醫院招投標檔案管理規范化分析

摘要：近年來，醫院招投標工作已經成為了醫療改革中的重要內容之一，同時醫院招投標項目的增多，也使得招投標的檔案管理面臨著一定的挑戰。醫院招投標檔案管理工作對于招投標以及醫院的建設都具有非常重要的意義，其不僅記錄著招投標的過程，同時也是在各方發生沖突時明確法律責任的保證。因此在醫院招投標的檔案管理中必須要實行科學化、規范化的管理方式，進而推動醫院廉政建設的實行，使醫院能夠得到健康、穩定、長效的發展。

關鍵詞：醫院招投標；醫療事業；檔案

一、醫院招投標檔案的顯著特征

1.1多樣性

醫院中有大量的設施購買或者工程建設需要進行招投標工作，因此招投標工作的涵蓋內容非常之廣，例如分屬醫院后勤管理的鍋爐更新、車輛維修、衛生保潔以及食堂的承包等工作，還有分屬醫院物質管理方面的衛生耗材、專科耗材以及高值耗材等幾萬個不同的種類。醫院的設備采購工作也可以招投標，例如透析機、大型的X光機、彩超、CT核磁保修以及動態心電等。可招標的物品還包括部分藥品，因此，招投標的工作可以說涉及到醫院工作的方方面面。

1.2系統性

醫院的招投標工作具有顯著的系統性，例如醫院招投標工作常以單獨的項目或者設備作為一個單元開展，因此，招投標工作的系統性非常強。在醫院的招投標工作中，每個程序生成的材料均不同。

當前我國醫院的招投標檔案的先后程序為：招標申請、院長辦公室或分管醫院工作的領導的意見、招標工作方案、醫院招標公告、投標邀請書、相關項目的技術參數以及要求、邀請招標簽到表、項目開標記錄表、打分表、匯總表、價格分析表、醫院招標公示、競標單位中標通知以及投標書等有關資料、參考合同或者發票的復印件、招標報告表及醫院相關領導審批的材料、采購合同以及驗收報告等，整個檔案具有極強的系統性。

1.3分散性

醫院的招標委員會是一個為招標而設立的臨時機構，招標辦公室負責招投標的具體工作，而物質、基建以及藥品等項目的工作是由各個職能部門管理的。這就造成了招投標檔案分散在醫院各部門的局面。

二、招投標檔案形成與管理中存在的問題

2.1招投標檔案收集缺乏完整性

主要有三種情況：一是有的醫院沒有把招投標文件材料列入歸檔范圍，使這部分材料游離在醫院檔案室的管理范圍之外，久而久之造成招投標檔案的散失；二是醫院招標采購工作涉及的部門較多，在歸檔時各自為政，造成有的材料重復

歸檔，有的材料沒有歸檔，致使招投標檔案不完整；三是一般醫院都比較重視較大項目招投標材料的收集，忽略小型項目及零星小設備招投標材料的收集。

2.2招投標檔案的管理存在隨意性

項目招投標檔案的管理還沒有建立相應的制度和規范，在整個招投標操作流程中的檔案管理還不到位，這直接影響招投標檔案的質量，無法保證其完整性、準確性和系統性。

2.3招投標檔案的管理職責模糊性

在招投標工作中，未能明確兼職檔案人員對招投標檔案的收集職責，少數兼職檔案人員業務素質尚不能適應工作需要，兼職人員只懂項目業務不懂檔案，專職檔案人員只懂檔案不懂項目業務。制度上的缺失，導致招投標兼職檔案人員職責不清，素質不高。

三、醫院招投標檔案規范化管理的對策

3.1建立科學的醫院招投標檔案管理制度。

醫院招投標檔案管理制度是指導醫院招投標工作的重要政策和依據，對醫院招投標工作具有重要的指導意義。招投標的檔案管理制度中需要對各方職能部門的責任和義務進行明確，對檔案歸檔的內容、時間、管理人員等進行標明，所有的操作流程都需要嚴格的按照相關的規定進行。同時醫院的相關管理人員還需要定時對招投標檔案進行檢驗，如果發現檔案管理中存在問題要及時報告，進而使問題得到迅速的解決。

3.2規范招投標檔案的歸卷程序

醫院招投標檔案的歸卷工作需要由專門的人員進行管理，進而保證檔案歸卷管理的真實性和全面性。相關部門在招投標工作完成后，需要對招投標工作中所有的資料進行收集和整理，如果發現檔案資料中存在問題，需要及時的改正和糾偏，從而防止在招投標的檔案管理中出現漏洞。

3.3充分利用先進的科技，提升招投標檔案管理能力

隨著科技的發展，計算機技術以及網絡技術被廣泛的應用在各行各業的管理中，醫院的招投標工作也需要能夠充分利用先進的計算機技術和網絡技術來完善管理流程和方式。醫院需要保證招投標工作從立項到歸檔的整個過程實現數字化、智能化管理。通過先進科學技術的引入不僅能夠提升醫院招投標檔案的管理效率，同時還能夠保證招投標檔案管理的準確性，使得醫院招投標管理更加規范化和科學化，使醫院招投標工作逐漸向電子化和信息化發展。

3.4提升醫院招投標檔案管理人員的素質

醫院招投標管理人員是醫院招投標檔案管理工作的主體，在管理工作中具有決定性作用，所以醫院必須要重視起檔案管理人員的素質和能力。醫院招投標檔案管理工作具有特殊性，需要檔案管理人員不僅要具有專業的檔案管理基礎理論知識和實踐經驗，同時還需要具有相應的法律知識，這樣在工作中才能夠不逾越法律界限，嚴格遵守相應的法律法規，進而使得檔案管理工作更加嚴謹和規范；同時檔案管理人員還需要具有大局意識，這是因為醫院的招投標檔案管理工作本身比較枯燥，每天與大量的資料、數據以及圖片等打交道，工作任務繁重、復雜，所以招投標檔案管理人員必須要能夠做好充分的心理準備，不能過于計較個人得失，要甘于奉獻，顧全大局，做好醫院招投標工作。

四、結語

我國醫院的招投標工作是醫院為順應時代發展潮流而開展的，它所帶來的招投標檔案管理工作是較為復雜與艱巨的，因此，醫院必須建立完善的招投標檔案管理制度，不斷提高招投標檔案管理人員素質，提高他們的業務水平，從而使得管理人員能更好地從事招投標檔案的管理工作。

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（作者單位：紹興市第七人民醫院）

作者簡介：戴瀟洋，1986年6月，男，漢族，浙江省紹興市，工程師，電氣工程。