大數(shù)據(jù)時代下如何做好檔案管理轉型及數(shù)據(jù)管理

沈未梅

摘要：當前大數(shù)據(jù)時代背景下，面對信息量的激增，傳統(tǒng)的項目檔案管理模式與數(shù)據(jù)管理方式已經(jīng)不能滿足需求。社會的快速發(fā)展進一步激發(fā)傳統(tǒng)項目檔案管理轉型，基于此，對大數(shù)據(jù)環(huán)境下項目檔案數(shù)據(jù)管理問題的研究顯得十分必要的。本文將結合筆者多年的工作經(jīng)驗對此話題進行了詳細分析與探討。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);項目檔案;模式轉型;數(shù)據(jù)管理;

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和云計算的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)正在全世界范圍內(nèi)以指數(shù)級的速度增長，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。大數(shù)據(jù)概念的出現(xiàn)及在各行各業(yè)中的不斷滲透和應用，企業(yè)檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足大數(shù)據(jù)時代的需求，傳統(tǒng)檔案管理轉型為檔案數(shù)據(jù)管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。檔案行業(yè)以各類檔案的有效管理、整理、保管以及檢索等工作為主要工作內(nèi)容，具有工作量大、任務重等特點，而在當前大數(shù)據(jù)的時代大背景下，檔案管理工作面臨著較以往更為艱巨的檔案管理工作和任務，因此如何在大數(shù)據(jù)時代背景下繼續(xù)做好檔案管理工作，有效服務于各類檔案數(shù)據(jù)的整理、管理和檢索工作，已經(jīng)成為擺在檔案管理人員面前的一道緊迫的問題。大數(shù)據(jù)時代給檔案保存形式提出了新的要求，針對現(xiàn)有研究中檔案數(shù)據(jù)概念不明確、概念泛化、內(nèi)涵模糊、沿用舊的檔案管理等諸多問題，對大數(shù)據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理與傳統(tǒng)檔案管理的融通與轉型進行分析，進一步提高檔案管理工作的效率和科學性，以便為檔案管理人員繼續(xù)做好今后的檔案管理工作而提供一點有益借鑒。

一、大數(shù)據(jù)技術給傳統(tǒng)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)及思考

大數(shù)據(jù)具有規(guī)模大、數(shù)據(jù)運轉快、數(shù)據(jù)形式多樣、數(shù)據(jù)價值高密度低的特點。針對大數(shù)據(jù)的這些特點，可以看出其給當前檔案管理帶來的挑戰(zhàn)是多方面的，同時由于檔案管理工作往往數(shù)據(jù)規(guī)模非常大，達到無法用一般的軟件進行統(tǒng)計，且數(shù)據(jù)類型多樣，需要用超出傳統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)分析新軟件進行獲取、儲存、管理等的數(shù)據(jù)集合，可見大數(shù)據(jù)技術的運用會給傳統(tǒng)檔案管理帶來很多積極的思考。

首先，大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理理念和流程提出了極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式是通過檔案管理員把檔案資料分門別類地進行歸類，做好標記，以方便檔案查詢;但在當前大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息量大，且很多檔案信息是交叉的，如果用傳統(tǒng)的檔案處理方法進行保存管理，可能無法把這些大量的數(shù)據(jù)分類歸納好，且一些檔案信息是無法用傳統(tǒng)的方法對檔案進行保存的。

其次，大數(shù)據(jù)時代給檔案保存形式提出了新的要求。當前的一些數(shù)據(jù)信息是通過電子文檔、電子圖片、音頻等信息方式進行記錄和存儲的，這些數(shù)據(jù)要歸檔進行保存是無法通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料檔案進行保存的。因此，這就要求新的檔案保存形式多樣化，且能夠分門別類對這些信息進行整理，找出關鍵詞，方便以后進行檔案查找。

再次，大數(shù)據(jù)時代給檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)時代的一個重要特點就是信息的多樣化和處理信息方式的復雜性;傳統(tǒng)檔案管理的工作人員只需要懂得檔案管理的基本理念和基本操作就可以。當前，在新時代下，檔案管理人員要掌握多種技術，包括檔案資料分類、查詢、相關軟件的運用、數(shù)據(jù)的閱讀等。因此，這些在大數(shù)據(jù)時代下出現(xiàn)的檔案管理新要求使得檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)需要大力培養(yǎng)和提高。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理轉型的主要模塊及要點

2.1理論體系方面的轉變

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息量呈現(xiàn)出不斷增多的趨勢，面對越來越多的檔案數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理服務模式逐漸無法滿足人們的使用需求，也因此形成了新的檔案管理理論體系，提出了許多新的檔案管理服務模式和方法，旨在與當前時代發(fā)展相統(tǒng)一，更好地發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息的價值。

