電子檔案的編研與利用

吳海華

摘要：進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對傳統(tǒng)行業(yè)帶來了巨大沖擊，“互聯(lián)網(wǎng)+”傳統(tǒng)行業(yè)蔚然成風(fēng)，在這樣的形勢下，我國檔案事業(yè)的發(fā)展也順應(yīng)時代潮流，開始走上了“互聯(lián)網(wǎng)+”的道路。“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案，首先帶來的第一個變化就是檔案資源從紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)變，電子檔案是未來檔案管理工作的基礎(chǔ)。本文首先分析了電子檔案對紙質(zhì)檔案的相較優(yōu)勢，之后對電子檔案編研利用中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了提升電子檔案編研與利用質(zhì)量的建議。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);電子檔案;資源

檔案，對人類發(fā)展不可或缺的知識資源，是人類歷史文明發(fā)展的精華沉淀，是人類的寶貴物質(zhì)及精神財(cái)富。它是對過去的總結(jié)，是對現(xiàn)在的思考，同時也是對未來的啟示。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為人類社會的發(fā)展帶來了第三次科技革命，它促生了許多新興行業(yè)，同時也為許多傳統(tǒng)行業(yè)的突破發(fā)展提供了動力源泉。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，也給檔案事業(yè)的發(fā)展注入了升級和活力，特別是“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案概念的提出，更是為發(fā)展困境中的檔案事業(yè)指明了方向。作為檔案管理工作基礎(chǔ)工作的檔案資源，也逐漸從紙質(zhì)檔案發(fā)展為電子檔案。因?yàn)闄n案資源的載體不同，電子檔案的編研與利用與紙質(zhì)檔案存在著天然“代溝”，這就要求我們必須嚴(yán)肅審視電子檔案，做好它的編研與利用工作，為檔案事業(yè)的發(fā)展鋪好基石。

一、電子檔案編研利用中現(xiàn)存問題

（一）電子檔案信息不完整

電子檔案將大量的檔案信息集中在一起，讓檔案信息更加系統(tǒng)化，也為使用者提供了便利。然而，從當(dāng)前國內(nèi)電子檔案編研工作現(xiàn)狀來看，電子檔案信息不完整問題普遍存在，這主要是由以下原因引起的。一是部門之間信息閉塞。對于一個企業(yè)而言，亦或者是對政府部門而言，有時一個電子檔案，可能需要每一個部門都涉足其中，比如對一個企業(yè)而言的某產(chǎn)品檔案，可能就需要研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、營銷部門都參與進(jìn)來，研發(fā)部門提供產(chǎn)品研發(fā)材料、生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)信息、銷售部門提供銷量統(tǒng)計(jì)等，這樣才能形成某產(chǎn)品的完整檔案。但目前來看，相當(dāng)企業(yè)或政府部門內(nèi)部部門相互信息閉塞，或者抱著多一事不如少一事的態(tài)度，對其他部門牽頭整理的電子檔案參與積極性不高，不愿提供先關(guān)信息，或提供信息不完整;二是個別檔案涉及時間長，信息收集不易。個別電子檔案可能會涉及長達(dá)幾十年的檔案信息，但由于人事變動影響、部門調(diào)整影響，導(dǎo)致相關(guān)知情人員或相關(guān)檔案資源丟失，也造成了電子檔案信息的不完整。

（二）檔案編研缺乏科學(xué)系統(tǒng)性

檔案編研工作，是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性要求很高的工作，而當(dāng)前相當(dāng)部分單位在電子檔案的編研過程中缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致電子檔案質(zhì)量難以提高。其一，重編輕研。電子檔案的編研工作，編是基礎(chǔ)，研是發(fā)展，簡單的把檔案資源進(jìn)行電子化處理、歸列，屬于編的范疇，而研，就是對編制好的電子檔案資源，從形式到內(nèi)容、相互關(guān)系等方面進(jìn)行系統(tǒng)分析，找出內(nèi)在規(guī)律，提高電子檔案的科學(xué)性、系統(tǒng)性。而目前相當(dāng)部分單位，把電子檔案編制等同于電子檔案的編研，看似系統(tǒng)的電子檔案實(shí)則科學(xué)性、系統(tǒng)性很低，使用者使用時還要對電子檔案信息進(jìn)行二次加工;其二，重專輕綜合。這里的專是指專業(yè)性電子檔案，而綜則是指綜合性電子檔案。部分單位缺乏對電子檔案系統(tǒng)性的認(rèn)知，檔案信息的專業(yè)性很強(qiáng)，但綜合性較差。如某項(xiàng)目的檔案信息，分別設(shè)置了合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、會議檔案等諸多檔案，但這些檔案歸集為一個項(xiàng)目檔案更為合適。

