企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析

褚鳳華

摘 要：企業(yè)檔案管理是一個企業(yè)得以良好運行的重要組成部分，尤其是在當前信息時代的大背景下，電子檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)檔案管理的重要手段。由于電子檔案管理發(fā)展快速且受到了廣泛的應用，也隨之出現(xiàn)了企業(yè)在進行電子檔案管理過程的一系列問題。為此，本文指出了企業(yè)電子檔案管理的重要性，以及針對企業(yè)電子檔案的安全管理提出建議措施，旨在規(guī)范企業(yè)檔案管理，增強企業(yè)安全管理，為企業(yè)的良好運營打下基礎。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理;電子檔案管理;重要性;安全管理

一、引言

隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理領域也順應時代發(fā)展趨勢，積極引進新技術，將傳統(tǒng)的檔案管理工作與電子信息技術相結合，進行了一系列的創(chuàng)新，在提高了工作效率的同時，也為新時期企業(yè)的發(fā)展帶來了機遇。只是電子檔案管理的過程有利有弊，隨著信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，信息安全就顯得尤為重要，信息化時代網(wǎng)絡安全是十分重要的，電子檔案管理也是如此，做好電子檔案的安全管理工作是一個刻不容緩的工作[1]。企業(yè)不僅需要做好電子檔案的管理工作，意識到其在企業(yè)發(fā)展的重要性，也要做好相應的安全管理工作，減少信息安全事故的發(fā)生。

二、正確認識企業(yè)電子檔案管理的重要性

（一）有利于提高檢索效率，極大提高檔案管理質(zhì)量

電子檔案管理與傳統(tǒng)的管理模式相比較，最大的特點就是智能信息化。由于其采用的是電子信息技術，所以在檢索和管理時，能夠快速的檢索到所需檔案，提高速度、節(jié)省時間的同時也能保證檢索結果的準確性，在提高檔案管理工作效率的同時也保證了檔案管理工作的質(zhì)量，對于企業(yè)檔案管理工作意義非凡[2]。

（二）提高信息利用率，節(jié)約資源

傳統(tǒng)的檔案管理是建立在紙質(zhì)和人工操作的基礎上，電子檔案管理不僅可以實現(xiàn)智能化的操作，在資源使用上更是減少了紙質(zhì)資料的使用，開始以無紙化辦公為主。這對于我們國家注重環(huán)保的大前提，無疑是一項重要的舉動，一方面節(jié)約資源的使用，為企業(yè)檔案管理提供更方便的服務，同時也能為環(huán)保事業(yè)做出自己的一份貢獻。

（三）實現(xiàn)檔案信息共享與互通，充分利用資源

電子檔案管理，依托自身的信息化技術，可以實現(xiàn)檔案信息的共享與互通，不管是遠程檔案還是電子郵件或者傳真等，均可以通過電子信息技術快速獲得，使得距離問題不再是問題，資源得到充分利用。由此可見，企業(yè)電子檔案管理對于檔案管理工作是必不可少的。

三、企業(yè)電子檔案安全管理建議措施

做好企業(yè)電子檔案的安全管理工作是企業(yè)檔案管理工作正常運行的重要保障，做好該項工作，不僅需要工作人員自身的態(tài)度重視、技能提高，也需要企業(yè)自身不斷的創(chuàng)新，做好制度保障和技術支持。

（一）強化員工的安全意識，重視檔案安全管理

管理過程中，一定要有安全管理的意識，重視安全管理的重要性。如果相關員工本身就有強烈的安全意識，重視檔案安全管理，那么就會減少信息安全事故的發(fā)生。為此，企業(yè)就要對員工進行思想教育，讓相關員工從意識上意識到問題的重要性，從而在根本上防患于未然。企業(yè)領導要帶頭重視，加大對全體員工的宣傳力度，向員工普及檔案安全管理的重要性，鼓勵員工積極學習相關的法律規(guī)范，從思想上樹立責任意識，行動上自覺將安全管理作為自己的職責，切實維護檔案信息安全[3]。