2.2資源體系方面的轉變

受大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響，檔案信息資源數(shù)量不斷增多，其來源和渠道也變得更加多樣化和復雜化，這無疑檔案管理工作帶來較高的難度。為保證檔案管理服務的質(zhì)量，帶給需求者更加真實可靠的檔案數(shù)據(jù)信息，檔案管理部門需在數(shù)據(jù)采集模式、數(shù)據(jù)信息存儲歸類、數(shù)據(jù)查找等方面做出轉變，進而將檔案管理的真實功效發(fā)揮出來，為需求者提供更具有價值的檔案信息。

2.3服務體系方面的轉變

在以往的檔案管理服務中，采取的是一種被動的服務模式，當需求者有某方面檔案信息需求時，由檔案管理服務人員為需求者尋找相關的檔案信息資料，為其提供檔案管理服務，相對而言操作模式較為單一。而在大數(shù)據(jù)時代下，檔案數(shù)據(jù)信息量大幅度增長，利用者對相關檔案信息的需求也增多，為了能夠滿足利用者的實際需求，在服務模式上應當變得更加主動和多樣化。

2.4數(shù)據(jù)安全體系方面的轉變

在以往的檔案管理工作中，由于主要使用紙質(zhì)管理或者膠片等實物管理模式，在管理方式上相對較為單一，因此安全性較高。但是在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作開展主要以電子軟硬盤、數(shù)碼縮微等形式來進行，這些技術應用的安全性和有效性，將直接影響到檔案數(shù)據(jù)信息管理的安全，為此在檔案管理工作中需對安全性做進一步強化，盡可能減少檔案信息資源被損壞或丟失。

三、進一步促進大數(shù)據(jù)檔案管理轉型及數(shù)據(jù)管理有效措施

3.1培養(yǎng)及聘用大數(shù)據(jù)技術檔案管理人才

人才是一切工作的生命線，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作更是如此。傳統(tǒng)的檔案管理人才在大數(shù)據(jù)方面專業(yè)知識和業(yè)務能力都比較欠缺，如果只是更新管理設備和系統(tǒng)，沒有足夠多的人才去運用和管理大數(shù)據(jù)下的檔案管理系統(tǒng)，這只會導致檔案管理工作的低效率。因此，大力培養(yǎng)檔案管理的高端人才相當關鍵。培養(yǎng)檔案管理的現(xiàn)代化人才，應該從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學科的復合型專業(yè)，如信息化和檔案管理的交叉學科專業(yè)。二是引進國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導我國檔案管人才適應新時期下的檔案工作。三是大力投入資金開展人才培養(yǎng)工作，人才的培養(yǎng)不僅需要時間，還需要足夠的資金作為保障。

3.2提供檔案資源儲存及管理多元化服務

具體來看在服務模式上可以分為主動服務和被動服務兩種形式：其一，被動服務。需求者可以通過網(wǎng)站主頁、手機 APP、小程序等平臺，利用平臺搜索引擎來獲取檔案信息，也可以通過向檔案管理服務人員尋求幫助等，這些都屬于被動性的檔案信息管理服務，也是以往運用最多的一種服務模式;其二，主動服務。主動服務是一種對大數(shù)據(jù)技術的高效應用形式，通過檔案管理系統(tǒng)收集需求者應用平臺的實際情況，根據(jù)需求者主動搜尋的相關信息，然后自動尋找與之相關的檔案信息，并將這些檔案信息通過不同渠道推送給需求者，以此來提升檔案管理服務的質(zhì)量，提高檔案管理信息的應用價值。

3.3充分重視及加強檔案數(shù)據(jù)的安全性管理

大數(shù)據(jù)下的檔案管理雖然有很多優(yōu)勢，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和大數(shù)據(jù)下數(shù)據(jù)丟失的高風險性，加強檔案工作的檔案數(shù)據(jù)安全性顯得尤為重要。信息化時代大量的數(shù)據(jù)可以通過一個小小的內(nèi)存卡進行保存，有便利的優(yōu)勢，但存在數(shù)據(jù)丟失的風險，諸如電腦病毒、內(nèi)存卡損壞等。因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作要重視其保存的安全性。

四、結束語

大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，同時也帶來了新的發(fā)展機遇，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足時代的需求。利用大數(shù)據(jù)海量存儲的特點，可以提升檔案在存儲、管理、利用等方面的功效，進而為企業(yè)決策、社會利用提供快捷方便的資訊服務。合理有效的應用大數(shù)據(jù)技術，將會給企業(yè)檔案管理工作帶來質(zhì)的飛躍，強有力的提高檔案管理工作水平，促進企業(yè)檔案管理工作的良性循環(huán)及可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：中交廣州航道局有限公司）