（三）電子檔案利用效率低

前面我們已經(jīng)提到，檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)于檔案信息的應(yīng)用過程，只有被應(yīng)用了的檔案，才能體現(xiàn)出資源的根本屬性。然而從當(dāng)前部分單位電子檔案編研的利用狀況來看，其利用效率不讓樂觀，甚至有的單位電子檔案永久封存在保險(xiǎn)柜中，淹沒在單位不斷發(fā)展的長河中，究其原因，主要有以下兩點(diǎn)：其一，缺乏檔案資源利用意識。在個別單位中，無論是企業(yè)決策者，亦或者是企業(yè)管理者、檔案管理者，都缺乏電子檔案的利用意識，做事全靠經(jīng)驗(yàn)，缺乏求實(shí)精神。缺少必要的電子檔案使用制度，導(dǎo)致電子檔案脫離于單位決策、運(yùn)營等活動之外;其二，成果宣傳不到位。個別單位存在一種怪現(xiàn)象，其他部門為了收集資料東奔西走，但唯獨(dú)想不起來還有一個檔案部門，沒有想到有現(xiàn)成的電子檔案可供使用，這就說明了一個嚴(yán)峻的問題，即電子檔案編研成果宣傳不夠到位。

二、提升電子檔案編研與利用質(zhì)量的建議

（一）凝聚合力確保電子檔案完整性

一是樹立電子檔案編研的大局意識。要從企業(yè)管理者到企業(yè)一般員工，都認(rèn)識到電子檔案編研所可能帶給企業(yè)的巨大價(jià)值，從而確保各個部門能夠在電子檔案的編研過程中摒棄自我保護(hù)意識，積極主動的參與到檔案編研過程之中，在檔案編研部主體門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，積極主動的提供盡可能準(zhǔn)確、全面、直接的電子檔案信息;二是注重日常電子檔案的收集整理工作。每一個部門、每一項(xiàng)工作，都要盡可能的留存電子檔案，并做好這些日常電子檔案的歸檔、整理、梳理工作，及時做好備份管理，防止因人員調(diào)動、部門整合等事宜給企業(yè)未來電子檔案的制作埋下隱患。

（二）科學(xué)編研提升電子檔案整體質(zhì)量

編研并重，突出對電子檔案資源的研。對檔案資源進(jìn)行簡單的信息化處理，只是最初級的電子檔案制作，而要發(fā)揮電子檔案資源的巨大價(jià)值，就必須重視對電子檔案的研究。電子檔案編研人員在電子檔案的編研過程中，要從掌握規(guī)律、尋找聯(lián)系的角度著手，對經(jīng)信息化處理的電子檔案進(jìn)行深層次挖掘，要看清楚每一個電子檔案后面反應(yīng)的是什么問題，總結(jié)的是什么經(jīng)驗(yàn)，對后人有什么樣的啟示等，從整體的視角出去看待電子檔案，防止孤立電子檔案造成編研分離的情況;

專綜結(jié)合，突出專的強(qiáng)、綜的全。對專業(yè)化的電子檔案，要盡可能做到精細(xì)，對每一個細(xì)節(jié)都必須處理到位，對每一個信息點(diǎn)都必須追求精準(zhǔn)，如對工程的財(cái)務(wù)檔案，要在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上下足功夫，做到足夠精準(zhǔn)，用最具代表性的數(shù)字來表示電子檔案信息。同時，在專的基礎(chǔ)上，要重視綜合性，要通過專看全，防止電子檔案信息孤島的出現(xiàn)。

（三）強(qiáng)化電子檔案成果轉(zhuǎn)化意識

要樹立電子檔案成果轉(zhuǎn)化意識。要結(jié)合典型案例，讓單位的決策者、管理者及電子檔案的管理者認(rèn)識到電子檔案對單位生存和發(fā)展的巨大影響力，培養(yǎng)單位的電子檔案成果轉(zhuǎn)化意識。制定電子檔案成果轉(zhuǎn)化制度，如電子檔案與決策管理制度、電子檔案與運(yùn)營管理制度等等，讓意識作用于制度，讓制度反作用于意識，促進(jìn)電子檔案編研工作的成果轉(zhuǎn)化。

結(jié)語

電子檔案取代紙質(zhì)檔案，是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的基礎(chǔ)要求，也是符合時代發(fā)展主旋律的必然走向。電子檔案相較于紙質(zhì)檔案，有著巨大優(yōu)勢，而如何把這些優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為動能，就需要在電子檔案的編研與利用上下足功夫，既要做好高質(zhì)量的編研，也要做好電子檔案編研的成果轉(zhuǎn)化，把電子檔案編研轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的效益，促進(jìn)單位持續(xù)健康發(fā)展，這才是電子檔案發(fā)展的最終目的。

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（作者單位：山東省安丘市人民醫(yī)院）