位利用管理設備輔助管理，卻忽視了檔案管理工作。他們認為管理工作只是簡單的整理工作，不愿意投入太多精力。當然，設備和其他輔助工具不會更新。這樣，整個管理部門就會陷入舊設備和傳統的檔案管理方式，完全跟不上時代的要求，只能自說自話，不斷落后。

2.2 檔案管理制度有弊端

行業應該制定行業的通則以規范整個行業的工作，方便管理。事業單位的檔案管理工作也是這樣。過去制定的許多相關的管理規范沒有得到重視，檔案隨意放置，不按格式裝訂，不按規定時間段進行立卷歸檔，嚴重缺乏一套完整的工作流程，未能形成合理完備的流程就會造成難以查找，錯誤頻出等等問題，例如，有些單位為了節省流程，沒有按照法律程序就直接銷毀原本應該分類、歸檔的部分文件資料。相關檔案管理部門在檔案管理執法檢查上也不夠重視，制度相當于形同虛設。如何正確管理好檔案。管理體系也需要不斷更新和更換。一部分單位認為檔案管理不值得投入人力物力。沒有結合自己單位實際情況，完全按照經驗完成后續工作，沒有尋求更合理的檔案管理體制。不分析現有管理體制的優缺點，這就不適應時代發展的需要，不可能充分發揮檔案對單位決策的支持作用。

2.3 管理模式過于單一

檔案管理模式是在管理制度下形成的一種流程，通過這些流程能夠實現對于檔案的接收、更新、開發。現階段大部分事業單位依然延續著以往手工記錄的模式，這種模式限制了檔案管理的靈活性與安全性。另外，目前檔案管理需要記錄的種類和內容繁多，手工操作不僅容易出錯，而且對記錄的內容總量有一定的影響，降低了檔案管理的真實性。由于這種檔案管理模式存在同步性差、保管部門單一、缺乏監督等問題，一些重要內容可能被篡改，特別是一些涉及員工晉升、工齡、學歷等方面的信息。一旦出現這種情況，會給人事管理工作帶來嚴重的阻礙，有些甚至導致了非常惡劣的影響。

2.4檔案管理人員本身的素質低下

受制于本身的專業實力，事業單位檔案管理人員專業素養偏低也是目前事業單位檔案管理所面臨的一大難題。事業單位人資團隊在選聘人才的過程中并未設置嚴格的選拔標準，一些團隊甚至直接選聘非專業的人員從事檔案管理工作，嚴重影響到了檔案管理工作的整體效率。并且一些檔案管理人員的個人素養偏低，在日常工作中常常缺乏責任心和使命感，因此難以充分地挖掘與利用各種檔案數據的功能，不利于其他團隊工作的開展。另一方面，檔案管理崗位的薪資水平偏低，單位也并未為其創造提升與學習的機會，導致大多數檔案管理人員的能力良莠不齊，難以確保事業單位檔案管理工作達成既定的目標。

3建設工程檔案管理的規范化措施

3.1注重管理人員綜合素質培養

對于現階段事業單位在檔案管理方面所出現的各種不足，需制定出相應的改革與優化方案，高度關注檔案管理工作的重要性。事業單位管理人員必須及時掌握檔案管理的實時情況，根據本單位的發展狀況，為相關管理人員制定合理的管理績效任務和階段性目標，定期對檔案的保管和記錄進行調查和審核，及時收集整理檔案信息。明確相關檔案管理人員的職權，調動他們的工作積極性，不定期與相關負責人溝通，了解檔案管理工作的難點和重點。結合客觀實際，定期組織檔案管理隊伍的各項培訓學習活動，確保人員的工作能力和業務素質跟上社會發展的步伐。明確適用于單位客觀現狀的檔案管理路線，不但要增強檔案管理者的實際工作能力，同時需充分調動其崗位能動性。

3.2構建信息化管理機制

在信息時代，檔案管理數字化、智能化以及信息化發展已經成為其必然趨勢，因此，事業單位要迎合時代特點和信息化管理的要求，構建以信息化為核心的管理新機制。首先，單位要基于信息技術構建以及完善管理制度，將紙質檔案與數字檔案充分結合，將制度貫徹到整個檔案工作流程中，實現對檔案的精細化以及規范化管理。其次，要強化各部門檔案信息管理機制，形成組織內相互協作、交流、高度共享的檔案機制，配合檔案部門開展各項工作。最后，要積極構建檔案信息平臺，通過平臺進行高效管理，實現檔案資源的科學利用和開發，為單位運行和領導決策提供信息保障。

3.3在日常工作中要落實依法治檔的理念。

正所謂‘沒有規矩不成方圓’，所以在實際工作中要對從事檔案管理工作的人員普及一些有關檔案的法律以及規章制度，并要把依法治檔的理念時時牢記在心中。因為只有在法律法規的約束下開展檔案管理工作，才能有效減少錯誤，才能更好地在基層單位開展檔案管理工作。除了基層單位自覺依據法律法規進行檔案管理工作，上級的檔案管理部門也不能懈怠，應該定期的對基層檔案管理單位實施檢查審計工作，并對檢查出有違反檔案法的基礎單位進行嚴懲，因為只有這樣才能保證基層檔案管理工作在有序的法律環境內開展。

4結束語

檔案管理工作復雜而繁重。這也是因為檔案是有價值的材料。因此，檔案管理工作要求有關人員認真負責，積極改進。從人員的工作業績、管理體制、如何融入信息社會等方面考慮，要多研究、多思考、多實踐、早解決問題，使管理更加高效、科學、合理。

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（作者單位：湖北省十堰市鄖陽區水政監察大隊）