（二）多途徑提高員工專業(yè)素養(yǎng)，提高管理水平

檔案管理需要專業(yè)的人員來勝任，不能忽略員工的專業(yè)素養(yǎng)。因此在進行招聘時，就應該做好篩選，招聘具有相應的計算機水平和檔案管理的人員，為做好檔案管理工作提供人才基礎。此外，在員工工作過程中，要安排相應的管理人員參與講座，了解最新的行業(yè)前沿和技術發(fā)展動態(tài)，做好技術儲備。同時，通過對員工培訓考核來促進員工加強自身專業(yè)知識的學習，從而提高業(yè)務水平，時刻保持安全意識，做到公私分明，不泄露重大機密。管理人員只有自身積極進取，不斷學習，鞏固專業(yè)基礎，樹立安全管理的意識，才能適應新時代的發(fā)展歷程，成為一名與時俱進的專業(yè)人員，為檔案安全管理奉獻自己的力量。

（三）完善檔案管理制度，明確職能分工

完善的檔案管理制度是管理工作得以良好進行的保障，應針對檔案歸檔、保管、保密等進行規(guī)定，規(guī)范員工在管理過程中相應的行為，制定安全制度防范。比如歸檔的手續(xù)，必須填寫歸檔時間、范圍、要求等，并在歸檔前核實借閱時間、緣由等，并簽署責任書，承諾會對相關內(nèi)容進行保密，以及如有損壞檔案、泄露機密等要承擔相應責任，一切按照制度走，嚴格把相關的程序。此外，員工的職能必須有明確的分工，一人最好不能擔當多個職位，也不能有多個權利。如對于檔案的借閱或者是歸檔、保管等，都必須分工明確，借閱和審批都需要有專門的人員來核實，同時每一個過程需要上級來批準和核實，實行責任制度。明確的分工會讓員工各司其職，做好本職工作，全身心投入檔案安全管理工作，不敢懈怠，能夠減少檔案安全管理的風險。

（四）引進先進計算機技術，加強網(wǎng)絡維護

做好電子檔案安全管理工作，需要先進技術的支撐。為此，企業(yè)必須引進先進的計算機技術，完善檔案管理的系統(tǒng)。通過技術支持來保障系統(tǒng)運行的完備性、安全性。通過先進的技術設備，來對檔案管理進行監(jiān)控，實時監(jiān)控整個企業(yè)檔案管理工作的情況，一旦發(fā)現(xiàn)有漏洞，就及時根據(jù)反饋來進行完善和修護。比如使用單獨的服務器，與互聯(lián)網(wǎng)接入切口分開，做好隔離工作，防止重要信息泄露，采用正版的殺毒軟件，為防止突發(fā)情況做好雙重備份等，防止外部黑客入侵，竊取機密，改寫檔案等[4]。此外，可以通過加密技術來進一步確保檔案資源的安全性，通過控制技術或者是密碼設置、人臉識別等多種途徑降低風險。另外，企業(yè)還要請專業(yè)的技術人員，定期更新設備，檢查軟件、硬件，加大安全防范，減少信息安全事故的發(fā)生。

四、結語

綜上所述，企業(yè)電子檔案管理工作能夠提高企業(yè)管理工作的檢索效率，節(jié)約資源，實現(xiàn)資源的共享與利用，對于企業(yè)的長遠發(fā)展是至關重要的。因此，企業(yè)要順應時代潮流，從強化員工的安全意識，多途徑提高員工專業(yè)素養(yǎng)，完善檔案管理制度，加強網(wǎng)絡維護等多方面，落實安全管理工作，為企業(yè)長遠發(fā)展提供堅實的后盾。

參考文獻

[1]王麗華.企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].城建檔案，2018（03）：61-62.

[2]劉婷.企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].辦公室業(yè)務，2019（12）：109.

[3]張琳.企業(yè)檔案的安全管理及其價值[J].城建檔案，2016（07）：64-65.

[4]靳莉.企業(yè)檔案管理風險防控研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（18）：48-49.