電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理

尤曉華

摘要：現(xiàn)階段，我國已經(jīng)全面進入互聯(lián)網(wǎng)時代，很多傳統(tǒng)行業(yè)開始與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行積極的融合，并且對互聯(lián)網(wǎng)的整體依賴程度也變得越來越高。對于政府信息化管理工作來說，在實際展開的過程中更是離不開互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)對其進行支持。與此同時，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高度發(fā)達，使得信息的共享程度有所能加，電子文檔在方便使用的情況下，也存在著一定的問題，由于互聯(lián)網(wǎng)的解放，有時候，在沒有使用人員的準(zhǔn)許之下，很多電子文檔可以被閱讀以及傳輸，在這過程中還經(jīng)常會出現(xiàn)文檔內(nèi)容丟失以及泄漏的情況，從而給使用人員帶來了很大的風(fēng)險。本文對電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理中存在的問題進行了分析，并且給出了相關(guān)的解決方案。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);系統(tǒng);檔案管理

電子政務(wù)是政府展開工作的一種方式，主要是利用通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成一些數(shù)據(jù)的整理、搜集以及分析，電子政務(wù)的運行并不會受到時間以及空間的限制，是政府以及相關(guān)部門對人民進行服務(wù)的一個重要途徑。為了有效的適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的環(huán)境，要對電子政務(wù)工作展開的實際情況進行精準(zhǔn)的把握，保證相關(guān)檔案管理工作的整體質(zhì)量[1]。

一、電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀

在21世紀(jì)初期，電子政務(wù)的概念才開始正式形成，我國國家質(zhì)檢部發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)定》，其中對電子文檔有了更加明確的定義，其主要是指在設(shè)備上生成的、主要以計算機或者光盤為信息數(shù)據(jù)載體的形式叫做電子檔案，可以在計算機等數(shù)字設(shè)備上進行瀏覽?，F(xiàn)階段，電子政務(wù)系統(tǒng)在我國地方政府的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，并且取得了較為理想的效果。為了更進一步促進我國電子政務(wù)工作的展開，從而為人民提供更加優(yōu)質(zhì)的、快捷的服務(wù)，這就要求電子政務(wù)工作在實際展開的過程中還要進行不斷的創(chuàng)新以及突破，要堅持不懈的進行探索，從而保證電子政務(wù)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展一直處于進步的狀態(tài)。電子政務(wù)系統(tǒng)中的文檔與傳統(tǒng)的電子文檔相比較，有很多不同的特征。首先，電子政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中的文檔具有較強的獨立性，在實際應(yīng)用的過程中是通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆绞絹磉M行數(shù)據(jù)傳遞的，這種數(shù)據(jù)傳輸方式更加方便快捷，并且在很大程度上保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)木珳?zhǔn)性，并且每個電子文檔都有較為固定的儲存位置，這些數(shù)據(jù)信息一旦儲存之后，并不會因為載體的改變而發(fā)生改變[2]。其次，可以充分的利用與計算機有關(guān)的設(shè)備，但同時也存在著一定的安全隱患，在很多時候這都是不可避免的，電子政務(wù)的任何操作都離不開計算機的支持，由于對計算機有較強的依賴，從而會引發(fā)一些安全問題，計算機的登錄是沒有限制的，任何人都可以進行登錄，這也在很大程度上導(dǎo)致了一些重要的數(shù)據(jù)信息可能會出現(xiàn)被串改或者復(fù)制的情況，這些問題都是不可忽略的。在進行計算機操作的過程中，由于計算機的硬件設(shè)備以及操作系統(tǒng)經(jīng)常會出現(xiàn)不匹配的情況，這就會在一定程度上導(dǎo)致電力檔案的儲存出現(xiàn)問題，很有可能造成已儲存數(shù)據(jù)信息的丟失。

二、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問題

（一）技術(shù)水平有待提升

電子政務(wù)系統(tǒng)在我國應(yīng)用了很長一段時間，系統(tǒng)在實際運行的過程中主要特點表現(xiàn)為頻率較高，但是對于檔案管理來說，需要有較高的安全性，業(yè)務(wù)部門在對數(shù)據(jù)進行管理的時候應(yīng)該提升其安全性。但同時，安全性得到提升之后，可能會導(dǎo)致檔案部門不能夠第一時間找到所需要的檔案，從而會在一定程度上影響到整體工作展開的進度[3]。

（二）對安全性的保障還存在著一定的缺陷

現(xiàn)階段，我國的電子信息技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達了，在實際應(yīng)用的過程中，還是難免會出現(xiàn)一些問題，問題是多方面的，但是其中最為主要的問題就是安全問題，如果系統(tǒng)的安全性沒有達到標(biāo)準(zhǔn)要求的規(guī)定，再加上有些時候人工的操作會出現(xiàn)失誤，還有可能出現(xiàn)分工不明確等等問題，這些都屬于人為的因素。此外，還有可能會受到一些不可控制因素的影響，例如地震以及火災(zāi)等等，這些都會在一定程度上導(dǎo)致檔案的安全性受到威脅。

三、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理問題的解決措施

（一）不斷完善檔案的管理制度

對于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理工作來說，管理制度是非常重要的，在平時應(yīng)該做好有針對性的防預(yù)工作，通常情況下，要在問題還沒有發(fā)生的時候就展開預(yù)防，這樣往往能夠起到較為理想的效果[4]。因此，要不斷完善檔案的管理制度，在檔案使用的過程中經(jīng)常會遇到一些突發(fā)狀況，當(dāng)管理制度得到規(guī)范以及完善之后，在工作的過程中就不至于手忙腳亂，對于各個環(huán)節(jié)步驟有自己較為明確的看法，并且可以對細節(jié)有一個較為精準(zhǔn)的把握，俗話說：沒有規(guī)矩，不成方圓。對于一個單位來說，如果沒有較為完善的規(guī)章制度，單位在運行的過程中就會成為一盤散沙，對于電子檔案的管理來說也是如此。同時，在進行電子檔案管理制度建立的時候，要使檔案具有一定的靈活性，可以根據(jù)不同的情況來進行建立，從而使其適應(yīng)不同的環(huán)境。

（二）加強場地的建設(shè)

加強場地建設(shè)是非常關(guān)鍵的，很多天災(zāi)人禍往往是人力不可抗拒的因素，在對其進行預(yù)防的時候，應(yīng)該抓住重點，很多自然災(zāi)害都對人們的生活照成了極大的負面影響，自然災(zāi)害發(fā)生的概率很低，但是并不代表不會發(fā)生，所以要注意對場地的建設(shè)，要在室內(nèi)設(shè)有堅固的場地，并且要注意滅火器擺放的位置，這是非常關(guān)鍵的一點，一旦有火災(zāi)出現(xiàn)的時候，方便對其進行第一時間的處理[5]。只有這些還是不夠的，還要定期對線路進行檢查，防止線路老化的情況出現(xiàn)，一旦線路出現(xiàn)老化的情況，很容易引起電路自燃，為了防患于未然，應(yīng)該充分重視起問題的嚴(yán)重性。

結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段，我國的電子政務(wù)還在不斷的發(fā)展階段，隨著時代背景的改變，其整體的工作流程也發(fā)生了很大的變化，電子政務(wù)活動的很多文件以及檔案內(nèi)容都有所改變，對于檔案管理隊伍來說，還應(yīng)該不斷的提升自身的專業(yè)素質(zhì)，從而使我國的檔案管理事業(yè)可以健康平穩(wěn)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]蔡秋華.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理探討[J].卷宗，2018，14（5）：97.

[2]吳佳怡.電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的運用[J].新智慧，2018，23（7）：68-69.

[3]孫慧東，李靜.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理[J].卷宗，2017，6（26）：33-33.

[4]宿昊.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，17（24）：183.

[5]張培明.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考[J].中文信息，2017，11（5）：33.